Perustelut
Asian valmistelija: konsernipalvelujen toimialajohtaja Mikko Hokkanen
HUS-yhtymä, Helsingin kaupunki sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialue ovat yhdessä hankkineet selvityksen tarkoituksenmukaisimmasta pitkän aikavälin asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisusta. Selvityksen taustalla on tarve muodostaa kokonaiskuva siitä, millainen ratkaisu parhaiten vastaisi kunkin organisaation tulevaisuuden tarpeisiin sekä millaisia hyötyjä mahdollisesta yhteisestä järjestelmä- tai palveluratkaisusta olisi saatavissa. Apotti-järjestelmä on ollut omistajaorganisaatioiden käytössä useita vuosia. Järjestelmän käyttöä koskeva määräaikainen sopimus päättyy tänä vuonna, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Tämä tarjoaa luontevan ajankohdan arvioida järjestelmän pitkän aikavälin kehittämisvaihtoehtoja ja niiden vaikutuksia.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella selvityksen taustana on hyvinvointialuestrategian linjaus, jonka mukaan strategiakaudella arvioidaan nykyisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän käytettävyyttä ja kustannustehokkuutta suhteessa nykytarpeisiin sekä tarvetta siirtyä uuteen järjestelmään teknologian kehitys huomioiden. Edelleen hyvinvointialueen vuoden 2026 talousarviossa on määritelty tämän vuoden toimenpiteeksi selvitys Apotti-järjestelmän jatkosta ja mahdollisista vaihtoehdoista.
Selvitys tilattiin BearingPoint Oy:ltä, ja siinä tuli tarkastella asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisun vaihtoehtoja, ratkaisun organisointia ja rakennetta sekä näihin liittyviä taloudellisia ja juridisia reunaehtoja. Tavoitteena on tuottaa päätöksenteon tueksi arvio eri etenemisvaihtoehdoista, niiden vaikutuksista sekä mahdollisista synergiahyödyistä HUS-yhtymän, Helsingin kaupungin ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen näkökulmasta.
BearingPoint Oy on saanut selvitystyön valmiiksi, ja kyseinen raportti selvitystyöstä on liitteenä.
Selvityksessä tunnistettiin useita mahdollisia etenemisvaihtoehtoja, joita verrattiin asiakkaille, potilaille, omistajille ja järjestelmän käyttäjille tuotetun arvon, kustannusten, toteutusaikataulun sekä riskien näkökulmista. Selvityksessä arvioitiin seuraavia etenemisvaihtoehtoja:
- Jatketaan nykyisellä asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisulla nykyisessä toimintamallissa.
- Jatketaan nykyisellä ratkaisulla, mutta omistajat käynnistävät yhteisen tehostamisja kehittämisohjelman järjestelmän ja sen käytön parantamiseksi.
- Osa omistajista jatkaa nykyisellä ratkaisulla ja osa siirtyy muihin ratkaisuihin.
- Nykyinen järjestelmäratkaisu korvataan jollain toisella markkinoilla olevalla asiakas- ja potilastietojärjestelmällä.
Liitteenä olevassa raportissa suositellaan ensisijaiseksi etenemisvaihtoehdoksi skenaariota 2, jossa tehostetaan ja optimoidaan Apotti-järjestelmää ja sen hyödyntämistä sekä Oy Apotti Ab:n toimintaa, ja jossa säilytetään yhtiön nykyinen yhteisomistus. Vaikka mikään tarkastelluista vaihtoehdoista ei ollut paras kaikilla arviointikriteereillä, suositeltu vaihtoehto tarjoaa arvioijien mukaan parhaan kokonaisuuden järjestelmän tuottaman arvon, kustannusten, toteutusnopeuden ja riskien näkökulmasta.
Arvioijat suosittelevat omistajille yhteistä 1–2 vuoden kehittämis- ja tehostamisohjelmaa, jossa parannettaisiin järjestelmän käytettävyyttä, hyödynnettäisiin sen ominaisuuksia nykyistä laajemmin sekä vahvistettaisiin järjestelmän tukea ammattilaisten työlle, työnkuluille ja toiminnan ohjaukselle.
Tehostamiselle muodostettaisiin yhteiset tavoitteet ja päämäärät sekä ymmärrys siitä, mitä osa-alueita on parannettava tavoitteiden saavuttamiseksi. Tehostamisen yhteydessä muun muassa luotaisiin vahva prosessiohjaus organisaatioiden välille ja sisälle, yksinkertaistettaisiin ja standardoitaisiin käyttöliittymä sekä hyödynnettäisiin automaatiota ja tekoälyä käyttäjäystävällisyyden ja tuottavuuden lisäämiseksi.
Samalla kehitettäisiin Apotti Oy:n toimintatapoja, johtamista, kustannustehokkuutta ja yhteistyötä omistajien kanssa. Tavoitteena on, että yhtiö pystyy tukemaan järjestelmän kehittämistä nykyistä tehokkaammin ja että järjestelmästä saadaan enemmän hyötyä käyttäjille ja omistajille.
Tarkoituksena on, että sekä HUS-yhtymän yhtymähallitus, Helsingin kaupunginhallitus / Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen aluehallitus merkitsevät selvityksen tiedoksi syyskuun kokouksissaan. Arvioinnin pohjalta tehtävät jatkotoimet edellyttävät omistajaorganisaatioilta tiivistä yhteistyötä, pitkäjänteistä valmistelua ja vaiheittaista toteutusta. Arvioinnin valmistuminen ei toistaiseksi muuta Apotti-järjestelmän nykyistä käyttöä.
Päätösehdotus
Aluehallitus päättää merkitä tiedoksi selvityksen pitkän aikavälin asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisusta HUS-yhtymälle, Helsingin kaupungille ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle.