§ 50 Hankintapäätös koskien muutoksia Pysyväisarkistoa koskevaan sopimukseen VAKEDno-2024-408

Päätöksen peruste

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)  

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 46 §. 

Kuvaus

Tausta

Hyvinvointialueen konsernipalvelujen toimialajohtaja teki päätöksen Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Sähköisen pysyväisarkiston hankinnasta SaaS-palveluna 6.5.2025 (§ 30, VAKEDno-2024-408), jonka mukaisesti Disec Oy valittiin toimittajaksi palvelulle. Toimitus aloitettiin sopimuksen ja projektisuunnitelman mukaisesti toimitusprojektilla, joka on kohdannut ennakoimattomia viivästyksiä, joiden syynä on mm. vanhasta arkistojärjestelmästä siirrettävän materiaalin laatu, määrä ja tähän liittyvät selvitykset.

Päätöksessä tunnistettiin sopimuksen laskennalliseksi kokonaisarvoksi 48 kuukaudelle 1 567 480,00 € (alv 0 %), sisältäen käyttöönottokustannukset 55 300 € (alv 0 %), koulutus käyttöönoton yhteydessä 6 800 € (alv 0 %), jatkuvan palvelun kustannukset (48 kk) 296 640 € (alv 0%), lisätyöt 1 120 000 € (alv 0 %) sekä lisäkoulutukset hintaan 10 800 € (alv 0 %). Lisätyöt ja -koulutukset tilataan erillisellä tilauksella.

Hankinnan kuvaus

Sopimusosapuolet ovat tunnistaneet yhteisen tarpeen tehdä tiettyjä muutoksia mm. projektin aikatauluun ja laajuuteen. Lisäksi osapuolet ovat neuvotelleet uusien järjestelmien arkistointiin liittyen sopimushinnastoon liittyvistä yksityiskohdista. 16.6.2025 allekirjoitetun Sopimuksen kohdassa 4 todetaan, että Osapuolet voivat muuttaa tätä Sopimusta vain kirjallisesti. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat Osapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet Osapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta.
Muutosmenettely on kuvattu luvussa 12. Palveluja voidaan laajentaa hankintalain 136 § mukaisina sopimusmuutoksina myös muuta täydentävää hankintaa (esimerkiksi mutta ei näihin esimerkkeihin rajautuen): Palveluun liittyvien sovellusten käyttöoikeuksia tai lisenssejä, kehittämiseen ja ylläpitoon liittyviä työkaluja ja välineitä ohjelmistopalveluna, pieniä teknologiatäydennyksiä (laitteita ja tarvikkeita), järjestelmän käyttöä tukevaa työtä tai kehittämistä tukevia asiantuntijapalveluja, järjestelmän laajennuksia jne.). Edellä kuvattujen mahdollisten täydentävien palvelujen ja töiden sisällyttämisestä sopimukseen sovitaan erikseen.

Disec Oy on tarjonnut 18.5.2026 päivätyssä tarjouksessaan käyttöönottoprojektin ulkopuolisia migraatiotöitä, jakauten lokimigraatioihin ja aineistomigraatioihin. Hyvinvointialue on vastaanottanut järjestelmäkohtaisen hinnan ja kokonaishinta yhdelle järjestelmälle on vakioitu 7.840 euroon (alv. 0 %). tarjouksen mukaisten palvelujen tuottamisessa noudatetaan keskinäisen sopimuksen ehtoja

Lisäksi meneillään olevan käyttöönottoprojektin osalta osapuolet ovat sopineet seuraavista muutoksista:

1. Jatkuvia palveluita koskeva laskutus voidaan aloittaa aikaa 1.7.2026 – 14.9.2026 koskevasti

2. Projektia pidennetään kolmella kuukaudella ja uudistetun projektisuunnitelman mukaisesti se päättyy 31.12.2026, käyttöönottopäivä ei muutu alkuperäisestä.

3. Tietyt, sovitut integraatiot jätetään projektin laajuuden ulkopuolelle

4. Maksuposteja on siirretty vastaamaan alkuperäisen, hyväksytyn projektisuunnitelman mekaniikkaa, projektin keston pidennyttyä.

5. Osa teknisistä ja toiminnallisista vaatimuksista on saanut yhteisen tarkennuksen

4. Projektisuunnitelmaa ja arkkitehtuurikuvausta on sanotuilta osin päivitetty, lisäksi siinä on huomioitu muutos henkilöresurssissa (projektipäällikkö)

Näiden muutosten johdosta osapuolet laativat kirjallisen muutossopimuksen, jonka liitteeksi tuodaan päivitetyt versiot em. dokumenteista.

Oheismateriaali: Osapuolten välinen sopimus 16.6.2025, Disec Oy tarjous 18.5.2026, salassapidettävä JulkL 24 § 1 mom 20) kohta

Päätös

Päätän,

1. Hankkia Disec Oy:ltä tarjouksen mukaista migraatiopalvelua sitoumuksettomalla 80 järjestelmän migraatiomäärällä, hankinnan laskennallinen arvo on näin ollen 627.200 euroa (alv. 0). Lisätyö kuuluu alkuperäisen hankintapäätöksen laajuuteen, joka oli tunnistettu 1.120.000 euron kokonaisarvoon); sekä,

2. hyväksyä yllämainitut, projektin ohjausryhmän puoltamat muutokset käyttöönottoprojektiin ja sen laskutukseen; sekä

3. edellytän muutossopimusta, jonka liitteeksi tuodaan päivitetyt versiot päätöksessä mainituista dokumenteista ja sitä, että mainitut migraatiotyöt tilataan erillisellä tilausliitemenettelyllä kutakin järjestelmää koskien; sekä todeta, että

4. projektia koskevat muutoskustannukset merkitään kustannuspaikalle 514532010 (ITL009) ja jatkuvan palvelun kustannus merkitään kustannuspaikalle 514620000.

Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto-oikeuttaan. Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella.