Kuvaus
Asian valmistelija: hankinta-asiantuntija Tytti Holm
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on erilaisten pienkoneiden ja laitteiden hankinnat sekä niiden huollot ja korjaukset Vantaan kaupungille sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle.
Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus valita kaksi (2) toimittajaa puitejärjestelyyn. Toimittajilta tehdään hankintoja pääsääntöisesti etusijajärjestystä noudattaen.
Vantaan kaupunki ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialue tekevät omat hankintapäätökset ja sopimukset asiassa.
Vantaan kaupungin sopimuksen perusteella hankintoja voivat tehdä Vantaan kaupungin kaikki toimialat ja liikelaitokset sekä kaupungin enemmistöosuudella omistama yhtiö Vantaan Tilapalvelut Vantti Oy.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sopimuksen perusteella hankintoja voi tehdä Vantaan ja Keravan hyvinvointialue.
Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin tai euromääräiseen arvoon sopimuskaudella.
Hankintamenettely
Vantaan kaupunki on julkaissut 25.12.2022 EU-hankintailmoituksen HILMA-portaalissa, Internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, sekä Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosan sähköisessä TED-portaalissa. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta.
Sopimuskausi
Sopimuskausi on määräaikaisena voimassa kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen Tilaajalla on mahdollisuus kahdelle (2) optiovuodelle, yksi (1) vuosi kerrallaan.
Kysymykset ja vastaukset
Tarjouspyyntöön liittyen ei esitetty kysymyksiä.
Tarjous
Määräaikaan 31.1.2023 kello 12.00 mennessä tarjouksen teki Vantaan Siemen ja Kone Oy.
Tarjoajan soveltuvuus
Tarjoaja täytti tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Tarjouksen täsmennykset
Hankintayksikkö on 6.2.2023 pyytänyt Vantaan Siemen ja Kone Oy:ltä täsmennyksenä tarjoukseen toimittamaan hinnaston/hinnastot, johon/joihin tarjouksessa ilmoitetut alennusprosentit on sidottu. Lisäksi täsmennyksenä on kysytty, mitä tarjouksessa ilmoitetulla kululla "Nouto ja vienti pakettiautolla - 20 km sisällä" on tarkoitettu.
Täsmennys on saapunut 8.2.2023 ja sen liitteenä on toimitettu lista tuotteista, joita oli kysytty kilpailutuksessa, ja ilmoitettu, että niihin on alennusprosentti sidottu. Liitteenä on myös toimitettu erillinen asiakirja, jossa on ilmoitettu alennusprosentit erikseen. Nouto ja vienti pakettiautolla- kulun osalta tarjoaja on ilmoittanut, että suunnalla tarkoitetaan noutoa tai vientiä kokonaisuudessaan.
Hankintayksikkö on 9.2.2023 tarkentanut 6.2.2023 lähetettyä täsmennyspyyntöä seuraavasti: "Tarjouspyynnössä on pyydetty ilmoittamaan "Muut tuoteryhmä-/merkkikohtaiset alennusprosentit ja hinnastot". Tarjoajaa on pyydetty lataamaan alennusprosenttitaulukko kaikista tarjouspyynnön kohteena olevista tuoteryhmistä. Myönnettävien alennusprosenttien tulee vastata samaa alennusta, jonka Tarjoaja on laskenut tarjouspyynnön kohteena oleviin tuotteisiin. Lisäksi tarjoajaa on pyydetty lataamaan hinnasto/t, johon/joihin ilmoitetut alennusprosentit on sidottu. Näissä kohdissa on tarkoitettu alennusprosentteja ja hinnastoja kaikista niistä muista tuotteista, joita ei ole pyydetty tarjouksessa erikseen hinnoittelemaan, kuitenkin samoista tuoteryhmistä, joita tarjouspyyntö koskee." Lisäksi on tarkentavana kysymyksenä esitetty, mihin tilanteeseen nouto/vienti- kulu liittyy, sillä tällaista ei ollut kysytty tarjouspyynnössä.
Täsmennys on saapunut 9.2.2023, ja siinä on pyydetty lisäaikaa hinnaston toimittamiselle. Lisäksi tarjoaja on esittänyt, että hinnasto on huhtikuun loppuun asti voimassa, ja että nouto/vienti- kulu koskee lähinnä huoltoon noutoja ja pikatoimituksia.
Hankintayksikkö on edelleen 10.2.2023 pyytänyt Vantaan Siemen ja Kone Oy:ltä täsmennystä tarjoukseen siltä osin, sitoutuuko tarjoaja kokonaisuudessaan tarjouspyynnön liitteessä 1 Sopimusluonnos esitettyihin sopimusehtoihin, mukaan lukien hintoihin liittyviin sopimusehtoihin. Vastaus oli annettava muodossa "kyllä" tai "ei". Täsmennyspyynnössä on esitetty, että tarjouspyynnön liitteenä olleessa sopimusluonnoksessa on todettu, että: "Tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit ovat voimassa koko sopimuskauden ajan, ja Toimittajan hinnastot, joihin alennusprosentit on sidottu, ovat voimassa vähintään ensimmäisen sopimusvuoden ajan." Tarjoaja oli tarjouksessaan vastannut "kyllä" kysymykseen "Tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnön Liitteessä 1 Sopimusluonnos olevat keskeiset sopimusehdot. Tarjoaja ei saa esittää omia sopimusehtoja."
Täsmennys on saapunut 15.2.2023 ja tarjoaja on sen liitteenä toimittanut aikaisemmin pyydetyt hinnastot ja päivitetyn alennusprosenttitaulukon ja lisäksi vastannut, että hinnasto on voimassa ensimmäisen sopimusvuoden. Hondan hinnasto on toimitettu linkkinä internet- sivuille.
Hankintayksikkö on vielä 16.2.2023 pyytänyt Vantaan Siemen ja Kone Oy:ltä vastausta aikaisemmin esitettyyn kysymykseen, sitoutuuko tarjoaja kokonaisuudessaan tarjouspyynnön liitteessä 1 Sopimusluonnos esitettyihin sopimusehtoihin, mukaan lukien hintoihin liittyviin sopimusehtoihin. Vastaus oli annettava muodossa "kyllä" tai "ei". Lisäksi tarjoajaa on pyydetty toimittamaan Hondan suositushinnat täsmennyksen liitteenä (ei linkkinä).
Täsmennys on saapunut 20.2.2023, ja siinä on vastattu "kyllä" ja toimitettu liitteenä Hondan hinnasto.
Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus
Saatujen tarjouksen täsmennysten jälkeen tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.
Tarjousten valintaperusteet
Tarjousten vertailuperusteena on halvin hinta hankinnan kohteen kriteereiden täyttyessä.
Halvimman kokonaishinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja on tarjouskilpailun voittaja, ja valitaan etusijajärjestyksessä 1. toimittajaksi. Toiseksi halvimman kokonaishinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja valitaan etusijajärjestyksessä 2. toimittajaksi.
Tarjousten vertailu
Tarjousten vertailua ei suoritettu, sillä tarjouskilpailuun saapui vain yksi (1) tarjous.
Hankinnan arvioitu arvo
Hankinnan arvioitu arvo sopimuskaudella on yhteensä noin 260 000 euroa (alv 0 %).
Vantaan kaupungin sopimuksen arvo on noin 140 000 euroa (alv 0 %). Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sopimuksen arvo on noin
120 000 euroa (alv 0 %).