§ 27 Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen maksujen hyväksymisistä

Päätöksen peruste

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön (hyväksytty 23.10.2023) § 81 mukaan talousjohtajan toimivaltaan kuuluu päättää hyvinvointialueen pankki- ja maksuliikepalvelukokonaisuuden palveluiden lisäämisestä, muuttamisesta ja lopettamisesta sekä päätösvalta valtuuttaa henkilöt, jotka käyttävät rahalaitoksissa olevia tilejä.

Kuvaus

Hyvinvointialueella on käytössään Nomentia Oy:n Cashmanagement jota talouspalvelu käyttää maksuliikenteen ja kassaennusteen hoitamiseen.

Cashmanagement payments osiolla hoidetaan maksuliikennettä eli maksuaineistojen lähetys pankkeihin. Cashmanagementiin tuodaan maksuaineistoja SAP ERP:sta (sosiaalihuollon maksatukset sekä ostolaskut), Populus palkkajärjestelmästä (palkat ja palkkiot) ja maaliskuusta 2023 alkaen Depositor lainanhallinta järjestelmästä (uudet myönnetyt sosiaaliset luotot). Lisäksi Cashmanagementista tehdään manuaalimaksuja. Cashmanagementissa arkistoidaan maksuliikenteen tositteet.

Tyypillisimmät käyttötapaukset: Esimerkiksi maksujen lähetys pankkiin, tiliotteiden ja viittesiirtojen noutaminen pankista ja kassaennusteen tuottaminen.

Käyttäjämäärät ja käyttövolyymit: Cashmanagementin käyttäjiä on tällä hetkellä 20 kpl eri käyttöoikeuksilla (tilanne 12/2023). Kaksi käyttöoikeutta on annettu tilintarkastajille. Maksujen hyväksymisoikeuksia on tällä hetkellä 10 kpl. Maksuja lähetetään tuhansia kuukausittain.

Kuinka usein järjestelmää käytetään: Järjestelmä on pystyssä jatkuvasti, käyttäjät käyttävät päivittäin, lähtökohtaisesti arkipäivät/pankkipäivät.

Käyttäjien tunnistautuminen tapahtuu SSO:lla, jotta SSO-tunnistautuminen on mahdollistaa ottaa käyttöön kullekin käyttäjälle, tulee käyttäjä lisätä myös CashManagementin AD-ryhmään.

CashManagementissa on kahdeksan erityyppistä maksamiseen liittyvää liittymää:

• ID 1                   paymentsin sisäänlukuliittymä, järjestelmän sisäinen
• ID 2                   paymentsin sisäänlukuliittymä, järjestelmän sisäinen
• ID 3                   paymentsin sisäänlukuliittymä, SAP reskontramaksut
• ID 4                   paymentsin sisäänlukuliittymä, Populus palkat
• ID 5                   paymentsin sisäänlukuliittymä, Ay-maksut
• ID 6                   paymentsin sisäänlukuliittymä, Ulosotot
• ID 7                   paymentsin sisäänlukuliittymä, Depositor payments
• ID 8                   paymentsin sisäänlukuliittymä, CSV maksut, manuaalinen sisään luku

Liittymien kautta tulevat maksut tarvitsevat yhden hyväksyjän (toinen hyväksyntä lähettäjän päässä)

Maksujen hyväksyjinä (ilman maksun ylärajaa) voivat olla:

• ·       talousjohtaja
• ·       konsernilaskennan päällikkö
• ·       rahoituspäällikkö
• ·       rahoitussihteeri
• ·       kirjanpitäjä (2 kpl)
• ·       pääkirjanpitäjä
• ·       kirjanpidon lähiesihenkilö
• ·       sovellusvastaava (2 kpl).

Lisäksi yli 10 000 euron manuaalimaksuissa tulee toisen hyväksyjän olla päällikkötasoinen henkilö.

Lisäksi käyttäjien lisääjinä ja poistajina voivat olla:

• ·       konsernilaskennan päällikkö
• ·       rahoituspäällikkö
• ·       kirjanpidon lähiesihenkilö
• ·       sovellusvastaava (2 kpl).

Päätös

Päätän, että seuraavilla henkilöillä on oikeus hyväksyä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen maksuja seuraavasti:

Maksujen hyväksyjinä (ilman maksun ylärajaa) voivat olla:

• ·       talousjohtaja
• ·       konsernilaskennan päällikkö
• ·       rahoituspäällikkö
• ·       rahoitussihteeri
• ·       kirjanpitäjä (2 kpl)
• ·       pääkirjanpitäjä
• ·       kirjanpidon lähiesihenkilö
• ·       sovellusvastaava (2 kpl).

Lisäksi yli 10 000 euron manuaalimaksuissa tulee toisen hyväksyjän olla päällikkötasoinen henkilö.

Lisäksi käyttäjien lisääjinä ja poistajina voivat olla:

• ·       konsernilaskennan päällikkö
• ·       rahoituspäällikkö
• ·       kirjanpidon lähiesihenkilö
• ·       sovellusvastaava (2 kpl).