Kuvaus
Asian valmistelija: hankinta-asiantuntija Tytti Holm
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen henkilökunnalle hankittavat lahjakorttimuotoiset merkkipäivä- ja muistamislahjat.
Muistamislahjana annetaan lahjakortti, jonka lahjakortin omistaja voi käyttää Toimittajan tarjouksen mukaisiin kohteisiin. Lahjakortteja annetaan kahden arvoisia muistamispäivän mukaan. Lahjakorttien arvot ovat sataviisikymmentä (150) euroa ja kaksisataa (200) euroa. Sadan viidenkymmenen (150) euron lahjakortti annetaan 40-, 50-, ja 60-vuotismerkkipäivänä ja kahdensadan (200) euron lahjakortti eläkkeelle jäämisen johdosta.
Hankinta on jaettu kahteen osa-alueeseen:
Osa-alue 1 aineelliset lahjat eli lahjakortilla lunastettava fyysinen tuotevalikoima
Osa-alue 2 aineettomat lahjat eli lahjakortilla lunastettava palvelumuotoinen lahja
Tarjoaja on voinut tehdä tarjouksen yhteen tai molempiin osa-alueisiin.
Arvio lahjakorttien hankintamäärästä vuositasolla on viisisataa (500) kappaletta sadan viidenkymmenen (150) euron lahjakortteja ja kolmesataa (300) kappaletta kahdensadan (200) euron lahjakortteja. Hankintayksikkö ei sitoudu edellä mainittuun hankintamäärään vaan lahjakortteja tilataan todellisen tarpeen mukaan. Lahjakortin saaja valitsee itselleen aineellisen tai aineettoman lahjakortin, todellinen tilausmäärä osa-aluekohtaisesti määräytyy valintojen mukaan.
Sopimuskausi on määräaikaisena voimassa kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen Tilaajalla on mahdollisuus jatkaa sopimusta kahdella (2) optiovuodella, yksi (1) vuosi kerrallaan.
Hankinnan ennakoitu arvo sopimuskauden ajalle on noin 540 000 euroa.
Hankintamenettely
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on julkaissut 21.6.2023 EU-hankintailmoituksen HILMA-portaalissa, Internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, sekä Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosan sähköisessä TED-portaalissa. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta.
Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.
Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 10.7.2023 12:00 mennessä. Määräaikaan mennessä ei saapunut kysymyksiä.
Tarjousten jättämisen määräaikaan, 2.8.2023 klo 12:00 mennessä saapui neljä (4) tarjousta.
Tarjouksen jättivät kumpaankin osa-alueeseen seuraavat toimittajat:
Hapwork Oy
Mastermark Oy
Kiitoskauppa Oy
Stockmann Oyj Abp
Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen
Tarjoajat ovat tarjouksessaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Hankintayksikkö tarkastaa tarjouspyynnön mukaisesti vaatimusten täyttymisen valituilta toimittajilta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Tarjouspyynnössä oli vaadittu tarjoajaa lataamaan tarjouksen liitteeksi selvitys, josta käy ilmi vähimmäisvaatimukset täyttävä ja vertailukriteerien perusteella tarjottu lahjakorteilla lunastettava tuotevalikoima.
Hapwork Oy ei toimittanut tarjouksen liitteenä vaadittua selvitystä osa-alueen 1 lahjakortti 200 euroa osalta, jonka vuoksi Hapwork Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuutta ei voitu todentaa ja tarjous hylättiin osa-alueen 1 aineelliset lahjat osalta.
Muilta osin tarjoajien tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset.
Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos
Päätöksenteon perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa laadun painoarvo on 100 %. Laatupisteitä saa kategoriakohtaisesti lahjakortin käyttökohteiden lukumäärän perusteella vähimmäisvaatimuksen ylittäviltä osin hankinta-asiakirjoissa kuvatun mukaisesti.
Hankintamenettelyllä valitaan yksi (1) Toimittaja kumpaankin hankinnan kohteen osa-alueeseen. Kumpikin osa-alue vertaillaan erikseen. Sama Toimittaja voi tulla valituksi kumpaankin osa-alueeseen. Jos tarjoajat saavat vertailussa täsmälleen samat pisteet, ratkaistaan tulos arvalla. Arvonta suoritetaan hankintayksikön valitsemalla tavalla.
Tarjouskilpailussa useampi toimittaja sai vertailussa täsmälleen samat pisteet:
Osa-alueen 1 aineelliset lahjat osalta täydet maksimipisteet saivat vertailuun hyväksytyistä tarjoajista Mastermark Oy, Kiitoskauppa Oy ja Stockmann Oyj Abp. Tarjouskilpailun voittajan ratkaisemiseksi järjestettiin tarjouspyynnön tasapistetilanteen vuoksi arvonta. Arvonnan tuloksena Osa-alueen 1 aineelliset lahjat toimittajaksi valitaan Stockmann Oyj Abp.
Osa-alueen 2 aineettomat lahjat osalta täydet maksimipisteet saivat vertailuun hyväksytyistä tarjoajista Mastermark Oy ja Hapwork Oy. Tarjouskilpailun voittajan ratkaisemiseksi järjestettiin tarjouspyynnön tasapistetilanteen vuoksi arvonta. Arvonnan tuloksena Osa-alueen 2 aineettomat lahjat toimittajaksi valitaan Mastermark Oy.
Laatuvertailu ilmenee liitteestä 1 Vertailutaulukko. Tarjousten vertailu tulee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 7 §:n 2 momentin mukaan julkiseksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjoajilla on kuitenkin asianosaisina lain 11 §:n mukaan oikeus saada tieto tarjousten vertailusta.
Tarjouspyynnön mukaisesti Tarjoajalla on oltava hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävät taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tarjoaja sitoutuu pyydettäessä toimittamaan tilaajalle Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa tai vastaava –raportti, joka sisältää ehdokkaan riskiluokituksen TAI Tarjoajien, joiden luokitusta ei ole saatavilla Suomen Asiakastieto Oy:stä, tulee toimittaa kahden viimeisimmän tilikauden tuloslaskelmat, taseet ja toimintakertomukset, mikäli tarjoajalla on takanaan kaksi tilikautta. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on vähintään tyydyttävä A tai riskiluokka on 1-3 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava.
Hankintayksikkö pyysi osa-aluekohtaisesti valituiksi tulleilta toimittajilta, Stockmann Oyj Abp ja Mastermark Oy, selvityksen tarjouspyynnössä tarjoajan taloudelliselle tilanteelle asetettujen vaatimusten täyttymisestä. Stockmann Oyj Abp ja Mastermark Oy täyttivät em. vaatimuksen.
Hankintasopimus
Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen ja valitusosoituksen tiedoksi.