Kuvaus
Asianvalmistelija: Hankinta-asiantuntija Tytti Holm
Viite: VD/6303/02.08.00.00/2022
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on ikkunalasien, peilien ja muiden lasitusalan tarvikkeiden ja korjausten hankinnat Vantaan kaupungille ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle. Vantaalla on noin 500 kiinteistöä, joiden ikkunalasien korjauksia ja lasitusalan hankintoja hankinta koskee. Kiinteistöt ovat pääasiassa kouluja, päiväkoteja, terveyskeskuksia, urheilurakennuksia sekä toimistorakennuksia.
Vantaan kaupunki sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialue tekevät omat hankintapäätökset ja sopimukset asiassa.
Vantaan kaupungin sopimusten perusteella hankintoja voivat tehdä Vantaan kaupungin kaikki toimialat ja kaupungin enemmistöosuudella omistamat osakeyhtiöt Mercuria kauppaoppilaitos Oy, VTK Kiinteistöt Oy- konserni, Kiinteistö Oy Kehäsuora, Ruukkukujan Autopaikat Oy, Kiinteistö Oy Vantaan Maakotkantie 10, Kiinteistö Oy Vantaan Peltolantie 5, Kiinteistö Oy Myyrinselkä, Hakopolun Liikekiinteistö Oy, Pallastunturintien Liikekiinteistö Oy, Kiinteistö Oy Lehdokkitien Virastotalo, Kiinteistö Oy Vantaan Jönsaksentie 4, Vantaan Tilapalvelut Vantti Oy, Kiinteistö Oy Korson Toimistokeskus, Kiinteistö Oy Hakucenter, Kiinteistö Oy Tikkurilan Terveysasema ja VAV-konserni.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sopimusten perusteella hankintoja voi tehdä Vantaan ja Keravan hyvinvointialue.
Sopimus on määräaikaisena voimassa kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen sopimusta voidaan jatkaa kahdella (2) yhden (1) vuoden optiolla (1+1). Hankinnan ennakoitu arvo on noin 1 108 000 euroa, alv 0 %.
Tarjouskilpailun perusteella on tarkoitus muodostaa puitejärjestely kolmen (3) siihen valitun toimittajan kesken, ellei hyväksyttäviä tarjouksia ole vähemmän. Kustannusarvioltaan alle 10 000 euroa olevat työt tilataan toimittajilta etusijajärjestyksessä. Kustannusarvioltaan 10 000 euroa ylittävät työt kilpailutetaan kevennetyllä kilpailutuksella (ns. minikilpailutus). Puitejärjestelyn toiminta on selostettu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1 Sopimusluonnos.
Hankintayksikkö ei sitoudu mihinkään tiettyihin hankintamääriin tai euromääräiseen arvoon ostojen osalta sopimuskaudella.
Asian tausta
Vantaan kaupunki on julkaissut 4.3.2023 EU-hankintailmoituksen HILMA-portaalissa, Internetosoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, sekä Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosan sähköisessä TED-portaalissa.
Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta.
Tarjouspyynnöstä esitettävien lisätietokysymysten määräaika oli 27.3.2023 kello 12.00. Lisätietokysymyksiä ei esitetty.
Tarjousten jättämisen määräaika oli 6.4.2023 kello 12.00. Hankintaan saapui kaksi (2) tarjousta, tarjoajilta Itä-Helsingin Lasi Oy ja Lasitusliike Kivijärvi Oy
Hankinnan keskeyttämisen perustelut
Lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä.
Tarjousten vertailuperusteet ja tarjoajien valinta
Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että tarjousten vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, ja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään halvinta hintaa. Hankinnan laadulliset kriteerit on otettu huomioon vähimmäisvaatimuksissa.
Hinnan maksimipisteet on 100 pistettä.
Osakokonaisuudessa "IKKUNALASIT" kilpailutettavien positioiden prosentuaalinen painoarvo hinnan maksimipisteistä on 1,50 %.
Kutakin kysyttävää hintaa painotetaan ensin tietyllä, ilmoitetulla hankintamäärällä. Hankintamäärällä kerrottu hinta painotetaan yllä mainitulla prosentilla hinnan maksimipisteistä.
Esimerkki: "4 mm lasi", Hankittava määrä: 100 m2, Painoarvo hinnan maksimipisteistä: 1,50 %. Tarjoukseen syötetty yksikköhinta (€/m2) kerrotaan (*) ilmoitetulla hankintamäärällä 100 m2. Tästä muodostuvaa hintaa painotetaan hintavertailussa 1,50 %:lla 100 hintapisteestä. Tarjoaja, jolla on halvin hinta tästä kohteesta saa pisteitä seuraavasti: 1,50 % prosenttia 100 pisteestä: halvin hinta tälle kohteelle saa 1,50 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla halvin tarjottu hinta / tarjottu arvo * 1,50 pistettä.
Kunkin kohteen hintapisteet lasketaan yllä kuvatulla tavalla.
Osakokonaisuudessa "ASENNUSPALVELUT" kilpailutettavien positioiden prosentuaaliset painoarvot hinnan maksimipisteistä on seuraavat:
Asennus arkisin kello 7.00-16.00 (€/h) - 25,00 %
Asennus päivystysaikaan arkisin kello 16.01-06.59 ja viikonloppuisin (€/h) - 25,00 %
Kiinteä kuljetuskustannus per toimeksianto (€/krt) - 24.50 %
Kutakin kysyttävää hintaa painotetaan ensin tietyllä, ilmoitetulla hankintamäärällä. Hankintamäärällä kerrottu hinta painotetaan yllä mainitulla prosentilla hinnan maksimipisteistä.
Esimerkki: "Asennus arkisin kello 7.00-16.00 (€/h)", Hankittava määrä: 700 h, Painoarvo hinnan maksimipisteistä: 25,00 %. Tarjoukseen syötetty yksikköhinta (€/h) kerrotaan (*) ilmoitetulla hankintamäärällä 700 h. Tästä muodostuvaa hintaa painotetaan hintavertailussa 25,00 %:lla 100 hintapisteestä. Tarjoaja, jolla on halvin hinta tästä kohteesta saa pisteitä seuraavasti: 25,00 % prosenttia 100 pisteestä: halvin hinta tälle kohteelle saa 25 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla halvin tarjottu hinta / tarjottu arvo * 25 pistettä.
Kunkin kohteen hintapisteet lasketaan yllä kuvatulla tavalla.
Lopuksi järjestelmä laskee tarjoajan kaikkien kohteiden osalta saamat hintapisteet yhteen, joista muodostuu tarjoajan kokonaispisteet.
Päätöksenteon perusteissa on lisäksi esitetty, että eniten pisteitä saanut tarjoaja on tarjouskilpailun voittaja, ja valitaan ensisijaiseksi toimittajaksi alueelle Itä-Vantaa. Toiseksi eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan ensisijaiseksi toimittajaksi alueelle Länsi-Vantaa. Kolmanneksi eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan toissijaiseksi toimittajaksi kummallekin alueelle (Itä- ja Länsi-Vantaa).
Tältä osin tarjouspyynnössä on ollut virhe, sillä tarjoajien valinta oli tarkoitus toteuttaa siten, että eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan etusijajärjestyksessä 1. toimittajaksi, toiseksi eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan etusijajärjestyksessä 2. toimittajaksi ja kolmanneksi eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan etusijajärjestyksessä 3. toimittajaksi (kaikki toimittajat koko Vantaan alueelle).
Lisäksi hankintayksikkö on havainnut tarjousten saapumisen ja alustavan tarjousvertailun tarkastelun jälkeen, että tarjouspyyntöön asetetut hintojen prosentuaaliset painotukset ovat mahdollistaneet tarjoushintojen antamisen sillä tavalla, ettei tarjousvertailun lopputuloksena ole tarjouspyynnön mukaisesti ollut hankintayksikölle kokonaistaloudellisesti edullisin eikä halvin tarjous, vaan alustavan tarjousvertailun perusteella etusijajärjestyksessä 1. valittavaksi tuleva tarjous olisi ollut huomattavasti kalliimpi kuin seuraava tarjous. Tällaisessa tilanteessa tarjouspyynnössä ilmoitettu tarjousten valintaperuste ei ole toteutunut hankintayksikön tarkoittamalla tavalla, ja tarjousten vertailuperusteissa on ollut siten virhe. Hankintayksikkö katsoo myös, että virheen johdosta ei ole mahdollista varmistaa tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua, sillä halvimman tarjouksen jättävä tarjoaja ei tulisi valituksi tarjouspyynnön valintaperusteen mukaisesti.
Oikeuskäytännössä hyväksyttävänä hankinnan keskeyttämisen perusteena on pidetty muun ohella epäonnistunutta tarjouspyyntöä. Esimerkiksi markkinaoikeuden ratkaisuissa MAO:450/18 ja MAO:29/21 on katsottu, että tarjouspyynnön virheelliset painoarvot sekä virheelliset hinnoittelumallit, joiden vuoksi tarjouspyyntö ei ole ollut omiaan tuottamaan vertailukelpoisia tarjouksia, ovat muodostaneet todellisen ja perustellun syyn hankinnan keskeyttämiselle.
Alennusprosentit ja niihin sidotut myyntihinnat
Hankintayksikkö on 6.4.2023 pyytänyt yhdeltä tarjouksen tehneeltä yritykseltä tarjouksen täsmennyksenä voimassa olevan myyntihinnaston.
Tarjouspyynnössä oli vaadittu, että "Tarjouksen kaikki tuotteet on hinnoiteltu laskemalla alennukset tarjouksen tekohetkellä voimassa olevien valmistajien hinnastojen hinnoista samoilla alennusprosenteilla kuin valmistajien hinnastoista myönnettävät alennukset ovat."
Tarjoajia oli pyydetty lataamaan tarjouksensa liitteeksi alennusprosenttitaulukko tuoteryhmittäin ja voimassa oleva myyntihinnasto, josta alennusprosentit myönnetään.
Muita ohjeita tai tietoja ei oltu tarjouspyynnössä esitetty alennusprosenttien ja myyntihinnastojen osalta.
Hankintayksikkö on havainnut tarjouksia tarkastaessaan ja tarjouksen täsmennyspyynnön yhteydessä, että tarjoajat ovat ymmärtäneet eri tavoin sen, mitä tarjouspyynnössä on tarkoitettu alennusprosenteilla ja myyntihinnastoilla.
Hankintayksikön tarkoitus on ollut, että kilpailutettavien sopimusten perusteella voi erikseen tarjouksessa hinnoiteltavien positioiden lisäksi ostaa valituilta toimittajilta samojen tuoteryhmien tuotteita laskemalla tarjoajan ilmoittaman alennuksen tarjoajan toimittamasta voimassa olevasta myyntihinnastosta. Tarjouspyynnössä ei kuitenkaan ollut kerrottu, miltä osin voimassa olevat myyntihinnastot tulee toimittaa ja mitä tuoteryhmiä tai tuotteita hinnastojen tulee sisältää. Tarjouspyynnössä ei ollut kerrottu, minkä kaikkien tuoteryhmien osalta alennusprosentit tulee ilmoittaa. Tarjoajille on jäänyt epäselväksi se, mitä kaikkea toimitettaviin tietoihin tulee sisällyttää, eivätkä tarjoukset tässä tapauksessa ole tasamittaisia.
Hankintayksikön tarkoitus on ollut soveltaa alennusprosentteja ja myyntihinnastoja sopimuskaudella, mutta tarjouspyynnön liitteenä olleessa sopimusluonnoksessa ei ollut kuitenkaan määritelty kuinka pitkään myyntihinnastojen tuli vähintään olla voimassa, eikä myyntihinnastoja ollut esitetty sopimusluonnoksen liiteluettelossa. Tästä johtuen hinnastohintojen voimassaoloaikaa ei olisi käytännössä voitu sopimuksella sopia, ja hinnat olisivat voineet muuttua sopimuskaudella toimittajakohtaisesti koska tahansa esimerkiksi valmistajien hinnastopäivitysten myötä, joka ei olisi tasapuolista toimittajia kohtaan eikä myöskään hankintayksikön tarkoitus kilpailutuksessa.
Yllä mainituilla perusteilla tarjouspyyntö on ollut virheellinen ja epäselvä ja hankinta on sen vuoksi keskeytettävä ja aloitettava sen kilpailutus uudelleen.
Tarjousasiakirjojen julkisuus
Koska hankinta tullaan kilpailuttamaan uudelleen, on perusteltua pitää saadut tarjoukset salassa, kunnes hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt jättää hankintamenettelyn toteuttamatta. Salassapidolla pyritään turvaamaan tarjoajien tasapuolinen kohtelu mahdollisessa tulevassa kilpailutuksessa.