Områdesstyrelsen, möte 08-09-2026

Beskrivning

Ärendets beredare: sektordirektör för koncerntjänster Mikko Hokkanen

HUS-sammanslutningen, Helsingfors stad samt Vanda och Kervo välfärdsområde har tillsammans införskaffat en utredning av den mest ändamålsenliga långsiktiga klient- och patientdatasystemlösningen. Utredningen behövs för att skapa sig en helhetsbild av en hurdan lösning som bäst tillgodoser varje organisations framtida behov samt vilka fördelar en eventuell gemensam system- eller tjänstelösning kan ge. Ägarorganisationerna har använt Apotti-systemet i flera år. Det tidsbundna avtalet om användningen av systemet upphör i år, varefter avtalet löper tills vidare. Detta ger en naturlig tidpunkt för utvärdering av de långsiktiga utvecklingsalternativen för systemet och deras effekter. 

I Vanda och Kervo välfärdsområde behövs utredningen på grund av en riktlinje i välfärdsområdesstrategin enligt vilken man under strategiperioden ska utvärdera det nuvarande klient- och patientdatasystemets användbarhet och kostnadseffektivitet i förhållande till de aktuella behoven samt behovet av att övergå till ett nytt system med beaktande av den tekniska utvecklingen. Vidare har man i välfärdsområdets budget för 2026 fastställt att en åtgärd för i år är att utreda fortsättningen för Apotti-systemet och eventuella alternativ för det. 

Utredningen beställdes från BearingPoint Oy och i den skulle granskas alternativ för klient- och patientdatasystemet, lösningens organisering och struktur samt de ekonomiska och juridiska ramvillkoren för dessa. Målet är att som stöd för beslutsfattandet ta fram en uppskattning av olika alternativa sätt att gå vidare med saken, deras effekter samt eventuella synergifördelar ur perspektivet för HUS-sammanslutningen, Helsingfors stad och Vanda och Kervo välfärdsområde. 

BearingPoint Oy har färdigställt utredningsarbetet och den ifrågavarande rapporten om utredningsarbetet finns bifogad. 

I utredningen identifierades flera möjliga vägar framåt, vilka sedan jämfördes utifrån det värde som skapas för patienterna, ägarna och systemets användare, kostnaderna, tidsplanen för genomförandet samt risker. I utredningen granskades följande alternativ: 

1. Man fortsätter med det nuvarande klient- och patientdatasystemet i den nuvarande verksamhetsmodellen. 

2. Man fortsätter med den nuvarande lösningen, men ägarna startar ett gemensamt effektiviserings- och utvecklingsprogram för att förbättra systemet och dess användning. 

3. En del av ägarna fortsätter med den nuvarande lösningen, en del går över till andra lösningar. 

4. Den nuvarande systemlösningen ersätts med något annat klient- och patientdatasystem som finns på marknaden. 
     

I den bifogade rapporten rekommenderas som förstahandsalternativ scenario 2, där Apotti-systemet och dess nyttjande samt Oy Apotti Ab:s verksamhet effektiviseras och optimeras och där det nuvarande gemensamma ägandet i bolaget bevaras. Även om inget av de alternativ som granskats rankades som bäst i alla bedömningskriterier, anser bedömarna att det rekommenderade alternativet erbjuder den bästa helheten med avseende på värdet som systemet genererar, kostnaderna, tiden för genomförandet och riskerna. 

Bedömarna rekommenderar att ägarna genomför ett gemensamt 1–2-årigt utvecklings- och effektiviseringsprogram där man förbättrar systemets användbarhet, utnyttjar dess egenskaper mer omfattande än i dagsläget samt stärker systemets stöd för yrkespersoners arbete, arbetsförlopp och verksamhetsstyrning. 

För effektiviseringen ska det formuleras gemensamma mål och man ska enas om vilka delområden som måste förbättras för att uppnå målen. I samband med effektiviseringen ska man bland annat skapa en stark processtyrning mellan och inom organisationerna, förenkla och standardisera användargränssnittet samt utnyttja automation och AI för att öka användarvänligheten och produktiviteten. 

Samtidigt ska Apotti Oy:s verksamhetssätt, ledning, kostnadseffektivitet och samarbete med ägarna utvecklas. Målet är att bolaget ska kunna stödja utvecklingen av systemet effektivare än i dagsläget och att systemet ska generera större nytta för användarna och ägarna. 

Avsikten är att såväl HUS-sammanslutningens sammanslutningsstyrelse som Helsingfors stadsstyrelse/social-, hälsovårds- och räddningsnämnd samt Vanda och Kervo välfärdsområdes välfärdsområdesstyrelse antecknar utredningen för kännedom vid sina sammanträden i september.  De fortsatta åtgärderna som vidtas baserat på utredningen förutsätter ett nära samarbete, långsiktig beredning och ett stegvist genomförande i ägarorganisationerna. Att bedömningen nu har färdigställts förändrar tills vidare inte den nuvarande användningen av Apotti-systemet. 

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att anteckna för kännedom utredningen av en långsiktig klient- och patientdatasystemlösning för HUS-sammanslutningen, Helsingfors stad och Vanda och Kervo välfärdsområde. 

Beslut

1. Välfärdsområdesstyrelsen antecknade utredningen för kännedom utan att ta ställning till slutsatserna i den. Välfärdsområdesstyrelsen anser att med tanke på funktionalitet och kostnadseffektivitet är också ersättning av systemet med en annan lösning i framtiden ett alternativ. 
2. Dessutom beslutade välfärdsområdesstyrelsen enhälligt att 
   1. förutsätta att det utöver utredningen utarbetas ytterligare utredningar ur Vanda och Kervo välfärdsområdes perspektiv samt en fortsatt bedömning där man bedömer förutsättningarna för att lyckas med det effektiviserings- och utvecklingsprogram som utredningen rekommenderar, hur realistiska målen i programmet är med tanke på välfärdsområdets ekonomi, serviceproduktion, socialservice och primärvård samt AI-utvecklingen och den tekniska utvecklingen samt de villkor, på vilka välfärdsområdet kan förbinda sig till ägarnas gemensamma program.  Även möjligheterna och kostnaderna för alternativa klient- och patientdatasystemlösningar bör granskas. 
   2. förutsätta att den fortsatta bedömningen lämnas till välfärdsområdesstyrelsen för behandling senast 31.3.2027 för att bereda välfärdsområdets ståndpunkt samt 
   3. förutsätta att framsteg i utvecklingen av Apotti-systemet och Oy Apotti Ab och den nytta som välfärdsområdet har av utvecklingen rapporteras till välfärdsområdesstyrelsen halvårsvis, den första gången i slutet av år 2026. 

Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.