Kuvaus
Viite: VAKEDno-2023-1143 / Lahjakorttimuotoiset muistamislahjat tarjouspyyntö 5.5.2023
Asian valmistelija: hankinta-asiantuntija Tytti Holm
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen henkilökunnalle hankittavat lahjakorttimuotoiset merkkipäivä- ja muistamislahjat. Muistamislahjana annetaan lahjakortti hankintayksikön ennalta määrittelemiin kohteisiin. Lahjakortin arvot ovat sataviisikymmentä (150) ja kaksisataa (200) euroa. Sopimuskauden pituus on kaksikymmentäneljä (24) kuukautta + 1 + 1 optiovuotta.
Hankinta on jaettu osa-alueisiin seuraavasti:
Osa-alue 1 aineelliset lahjat eli lahjakortilla lunastettava fyysinen tuotevalikoima
Osa-alue 2 aineettomat lahjat eli lahjakortilla lunastettava palvelumuotoinen lahja
Tarjoaja on voinut tehdä tarjouksen yhteen tai molempiin osa-alueisiin. Molempiin osa-alueisiin valitaan yksi (1) toimittaja.
Hankintamenettely
Kyseessä on avoimella menettelyllä toimeenpantu EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, josta on julkaistu hankintailmoitus Hilma –ilmoituskanavassa 5.5.2023. Tarjousaika on keskeytyshetkellä päättynyt.
Tarjousten jättämisen määräaikaan, 6.6.2023 klo 12:00, mennessä saapui neljä (4) tarjousta.
Tarjouksen jättivät seuraavat toimittajat:
- Hapwork Oy
- Kiitoskauppa Oy
- Mastermark Oy
- Stockmann Oyj Abp
Hankintamenettelyn keskeyttäminen
Hankintalain 1397/2016 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään 123 §:ssä. Lainsäädännön esitöiden mukaan keskeyttämisen syyn arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin, ja siihen, vaikuttaisiko ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin.
Oikeuskäytännön mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä ei ole pidetty julkisista hankinnoista annettujen säännösten vastaisena, kun tarjouskilpailun keskeyttäminen perustui todellisiin syihin (esim. KHO 28.9.2006 taltio 2514).
Oikeuskäytännössä ja –kirjallisuudessa todellisina syinä on pidetty muun muassa sitä, että hankintamenettelyssä on havaittu olennainen virhe, eikä virhettä voida korjata muutoin kuin keskeyttämällä hankinta ja käynnistämällä kokonaan uusi tarjouskilpailu.
Nyt kyseessä olevassa hankinnassa keskeytyksen syynä on tarjouspyyntöasiakirjoissa havaittu olennainen virhe. Tarjouspyyntöasiakirjoissa oli pyydetty ilmoittamaan lahjakortilla lunastettavien tuotteiden ja palveluiden kappalemäärä. Annettuja kappalemääriä käytettiin tarjouspyynnössä asetettujen vähimmäisvaatimuksen ylittäviltä osin tarjouksen vertailuperusteena. Lahjojen arvon piti vastata lahjakortin arvoa. Tarjouspyyntöasiakirjojen perusteella on jäänyt tulkinnan varaiseksi, kuinka monesta tarjotusta ja vertailtavasta valinnasta lahjakortin arvoa vastaavan lahjan tulee muodostua. Tulkinnanvaraisuuden vuoksi tarjouspyyntöön saapuneet tarjoukset eivät olleet vertailukelpoisia.
Hankinnan keskeyttämiselle on yllä mainittujen perustelujen takia lainsäädännön tarkoittama perusteltu syy. Ratkaisu ei vaikuta syrjivästi tarjoajiin.
Tarjousasiakirjojen julkisuus
Koska hankinta tullaan kilpailuttamaan uudelleen, on perusteltua pitää saadut tarjoukset salassa, kunnes hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt jättää hankintamenettelyn toteuttamatta. Salassapidolla pyritään turvaamaan tarjoajien tasapuolinen kohtelu mahdollisessa tulevassa kilpailutuksessa.