Kuvaus
Asian valmistelijat: Hankinnan erityisasiantuntija Anna-Elina Kyllönen ja Hankinta-asiantuntija Tytti Holm
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on lähihoitajien ja sairaanhoitajien henkilöstövuokraus ensisijaisesti tilapäisiin, kiireellisiin ja lyhytaikaisiin henkilöstötarpeisiin mutta myös tarvittaessa pidempiin sijaisuuksiin Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen eri työkohteisiin 12 kuukauden sopimuskaudelle. Hankintaan sisältyy lisäksi mahdollisuus kahteen (2) yhden (1) vuoden optioon.
Merkittävimmät henkilöstövuokraustarpeet ovat vanhusten palveluissa (hoiva-asuminen ja kotiin vietävät palvelut), terveyspalveluissa sekä vammaisten palveluissa, mutta henkilöstötarpeet vaihtelevat eikä niitä ole mahdollista tarkkaan ennakoida.
Hankinta on jaettu osa-alueisiin seuraavasti:
Osa-alue 1 Lähihoitajat
Osa-alue 2 Sairaanhoitajat
Tarjoaja on voinut tehdä tarjouksen yhteen tai molempiin osa-alueisiin. Molempiin osa-alueisiin valitaan puitejärjestelyyn kolme (3) toimittajaa. Toimittajilta tehdään hankintoja pääsääntöisesti hinnan mukaisessa etusijajärjestyksessä.
Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyihin tilaus- tai hankintamääriin, sillä hankinnan kohteen mukainen henkilöstövuokrauksen tarve ei ole ennalta tiedossa. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue tilaa hoitajien henkilöstövuokrausta ensisijaisesti Sarastia Oy:ltä ja Seure Henkilöstöpalvelut Oy:ltä.
Hankinnan ennakoitu arvo sopimuskauden ajalle on noin 3 600 000 euroa.
Hankintamenettely
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on julkaissut 28.4.2023 Sosiaalipalvelut ja muut erityispalvelut-hankintailmoituksen HILMA-portaalissa. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjousten jättämisen määräaika oli 22.5.2023 klo 12:00.
Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittavat palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.
Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 9.5.2023 10:00 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin vastattiin 12.5.2023.
Tarjousten jättämisen määräaikaan, 22.5.2023 klo 12:00, mennessä saapui yhteensä kolmekymmentäkaksi (32) tarjousta.
Tarjouksen jättivät osa-alueittain seuraavat toimittajat:
Osa-alue 1 lähihoitajat
Barona Sote Oy
CARE-APU OY
Chagua Oy
Cinco Care Oy
Deal henkilöstöratkaisut Oy
Dream Team AH Oy
Esperi Terveyspalvelut Oy
FenixCare Oy
Heela Terveys Oy
Hoivateho palvelut Oy
Hyvän Hoidon palvelut Oy
Kotikeikka Oy
Koti-Medi Oy
Kotipalvelu Eve Oy
Kotipalvelu Mehiläinen Oy
Kultaiset Henkilöstöpalvelut Oy
Medicare Oy
Medicomissio Sairaanhoitopalvelu
Medistaff Oy
Mesimarjasi Oy
Omegayksi Oy
Pisara terveyspalvelut Oy
Primus Work
Sam´s Care Oy
SH Holding Oy
Sijaiset SVM Oy
SuperHoiva Oy
Terveystalo Julkiset Palvelut Oy
Tähtihoiva Oy
Unelmakotipalvelu Oy
Urban brothers group Oy
Osa-alue 2 sairaanhoitajat
CARE-APU OY
Chagua Oy
Cinco Care Oy
Deal henkilöstöratkaisut Oy
Dream Team AH Oy
Esperi Terveyspalvelut Oy
FenixCare Oy
Hoivateho palvelut Oy
Hyvän Hoidon palvelut oy
Kotikeikka Oy
Koti-Medi Oy
Kotipalvelu Eve Oy
Kotipalvelu Mehiläinen Oy
Kultaiset Henkilöstöpalvelut Oy
Medicare Oy
Medicomissio Sairaanhoitopalvelu
Medistaff Oy
Medivida Oy
Mesimarjasi Oy
Pisara terveyspalvelut Oy
Primus Work
Sam´s Care Oy
SH Holding Oy
SuperHoiva Oy
Terveystalo Julkiset Palvelut Oy
Tähtihoiva OY
Unelmakotipalvelu Oy
Urban brothers group Oy
Primus Work on ilmoittanut vetävänsä tarjouksensa pois tarjouskilpailusta 8.6.2023, jonka vuoksi ko. tarjoajan tarjousta ei käsitelty tarjousten vertailussa.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen
Liikevaihtovaatimus
Tarjouspyynnön mukaisesti Tarjoajan kahden edellisen vuoden liikevaihdon tuli kumpanakin vuonna olla ollut vähintään 400 000 €.
Kaikilta tarjoajilta pyydettiin selvitystä liikevaihtovaatimuksen täyttymisestä. Tarjousten tarkastamisessa todettiin lisäselvitysten perusteella, että Care-Apu Oy, Chagua Oy, Cinco Care Oy, Medicare Oy, Pisara terveyspalvelut Oy, Unelmakotipalvelu Oy ja Urban brothers group Oy eivät täyttäneet tarjoajille asetettuja soveltuvuusvaatimuksia liikevaihtovaatimuksen osalta.
Hankintalain (1397/2016) 85 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia, joilla varmistetaan, että ehdokkailla ja tarjoajilla on hankintasopimuksen toteuttamiseen tarvittavat taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat. Tätä varten hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia vähimmäisliikevaihdosta tai varojen ja velkojen välisestä suhteesta. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Edellä mainituin perustein Hankintayksikkö hylkää Care-Apu Oy:n, Chagua Oy:n, Cinco Care Oy:n, Medicare Oy:n, Pisara terveyspalvelut Oy:n, Unelmakotipalvelu Oy:n ja Urban brothers group Oy:n tarjoukset tarjouspyynnön vastaisena. Muut tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset liikevaihtovaatimuksen osalta.
Referenssit
Tarjouspyynnön mukaisesti Tarjoajalla tuli olla vähintään kaksi (2) hankinnan kohdetta vastaavaa referenssiä eli aiempaa toimitusta. Referenssejä vaadittiin kummankin osa-alueen, lähihoitajat ja sairaanhoitajat, osalta erikseen. Tarjouspyynnössä on vaadittu, että vuokratun hoitohenkilöstön määrän tulee vastata 30 henkilötyökuukautta vähintään kolmen kuukauden ajanjaksolla / yksi referenssi.
Tarjousten tarkastamisessa todettiin, että
- Hoivateho palvelut Oy:n, Medicare Oy:n ja Medicomissio Oy:n tarjoukset eivät täytä tarjouspyynnössä esitettyä henkilötyökuukausivaatimusta osa-alueen 1 lähihoitajat ja osa-alueen 2 sairaanhoitajat osalta.
- Chagua Oy, Sijaiset SVM Oy ja Tähtihoiva Oy eivät ole esittäneet referenssejä tarjouspyynnön mukaisesti, eikä referenssivaatimuksen täyttymistä voitu siten todentaa.
- Kotikeikka Oy ei ole tarjouksessaan ilmoittanut hankinnan kohdetta vastaavia referenssejä osa-alueen 2 sairaanhoitajat osalta.
- Medistaff Oy:n tarjous ei täytä tarjouspyynnössä esitettyä henkilötyökuukausivaatimusta osa-alueen 2 sairaanhoitajat osalta.
Hankintayksikkö pyysi seuraavilta tarjoajilta selvityksen referenssivaatimusta koskien: Deal henkilöstöratkaisut Oy, Kotipalvelu Eve Oy, Mesimarjasi Oy ja Unelmakotipalvelu Oy. Hankintayksikölle toimitetun selvityksen mukaan Deal henkilöstöratkaisut Oy:n ja Mesimarjasi Oy:n tarjoukset eivät täytä tarjouspyynnössä esitettyä henkilötyökuukausivaatimusta osa-alueen 2 sairaanhoitajat osalta. Lisäksi Unelmakotipalvelu Oy:n tarjous ei täytä tarjouspyynnössä esitettyä henkilötyökuukausivaatimusta osa-alueen 1 lähihoitajat ja osa-alueen 2 sairaanhoitajat osalta.
Hankintalain (1397/2016) 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84—86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Edellä mainituin perustein Hankintayksikkö hylkää Hoivateho palvelut Oy:n, Medicare Oy:n, Medicomissio Oy:n, Chagua Oy:n, Tähtihoiva Oy:n ja Unelmakotipalvelu Oy:n tarjoukset tarjouspyynnön vastaisena osa-alueen 1 lähihoitajat ja osa-alueen 2 sairaanhoitajat osalta, Sijaiset SVM Oy:n tarjouksen osa-alueen 1 lähihoitajat osalta sekä Kotikeikka Oy:n, Medistaff Oy:n, Deal henkilöstöratkaisut Oy:n ja Mesimarjasi Oy:n tarjoukset osa-alueen 2 sairaanhoitajat osalta.
Muut tarjoajat täyttivät soveltuvuudelle asetetut vaatimukset referenssien osalta.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjoukset täyttivät myös tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset.
Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos
Päätöksenteon perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään halvinta hintaa, koska hankinnan kohteen laatutekijät on varmistettu hankinnalle asetetuilla vähimmäisvaatimuksilla.
Vertailuhinta muodostuu ja palveluntuottajia valitaan seuraavasti:
· Pisteet lasketaan osa-alueessa 1 Lähihoitajat erikseen lääkeluvallisen lähihoitajan ja lähihoitajan, jolla ei lääkelupia, osalta kaavalla: pienin annettu arvo/tarjottu arvo*maksimipisteet*hinnan painoarvo %. Osa-alueen 1 tarjousten vertailussa käytettävät kokonaispisteet muodostuvat lääkeluvallisen lähihoitajan ja lähihoitajan, jolla ei lääkelupia, yhteenlasketuista pisteistä. Osa-alueeseen 1 Lähihoitajat valitaan kolme eniten yhteenlaskettuja vertailupisteitä saanutta toimittajaa.
· Osa-alueessa 2 Sairaanhoitajat pisteet lasketaan kaavalla: pienin annettu arvo/tarjottu arvo*maksimipisteet. Osa-alueeseen 2 Sairaanhoitajat valitaan kolme eniten vertailupisteitä saanutta toimittajaa.
Halvimman kokonaishinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja on tarjouskilpailun osa-alueen voittaja, ja valitaan etusijajärjestyksessä osa-alueen 1. toimittajaksi. Toiseksi halvimman kokonaishinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja valitaan etusijajärjestyksessä osa-alueen 2. toimittajaksi ja kolmanneksi halvimman kokonaishinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja valitaan etusijajärjestyksessä osa-alueen 3. toimittajaksi.
Hintavertailu ilmenee liitteestä 1, Hintavertailutaulukko. Tarjousten vertailu tulee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 7 §:n 2 momentin mukaan julkiseksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjoajilla on kuitenkin asianosaisina lain 11 §:n mukaan oikeus saada tieto tarjousten vertailusta.
Hankintasopimus
Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen ja valitusosoituksen tiedoksi.