Kuvaus
Hankinnan kohteena on Kotona asumisen palvelujen asiakkaiden päivätoiminnan kuljetuspalvelujen hankinnasta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle ajalle 1.1.2024 - 31.12.2025. Hankintasopimus jatkuu sopimuskauden jälkeen suoraan toistaiseksi voimassa olevana, ellei hankintayksikkö erikseen ilmoita vähintään 3 kk ennen sopimuskauden päättymistä, että sopimusta ei jatketa.
Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjousta kotona asumisen palvelujen asiakkaiden päivätoiminnan kuljetuspalvelujen hankinnasta.
Palveluntuottaja on velvollinen hoitamaan sopimuksen mukaiset kuljetukset koko sopimuskauden ajan. Kuljetusten tulee täyttää kaikki voimassa olevassa lainsäädännössä henkilökuljetuksille asetetut vaatimukset. Kuljetuksissa tulee noudattaa sovittuja aikatauluja siten, että asiakkaat ehtivät ajoissa määräpaikkaan ja heidät noudetaan toiminnan loputtua sovittuina aikoina.
Kuljetukset ajetaan kaikkina arkipäivinä ympäri vuoden. Poikkeuksen muodostavat mahdolliset päivätoimintakeskusten 4–5 viikon kesätauot sekä mahdolliset muut lyhyemmät sulkemiset. Päivätoiminta alkaa klo 9.00 ja päättyy klo 15.00. Aikataulut ovat nyt voimassa olevia, ja niihin voi tulla muutoksia sopimuskaudella.
Asiakkaiden tulee olla viimeistään klo 9.00 päivätoimintakeskuksissa, mutta aikaisintaan klo 8.45. Asiakkaat saa noutaa päivätoiminnasta aikaisintaan klo 14.40 ja myöhäisintään 15.15. Asiakkaiden yhdensuuntainen kuljetusaika saa olla maksimissaan 60 minuuttia. Poikkeuksista sovitaan erikseen.
Ilmoitetut asiakasmäärät perustuvat tarjouspyynnön laadintahetken määrään. Asiakasmäärät sekä asiakkaat vaihtelevat sopimuskaudella. Päivätoiminta on jaksottaista, joten yksittäiset asiakkaat vaihtuvat pääsääntöisesti 6 kk välein, ei kuitenkaan yhtenä ryhmänä. Tämä tarkoittaa sitä, että ajoreitit vaihtuvat ajoittain. Joihinkin ryhmiin asiakkaat voivat tulla toisen päivätoimintakeskuksen alueelta. Tilaaja voi tarvittaessa lisätä uusia toimintayksiköitä hankinnan piiriin tai poistaa vanhoja toimintayksiköitä hankinnan piiristä.
Asiakkaita on yhteensä n. 10–28 henkilöä / päivä / päivätoimintakeskus. Asiakkaat vaihtuvat viikon eri päivinä.
-
Hakunila (Hakunila, Laukkarinne 4, 01200 Vantaa): Max. 20 asiakasta / päivä
-
Simonkylä (Simonkylän vanhustenkeskus, Simontie 5, 01300 Vantaa): Max. 20 asiakasta / päivä
-
Myyrmäki (Myyrinkoti, Ruukkukuja 5, 01600 Vantaa): Max. 28 asiakasta / päivä Myyrmäen päivätoimintakeskuksessa toimii kaksi ryhmää / päivä
-
Martinlaakso (Raikukuja 14 A, 01620 Vantaa): Max. 10 asiakasta / päivä
Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn asiakas- tai kuljetusmäärään. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset kuvattiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Hankintamenettely
Hankinta oli hankintalain 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä kuljetuspalvelujen hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA ilmoituskanavassa 20.9.2023. Tarjousten jättöpäivämäärä oli 20.10.2023. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.
Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 5.10.2023 klo: 12:00 mennessä. Yhtään kysymystä ei esitetty.
Tarjousten jättämisen määräaikaan 20.10.2023 klo 10:00 mennessä saatiin neljä (4) tarjousta. Tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat: HelpBus Oy (2267163–0), Menevä Oy (0711979–2), Rolly Uusimaa Oy (1780028–2) ja The Yellow Line Oy (0847050–9).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Referenssit
Hankintalain (1397/2016) 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84—86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Tarjouspyynnön mukaisesti Tarjoajalla tuli olla vähintään yksi (1) hankinnan kohdetta vastaavaa referenssiä eli aiempaa toimitusta. Tarjouspyynnössä on vaadittu: ”Tarjoajalla on oltava hankinnan kohde, laajuus ja laatu huomioiden ottaen riittävästi kokemusta vastaavan tyyppisistä ja kokoisista hankinnoista viimeksi kuluneelta kolmelta (3) vuodelta. Referenssikohteita on oltava vähintään yksi (1). Referenssiksi hyväksytään esimerkiksi aiempi kokemus vastaavanlaisten kuljetuspalvelujen hoitamisesta tämän tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa. Vuosisopimuksen arvon tulee olla vähintään 220 000 euroa. Referenssiselvityksessä tulee esittää ainoastaan sellainen referenssi, joka on vastaava hankittavan palvelun kannalta.”
Tarjousten tarkastamisessa todettiin referenssien osalta, että kaikki tarjoajat täyttivät soveltuvuudelle asetetut vaatimukset referenssien osalta.
Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus
Hankintalain 79 §:n mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjoukset täyttivät myös tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset.
Tarjousvertailu
Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Sopimuskumppaniksi valitaan halvimman hinnan tarjonnut tarjoaja. Hankinnan kohteen ehdottomat laatutekijät on varmistettu hankinnalle tarjouspyynnön palvelukuvauksessa asetetuilla vähimmäisvaatimuksilla.
Vertailuhinta muodostuu painotettujen tarjoushintojen summana. Tarjoushintoihin tulee sisältyä kaikki tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisista ehdoista aiheutuvat kustannukset.
-
Mikäli tässä palvelussa on tarvetta mm. pitkään kuljetusmatkaan, tai muuhun tästä palvelusta poikkeavaan kuljetukseen, tarjoaja antaa tässä kuljetuspalvelulle kilometrihinnan, arkisin klo 7.00–18.00 ajettavalle kuljetukselle. Kuljetushinnan tulee sisältää kaikki palvelusta aiheutuvat kulut mm. asiakkaan avustaminen yms. Tarjottu kattohinta ei saa ylittää 1,50 € / km hintaa. Tarjoushinta annetaan muodossa XX € / kilometri. Tarjoushinnan painoarvo on 3 %.
Tarjoajien saamat rivikohtaiset pisteet lasketaan yhteen ja yksi eniten kokonaispisteitä saanut tarjoaja on tarjouskilpailun voittaja ja valitaan sopimustoimittajiksi. Tarjoajan oli mahdollista saada tarjousvertailusta max. 100 pistettä.
Hintavertailu ilmenee liitteestä 1. hintavertailu.
Alihankinta
The Yellow Line Oy (0847050–9) on ilmoittanut, ettei se käytä palvelun tuottamiseen alihankintaa.
Sovelletut oikeusohjeet
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)
Hallintolaki (434/2003)