§ 52 Hankintapäätös Apotin käytön tehostaminen sosiaalihuollon raportoinnissa

Päätöksen peruste

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 15 §

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 46 §

Kuvaus

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle (jäljempänä "VAKE") siirtyi sosiaali-​ ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta annetun lain (616/2021) mukaisesti Vantaan kaupungin ja Keravan kaupungin Apotti sopimukset. Apotti-​järjestelmä on siirtynyt VAKE:lle 1.1.2023.

Apotti-järjestelmä on VAKE:n sosiaalihuollon keskeinen raportointijärjestelmä. Toistaiseksi sen hyödyntäminen toiminnassa on ollut vajavaista mikä on johtanut tarpeettomiin manuaaliseurantoihin ja Excel-raportointiin operatiivisessa toiminnassa. Toiminnassa on havaittu muun muassa seuraavia haasteita ja kehityskohteita:

• Sosiaalihuollon operatiivinen raportointi tuotetaan suoraan Apotista, kun johdon raportoinnissa tukeudutaan enemmän VAKEn tietoaltaan kautta tuotettaviin raportteihin.
• Apotin käyttöönoton yhteydessä sosiaalihuollon raportoinnin kehittämiseen ja kouluttamiseen oli rajallisesti resursseja, minkä vuoksi em. lisäksi toiminnassa on kehitetty omia ratkaisuja raportointiin.
• Sosiaalihuollon toimintamallit ja työnkulut vaihtelevat merkittävästi toiminnan eri alueilla mikä luo lisähaastetta toiminnan raportoitavuuteen.
• On tunnistettu tarve selvittää, miten toiminnan kehittämiä omia ratkaisuja voitaisiin korvata Apotin raportoinnilla. Keskeistä on tunnistaa kuinka toiminnan tapahtumat muuntuvat Apotissa rakenteiseksi ja mitattavaksi tiedoksi, ja mitä olemassa olevaa raportointia näihin liittyen jo on.

VAKE:lla on nyt tarve hankkia asiantuntijoita tietojohtamis- ja raportointiratkaisuiden suunnittelun ja kehityksen tueksi.

Oy Apotti Ab on tarjonnut 1.7.2026 tarjouksessaan 19/2026 VAKE:lle tietojohtamisen ja raportointiratkaisujen asiantuntijapalveluita hintaan 32 550,00 € alv 0%, sisältäen yhteensä 249 tuntia asiantuntijatyötä eri asiantuntijakategorioissa ajanjaksolla 10.8.2026-18.10.2026.

Hankintalain mukaista kilpailuttamisvelvollisuutta ei sovelleta hankintoihin,​ jotka hankintayksikkö tekee siitä muodollisesti erilliseltä ja päätöksenteon kannalta itsenäiseltä yksiköltä,​ jos hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa valvoo yksikköä samalla tavoin kuin se valvoo omia toimipaikkojaan,​ ja jos yksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan niiden hankintayksiköiden kanssa,​ joiden määräysvallassa se on (hankintalaki 15 §).  Sidosyksikkö-​suhteessa tehtyjä hankintoja rinnastetaan omana työnä tekemiseen. Oy Apotti Ab on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sidosyksikkö.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista,​ sopimuksista ja sitoumuksista.

Oheismateriaali: Oy Apotti Ab:n tarjous 19/2026 1.7.2026, salassapidettävä JulkL 24 § 1 mom 20) kohta

Päätös

Päätän

1. hankkia Oy Apotti Ab:ltä tarjouksen 1.7.2026 nro 19/2026 mukaisesti asiantuntijapalveluita hintaan 32 550,00 € (alv 0 %) ja todeta,​ että

2. todeta, että kustannukset maksetaan menokohdalta 514520000 ja että

3. todeta, että hankintaan sekä työhön sovelletaan Apotin tilaajasopimuksen ehtoja.