Kuvaus
Hankinnan kohteena on Laboratorionäytteiden, välinehuollon ja kappaletavaran kuljetuspalveluiden hankinta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle ajalle 1.2.2024- 31.1.2026. Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana, mikäli sopimusta ei irtisanota sopimusehtojen mukaisesti.
Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjousta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen laboratorionäytteiden ja välinehuollon vakioreiteille, vakioreittien reittimuutosten kustannuksille (pysähtymismaksu ja kilometrikorvaus) sekä erilliskuljetuspalveluille. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset kuvattiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Tilaaja ei sitoudu hankittaviin määriin.
Hankintamenettely
Hankinta oli EU kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA ilmoituskanavassa 26.11.2023 (korjausilmoitus julkaistu 12.12.2023). Tarjousten jättöpäivämäärä oli 21.12.2023.
Hankinnassa käytettiin nopeutettua menettelyä hankintayksikön perusteleman kiireen vuoksi. Hankintayksiköllä on todellinen tarve kilpailutuksen myötä syntyvälle sopimuksen kohteelle eli kuljetuspalveluille, minkä vuoksi hankinnassa käytettiin nopeutettua avointa menettelyä. Vanha sopimus on päättymässä 31.1.2024, minkä vuoksi määräaikojen noudattaminen oli hankintayksikön edellä kuvatun, asianmukaisesti perustellun, kiireen vuoksi käytännössä mahdotonta ja nopeutettu menettely oli täten perusteltu ja välttämätön.
Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 7.12.2023 klo 8:00 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin vastattiin 11.12.2023.
Tarjousten jättämisen määräaikaan, 21.12.2023 klo 17:00, mennessä saapui yhteensä viisi (5) tarjousta.
Tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat: Enset Oy, Feenix Services Oy, Helsingin KTK Oy, Jetpak Finland Oy, Posti Oy.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Referenssit
Hankintalain (1397/2016) 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84—86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Tarjouspyynnöllä esitettiin seuraava referenssivaatimus: ”Tarjoajalla on oltava hankinnan kohde, laajuus ja laatu huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavan tyyppisistä ja kokoisista kuljetuskokonaisuuksista (sisältäen ainakin vastaavanlaisia laboratorionäytekuljetuksia) viimeksi kuluneelta kolmelta (3) vuodelta tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Referenssikohteita tulee olla vähintään yksi, johon kuljetuksia on toimitettu yhtäjaksoisesti vähintään yhden (1) vuoden ajan jokaisena arkipäivänä ja/tai viikonloppuisin.”
Tarjoajien tuli vakuuttaa täyttävänsä referenssivaatimus. Tilaajalla oli tarjouspyynnön mukaisesti oikeus tarvittaessa tarkastaa referenssitiedot sekä oikeus hyväksyä tai hylätä tarjoukset referenssien perusteella.
Tarjousten tarkastamisessa todettiin referenssien osalta että, tarjoaja Helsingin KTK Oy on ilmoittanut referenssinsä erillisessä liitteessä ”Liite 6. Referenssilomake HUS”. Vapaamuotoisessa liitteessään tarjoaja on kirjannut referenssivaatimuksen väärin, sillä kuvauksessa ei ole mainittu Hankintayksikön vaatimusta siitä, että referenssin tulisi sisältää laboratorionäytteiden kuljetuksia. Tarjoaja on esittänyt kaksi referenssiä, joista molemmat sisältävät kuvauksen perusteella vain välinehuollon kuljetuksia, eivätkä referenssit näin täytä Hankintayksikön referenssivaatimusta.
Edellä mainituin perustein Hankintayksikkö hylkää Helsingin KTK Oy:n tarjouksen sillä perusteella, että referenssivaatimus ei täyty.
Muiden soveltuvuusvaatimusten osalta tarjoajat ovat tarjouksessaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Hankintayksikkö tarkastaa tarjouspyynnön mukaisesti vaatimusten täyttymisen valituilta toimittajilta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus
Hankintalain 74 §:n mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Osana tarjouspyynnön yleisiä kriteereitä tarjoajia edellytettiin liittämään tarjoukseensa ”Palveluntarjoajan kuvaus palvelusta”. Palvelukuvauksen tuli tarjouspyynnön mukaisesti sisältää kuvaus kuljetusten toteuttamisesta, kalustosta, henkilöresursseista, sijaisjärjestelyistä ja kuljettajien perehdytyksestä. Palvelukuvauksesta tulee käydä myös ilmi, miten tarjoaja järjestää korvaavan kuljetuksen välinehuollon ja laboratorionäytteiden vakiokuljetusreiteille ongelmatilanteissa (esimerkiksi: kuljettaja sairastuu, auto hajoaa).
Tarjoaja Jetpak Finland Oy on liitteessä ”Jetpak palvelunkuvaus 2023” lisännyt oman tarjouspyynnöstä poikkeavan hinnoitteluehdon: ”Ovelta ovelle -perushinta sisältää 1 kg sekä noudon ja toimituksen 25 km:n säteeltä lähimmästä lentokentästä. Lisäpainosta ja -kilometreistä seuraa lisämaksu. Katso lisätiedot hintaluettelosta” sekä poikkeavat sovellettavat yleiset sopimusehdot ”Yleinen vastuu, PSYM 2015 -ehtojen mukaisesti”. Hankintayksikkö ei ole sallinut tarjouspyynnössään vaihtoehtoisia hinnoittelu- tai yleisiä sopimusehtoja, jonka vuoksi
Edellä mainituin perustein Jetpak Finland Oy:n tarjous ei ole ollut tarjouspyynnön mukainen ja Hankintayksikkö hylkää Jetpak Finland Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena.
Muut soveltuvuusvaatimukset täyttäneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset ja otettiin mukaan tarjousvertailuun.
Tarjousvertailu
Päätöksenteon perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus valintaperusteen ollessa halvin hinta. Sopimuskumppaniksi valitaan halvimman vertailuhinnan tarjonnut tarjoaja.
Hinta oli ainoa tarjouskilpailun vertailuperuste, koska hankinnan laadulliset ominaisuudet ovat vähimmäisvaatimuksia, joita ei pisteytetä ja joiden on toteuduttava koko sopimuskauden ajan. Laatu on huomioitu tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksissa sekä palvelukuvauksessa.
Yksikkökohtaiset vertailuhinnat muodostuvat siten, että Tarjoajan antama yksikköhinta painotetaan ilmoitetulla laskennallisella volyymilla. Laskennallinen volyymi ei ole todellinen kulutusmäärä vaan vertailunhinnan laskennan tukena käytettävä arvo, joka kuvaa yksikköhinnan painoarvoa. Lopullinen vertailuhinta muodostuu yksikköhintojen painotettujen hintojen (yksikköhinta * laskennallinen volyymi) yhteenlasketusta summasta.
Vertailun lopputulos on seuraava:
1. Posti Oy
2. Enset Oy
3. Feenix Services Oy
Tarjouskilpailun voitti Posti Oy. Vertailu ilmenee liitteestä 1, Hintavertailu.
Sovelletut oikeusohjeet
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)
Hallintolaki (434/2003)
Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006)