Perustelut
Asian valmistelija: Hankintapäällikkö Marianne Punkki
Hankinnan valmistelun taustaa
Vantaan kaupungin hankintapalvelut järjesti tarjouskilpailun suun terveydenhuollon instrumenttien, pienlaitteiden ja aputuolien (työtuolien) hankinnasta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle aluehallitukselta saamallaan valtuutuksella (14.9.2022 § 173). Vantaan kaupungin hankintapalvelut vastasi tarjouskilpailun käytännön järjestelyistä ja tarjousten vastaanottamisesta. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue vastaa hankintapäätöksen ja sopimuksien tekemisestä.
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena ovat Suun terveydenhuollon instrumentit, pienlaitteet ja aputuolit.
Hankinta oli jaettu kolmeen (3) osa-alueeseen, joiden sisällä osatarjoukset olivat mahdollisia positiokohtaisesti:
Osa-alue 1 / Instrumentit, positiot 101000–166011
Osa-alue 2 / Pienlaitteet, positiot 171000–232209
Osa-alue 3 / Aputuolit (työtuolit), positiot 240000–25000
Jokaisessa osa-alueessa valitaan positiokohtaisesti yksi (1) hinnaltaan halvin tuote. Poikkeuksena valittiin useampi tuote niissä positioissa, joissa positiokohtaisesti tarjouspyynnössä on mainittu valittavan esimerkiksi useampi koko tai malli.
Hankintamenettely
Hankinta oli EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailu käynnistettiin 22.6.2022 julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanava Hilmassa julkaistulla hankintailmoituksella. Tarjousten jättämisen määräaika oli 7.11.2022 klo 12:00.
Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittavat tavarat sekä tarjoajille ja eri tavaroille asetettavat vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.
Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 17.10.2022 klo 10:00 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin vastattiin 27.10.2022.
Tarjousten jättämisen määräaikaan, 7.11.2022 klo 12:00, mennessä saapui yhteensä yhdeksän (9) tarjousta. Tarjouksen jättivät seuraavat toimittajat: Ergotekniikka Tuolitalo Oy, Flinno Oy, Implantona Oy, Hammasvälinen Oy, JH Hammastuote Oy, Merident Oy, Ortomat Herpola Oy, Plandent Oy ja Unident Oy.
Vertailutaulukosta (Liite 1) käy ilmi saapuneet tarjoukset osa-alueittain positiokohtaisesti.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin hankintailmoituksen ESPD-lomakkeessa. Kaikki saapuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset ja hyväksyttiin mukaan tarjousvertailuun.
Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos
Päätöksenteon perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus valintaperusteen ollessa halvin hinta (alv 0 %) edellyttäen, että tuotteet ovat käyttötarkoitukseltaan ja laadultaan tarjouspyynnön mukaisia. Tarjotuissa tuotteissa tulee olla huomioituna potilas- ja työturvallisuus.
Tarjousten tuotekohtaiset tarkastukset tehtiin tarjoajien tarjoukseensa liittämien tuote-esitelinkkien perusteella, jonka vuoksi toimiva tuote-esitelinkki tuli olla merkitty jokaisen tarjotun tuotteen kohdalle. Jos tuotteelle ei ollut tuotelinkkiä, tuli tarjoajan liittää tarjouksensa liitteeksi tuote-esite. Liitteessä tuli selkeästi mainita, mitä osa-aluetta ja positiota tuote-esite koskee. Mikäli tarjoaja ei liittänyt tuote-esitelinkkiä tai tuote-esiteliitettä tarjouksensa liitteeksi, kyseinen tuote hylätään. Tarjoajan tuli merkitä hintalomakkeeseen tuotekohtaisesti, millä laatujärjestelmällä valmistaja on laatusertifioitu tai, jos kyseessä olevaa sertifikaattia ei ole. Sertifioimatonta tuotetta ei valittu, jos samaan positioon oli tarjottu laatusertifioidun valmistajan tuote. Lisäksi tarjoajan tuli merkitä "OK"-merkintä, jos tuote on autoklavoitavissa 134 asteessa ja pestävissä desinfioivassa pesussa 90 asteessa. Ilman OK-merkintää olevia tuotteita valittiin vain, jos OK-merkittyjä tuotteita ei tarjottu kyseessä olevaan positioon.
Tarjouspyynnössä oli määritelty että, tarjoajan tulee varautua toimittamaan tuotenäyte uusista instrumenteista, jotka eivät ole olleet aikaisemmin tilaajan käytössä ja, että mahdolliset tuotenäytteet pyydetään tarjousten jättämisen jälkeen, ennen päätöksen tekoa.
Tuotenäytteitä pyydettiin toimittamaan seuraavilta Tarjoajilta: Hammasväline Oy, Implantona Oy, JH Hammastuote Oy, Ortomat Herpola Oy, Plandent Oy ja Unident Oy, jotta voitiin arvioida, vastaako tuote tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia. Pyydetyt tuotenäytteet on merkitty vertailutaulukkoon (Liite 1), tuoterivin alussa punaisella fontilla tekstillä "pyydetty näytekappale".
Hammasväline Oy:n, JH Hammastuote Oy:n, Plandent Oy:n ja Unident Oy:n osalta näytekappaleiden tarkastamisen jälkeen todettiin, että osa tuotteista ei täyttänyt tarjouspyynnössä esitettyjä vähimmäisvaatimuksia, jonka vuoksi kyseessä olevat tuotteet hylätään tarjouspyyntöä vastaamattomina. Tarkemmat hylkäysperusteet on tuotu esille liitteenä olevassa vertailutaulukossa (Liite 1).
Tarjousten tarkastamisessa todettiin, että osa-alueen 1 osalta tarjoajien Hammasvälinne Oy:n, JH Hammastuote Oy:n, Ortomat Herpola Oy:n, Plandent Oy:n ja Unident Oy:n, osa-alueen 2 osalta tarjoajien JH Hammastuote Oy:n, Plandent Oy:n ja Unident Oy:n sekä osa-alueen 3 osalta tarjoajan Ergotekniikka Tuolitalo Oy:n osa tarjotuista tuotteista ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia, jonka vuoksi kyseessä olevat tuotteet hylätään tarjouspyynnön vähimmäisvaatimusten vastaisena. Hylätyt tuotteet on merkitty vertailutaulukkoon punaisella fontilla ja tarkemmat perustelut tuotteen hylkäämiselle on myös avattu vertailutaulukossa kyseessä olevien tuotteiden kohdalla.
Hankintalain (1397/2016) 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran ja palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että hankintayksikön on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hylättävä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset, ja että tarjoaja vastaa tarjouksensa sisällöstä. Tarjouksia arvioidaan ainoastaan niistä ilmenevien tietojen perusteella.
Osa-alueessa 2 Pienlaitteet ei valittu varaosia, jollei tarjoaja ollut tarjonnut pyydettyä laitetta, johon varaosan tuli soveltua tai, jos varaosalle ei ollut muuta käyttötarkoitusta. Valitsematta jääneet tuotteet on merkitty vertailutaulukossa tuoterivin alussa. Mikäli tarjoaja oli tarjonnut samaa tuotetta useaan eri positioon, tuote tuli tarjouspyynnön mukaisesti valituksi vain yhteen positioon, tuotekohtaisten valintakriteerien mukaisesti. Vertailutaulukossa on tuotu esille, mikäli tarjoaja on tarjonnut tuotetta useaan eri positioon ja se, mihin positioon tuote tuli valituksi. Samaa tuotetta oli tarjottu positioihin 102100 ja 102101, 102300 ja 102301, 113301 ja 113302 sekä 154001 ja 154003.
Tarjouspyyntöä tarkennettiin tarjouspyynnön aikana siten, että osa-alueessa 1 tarjoaja voi tarjota myös muita kokoja, kuin mitä tarjouspyynnössä on edellytetty instrumentit ja kirurgia positioihin, mutta ensisijaisesti valitaan tarjouspyynnön mukaiset tuotteet. Niiden positioiden osalta, joissa tarjoaja on tarjonnut muuta kokoa kuin pyydettyä, on merkitty positiokohteisesti vertailutaulukkoon.
Sopimus
Valittujen toimittajien kanssa tehdään sopimukset ajalle 1.7.2023 – 30.6.2025 + (optiot 1 + 1 v).
Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetta ja Toimittajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.
Toimivalta
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 42 §:n mukaan aluehallitus päättää yli 1 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Asiasta päättäminen kuuluu em. määräyksen nojalla aluehallituksen toimivaltaan.