Områdesfullmäktige, möte 23-10-2023

Protokollet är granskat

§ 110 Åtgärdsutredning på basis av observationer och iakttagelser i välfärdsområdets revisionsnämnds utvärderingsberättelse för 2022

VAKEDno-2023-1879

Tidigare behandling

Tarkastuslautakunta, 17-05-2023

Beredare

Aleksi Paananen, Tarkastuspäällikkö, aleksi.paananen@vakehyva.fi

Beskrivning

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallitus on kokouksessaan 28.3.2023 §80 hyväksynyt tilinpäätöksen ja saattanut sen tilintarkastajan tarkastettavaksi ja tarkastuslautakunnan käsittelyyn. Tilinpäätös ja arviointikertomus käsitellään kesäkuun aluevaltuuston kokouksessa 12.6.2023. Hyvinvointialuelain 125§ mukaisesti tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa aluevaltuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Lautakunta voi antaa aluevaltuustolle muitakin tarpeellisina pitämiään selvityksiä arvioinnin tuloksista. Aluehallitus antaa aluevaltuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta.

Tarkastuslautakunnan arviointi perustui arviointikokouksissa saatuihin selostuksiin, talousarvio- ja tilinpäätösmateriaaliin sekä muihin arvioinnin kannalta tärkeäksi katsottuihin asiakirjoihin. Tarkastuslautakunta valmisteli arviointikertomusta kokouksissaan 5.4.2023 §30 ja 19.4.2023 §36.

Beslutsförslag

Föredragande

Aleksi Paananen, Tarkastuspäällikkö, aleksi.paananen@vakehyva.fi

Tarkastuslautakunta päättää:

1. hyväksyä arviointikertomuksen ja

2. esittää aluevaltuustolle, että aluevaltuusto merkitsee arviointikertomuksen vuodelta 2022 tiedoksi ja lähettää sen edelleen aluehallitukselle hyvinvointialuelain 125 §:n mukaista lausuntoa varten niistä toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta.

Beslut

Tarkastuslautakunta päätti yksimielisesti:

1. hyväksyä arviointikertomuksen ja

2. esittää aluevaltuustolle, että aluevaltuusto merkitsee arviointikertomuksen vuodelta 2022 tiedoksi ja lähettää sen edelleen aluehallitukselle hyvinvointialuelain 125 §:n mukaista lausuntoa varten niistä toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta.

 

Lisätietoja päätöksestä antaa tarkastuspäällikkö Aleksi Paananen, aleksi.paananen@vakehyva.fi.

Områdesfullmäktige, 12-06-2023

Beslutsförslag

Tarkastuslautakunta esittää aluevaltuustolle,​ että aluevaltuusto merkitsee arviointikertomuksen vuodelta 2022 tiedoksi ja lähettää sen edelleen aluehallitukselle hyvinvointialuelain 125 §:n mukaista lausuntoa varten niistä toimenpiteistä,​ joihin arviointikertomus antaa aihetta.

Beslut

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti keskustelun jälkeen.

Lisätietoja päätöksestä antaa hyvinvointialuejohtaja Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.

Möte hantering

Aluevaltuutettu Kimmo Kiljunen saapui kokoukseen asian käsittelyn aikana klo 18.27. Hänen tilallaan ollut Nina Korventaival siirtyi kokouksessa varavaltuutetusta aluehallituksen jäsenen rooliin.

Områdesstyrelsen, 10-10-2023

Beskrivning

Asian valmistelija: vt. hallintojohtaja Riikka Liljeroos 

Aluevaltuusto on kokouksessaan 12.6.2023 § 64 päättänyt merkitä arviointikertomuksen vuodelta 2022 tiedoksi ja lähettää sen edelleen aluehallitukselle hyvinvointialuelain 125 §:n mukaista lausuntoa varten niistä toimenpiteistä,​ joihin arviointikertomus antaa aihetta.

Tarkastuslautakunta on arviointikertomuksen lopussa (s. 16) yhteenvedossa vuoden 2022 arviointihavainnoista tehnyt seuraavat arviointihavainnot:

  1. Tarkastuslautakunnan havainnon mukaan talousseurannan järjestelmät valmistuivat viiveellä ja edelleen osa järjestelmistä on ottamatta käyttöön. Järjestelmäpuutokset näkyvät mm. palvelualuekohtaisen budjetoinnin haasteina ja talousseurannan vaikeutena. ​​​​Tarkastuslautakunta kysyy: Miten varmistetaan toimielinkohtaisen budjetoinnin toteutuminen ja seuranta?
     
  2. Hyvinvointialuevalmistelussa tunnistettiin henkilöstön siirron osalta tehtäväkohtaisia palkkaeroja eri yksiköiden samaa työtä tekevien työntekijöiden välillä. Palkkaharmonisoinnista annettiin vuonna 2022 tarkastuslautakunnalle alustavia arvioita aikataulusta ja suuruusluokista. Tarkastuslautakunta kysyy: Mitkä työntekijäryhmät ovat palkkaharmonisaation piirissä, mikä on priorisointijärjestys ja paljonko palkkarahoja arvioidaan tarvittavan palkkaharmonisointiin?
     
  3. Tarkastuslautakunnan havainnon mukaan tilinpäätöksessä ei eritelty ICT-muutoskustannusten osuutta valmistelurahoituksessa. Vuonna 2022 ICT-rahoitusta jouduttiin arvioimaan uudelleen, mutta talousarviomuutoksia ICTmuutoskustannuksista ei kuitenkaan tehty. Tarkastuslautakunta kysyy: Mikä on ICT-muutoskustannusten kokonaissumma, jolla hyvinvointialueen kaikki kriittiset järjestelmät on saatu valmiiksi ja arvio tulevasta ICT– käyttökustannustasosta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella? Mitä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella jäi ICT-palvelujen osalta vielä tekemättä?
     
  4. Tilinpäätöksen mukaan henkilöstövaje on laajentunut useimpiin sosiaali- ja terveyspalvelujen ammattiryhmiin ja pelastajiin. Väestön palvelutarpeiden kasvu, koronan aiheuttama palveluvelka sekä lainsäädännön mitoitusta koskevat muutokset vaikeuttavat tilannetta entisestään. Positiivinen työnantajamielikuva, hyvät henkilöstöedut ja mahdollisuus työelämän joustoihin ovat keskeisiä tekijöitä kilpailtaessa osaavan työvoiman niukoista resursseista. Tarkastuslautakunta kysyy: Miten osaava työvoima saadaan houkuteltua Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle ja jäämään, kun kilpailu osaavasta työvoimasta kiristyy?
     
  5. Toimiva viestintä on ollut keskeisessä roolissa hyvinvointialueen valmistelun ja järjestämisvastuun siirron onnistumisessa. Viestinnällä on myös tärkeä merkitys hyvinvointialueen palvelujen saavutettavuudessa ja asiakasohjauksessa. Tarkastuslautakunta kysyy: Miten palvelujen saatavuus varmistetaan niiden henkilöiden osalta jotka eivät ole digipalvelujen piirissä? Miten kielivähemmistöjen viestintä ja viestinnän saatavuus turvataan?
     
  6. Hyvinvointialuelain 22 § mukaan aluevaltuusto päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ja 51§ mukaan aluehallituksen tulee järjestää hyvinvointialueen riippumaton sisäinen tarkastus. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisvastuusta on kuitenkin säädetty hallintosäännössä. Tarkastuslautakunnan havainnon mukaan työ sisäisen tarkastuksen järjestämisestä on edelleen kesken. Tarkastuslautakunta kysyy: Koska sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet tuodaan valtuuston päätöksentekoon ja miten sisäinen tarkastus tullaan järjestämään hyvinvointialueella?

 

Hyvinvointialueesta annetun lain 125 §:n mukaan aluehallitus antaa aluevaltuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta.

Oheismateriaali:
Hyvinvointialueen tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2022

Beslutsförslag

Aluehallitus esittää aluevaltuustolle,​ että aluevaltuusto päättää merkitä tiedoksi seuraavan selvityksen toimenpiteistä,​ joihin aluehallitus on ryhtynyt/ryhtyy hyvinvointialueen tarkastuslautakunnan vuoden 2022 arviointikertomuksessa esitettyjen havaintojen ja huomioiden pohjalta:

1. Miten varmistetaan toimielinkohtaisen budjetoinnin toteutuminen ja seuranta? Vastaus: ​​​​
Hyvinvointialueen talouden budjetointi- ja raportointijärjestelmät ovat kehittyneet merkittävästi kuluvan vuoden aikana. Nykyinen budjetointijärjestelmä mahdollistaa myös toimielinkohtaisen budjetoinnin. Tämä on huomioitu v. 2024 talousarviovalmistelussa ja kaikkien toimielimien tarpeisiin varataan riittävä määräraha.   

Talouden seurannan tarpeita kartoitetaan. 
 

2. Mitkä työntekijäryhmät ovat palkkaharmonisaation piirissä, mikä on priorisointijärjestys ja paljonko palkkarahoja arvioidaan tarvittavan palkkaharmonisointiin? Vastaus:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella käydään läpi kaikki työntekijäryhmät. Palkat pitää yhteensovittaa aivan kauttaaltaan.
Palkkojen yhteensovitus (harmonisointi) on jo aloitettu 1.6.2023 toteutuneiden sopimuskorotusten kohdentamisella. Yhteensovitusta tehtiin monissa eri henkilöstöryhmissä. Prioriteettijärjestyksen osalta suurimmat palkanerot ja henkilöstön saatavuustilanne olivat ratkaisevia. Seuraavia henkilöstöryhmiä priorisoidaan parhaillaan, kun käydään läpi nimike nimikkeeltä ja tehtäväkuvittain, mikä on yhteensovitustarve. Harmonisointitarpeeksi on arvioitu 10 milj. euroa siinä vaiheessa, kun arvio tehtiin nimikkeittäin. Lopullinen summa selviää, kun on selvitetty henkilöstön todelliset tehtäväkuvat ja palkat, mutta lopullinen summa ei suuresti poikenne alkuperäisestä arviosta. 
 

3. Mikä on ICT-muutoskustannusten kokonaissumma, jolla hyvinvointialueen kaikki kriittiset järjestelmät on saatu valmiiksi ja arvio tulevasta ICT– käyttökustannustasosta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella? Mitä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella jäi ICT-palvelujen osalta vielä tekemättä? Vastaus:

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue haki loppuvuonna 2021 rahoitusta hyvinvointialueiden perustamisen ja sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisen uudistuksen yhteydessä toteutettavan tiedonhallinnan, tietohallinnon ja tietojärjestelmien muutoksen valmisteluun, suunnitteluun ja toteutukseen yhteensä 44 917 000 euroa. Sosiaali- ja terveysministeriö myönsi ICT-valmisteluun määrärahoja seuraavasti: 

  • määräraha 1 000 000,00 euroa, 1.12.2021, momentti 28.70.05 (STM), päätösnro VN/27028/2021. ICT-muutosrahoitus / esivalmistelu. Vuodelta 2021 käyttämättä jäänyt rahoitus 752 108,50 euroa siirtyi käytettäväksi v. 2022
  • määräraha 7 723 099,92 euroa, 22.4.2022, momentti 28.70.05 (STM), päätösnro VN/27027/2021. ICT-muutosrahoitus / ennakko
  • määräraha 7 500 000,00 euroa, 30.8.2022, momentti 28.70.05 (STM), päätösnro VN/16809/2022. ICT-muutosrahoitus / Hallitusken esitys eduskunnalle vuoden 2022 toiseksi lisätalousarvioksi (HE 81/2022)​​

 


Kokonaisuudessaan ICT-valmisteluun käytettävää määrärahaa oli vuonna 2022 yhteensä 15 470 991,42 euroa. Vuonna 2022 käyttämättä jääneet määrärahat siirtyivät käytettäviksi vuodelle 2023. 

ICT-valmisteluhanke päätettiin virallisesti 30.6.2023. Hankkeesta jäi toteutettavaksi osittain VAKE-toimipisteverkkojen rakentaminen joihinkin kiinteistöihin sekä Vantaan ja Keravan verkkojen irtikytkeminen ja purkaminen. Nämä toteutetaan erillisprojektein alkuvuoteen 2024 mennessä.  


4. Miten osaava työvoima saadaan houkuteltua Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle ja jäämään, kun kilpailu osaavasta työvoimasta kiristyy? Vastaus: 

Palkkataso Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on alempi kuin lähialueiden sote-toimijoilla. Siksi kriittisiin tehtäviin on jo suunnattu erityisiä palkanlisiä eli ns. sitoutumispalkkio. Henkilökohtaisen palkanlisän arviointia pilotoidaan, ja se otetaan käyttöön koko hyvinvointialueella ensi vuoden alussa. Palkan lisäksi merkitystä on mielekkäillä työtehtävillä, hyvällä johtamisella, mahdollisuudella vaikuttaa työhön ja työaikaan. Johtamista kehitetään systemaattisesti eli johtamisen tavoitetila on toimintakulttuurina määritelty, ja sen toteutumista seuraamme kyselyillä. Esihenkilöt ovat velvoitettuja käymään kyselyjen tulokset läpi henkilöstönsä kanssa. Johtoryhmävalmennukset tukevat johtamisen kehittymistä ja esihenkilövalmennukset ovat alkamassa. 

Hyvinvointialueella panostetaan myös ammattimaiseen ja huolellisesti kohdennettuun rekrytointimarkkinointiin ja -kampanjointiin. Samalla rakennetaan systemaattisesti työnantajamielikuvaa. Lähtökohtana on todellinen arki ja henkilöstön kokemukset: esimerkiksi työntekijätarinat sekä työtyytyväisyysmittausten tulosten, palkkaratkaisujen ja henkilöstöetujen nostaminen esiin rekrytointimarkkinoinnissa. 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella sujuva päivittäinen työskentely ja hyvä henkilöstökokemus mahdollistetaan helppokäyttöisillä digityökaluilla. Tietohallinto kehittää työntekijöiden digityökaluja ja ICT-palveluita niin, että ne tukevat työntekoa ja mahdollistavat keskittymisen varsinaisen palvelutehtävän suorittamiseen. Käyttäjää helpottavat ohjeet kerätään yhteen, ja niiden sisältöön ja ymmärrettävyyteen kiinnitetään huomiota. 


5. Miten palvelujen saatavuus varmistetaan niiden henkilöiden osalta jotka eivät ole digipalvelujen piirissä? Miten kielivähemmistöjen viestintä ja viestinnän saatavuus turvataan? Vastaus:

Digipalvelut ovat Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella yksi mahdollinen tapa palvelujen toteuttamiseksi. Puhelimitse tai paikan päällä tapahtuvan asioinnin lisäksi hyvinvointialueella on mahdollisuus joissakin palveluissa myös digitaaliseen palveluun, mutta digitaalisuus ei koskaan ole ainoa tapa saada palvelua. Tarvittavien palvelujen saanti turvataan aina asiakaskohtaisesti, eli mikäli asiakas ei ole digipalvelujen piirissä, on asiakkaalla aina mahdollisuus myös henkilökohtaiseen kontaktiin joko puhelimitse tai paikan päälle tulemalla.  

Digitaaliset palvelut on havaittu hyväksi ja myös asiakkaiden osalta pidetyksi keinoksi joustavaan ja aikatauluttomaan asioiden hoitoon. Siksi hyvinvointialueella on alettu opettamaan ja ohjaamaan sote-palveluihin liittyviä digitaitoja matalalla kynnyksellä kaikille asiasta kiinnostuneille hyvinvointialueen asukkaille. Yleensä terveysasemien yhteydessä toimivat digiklinikat ovat olleet varsin suosittuja etenkin ikääntyneen väestön parissa. 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen viestintä ei ole pelkästään verkkoviestinnän varassa. Palveluista kerrotaan myös esimerkiksi paikallislehdessä (sekä ostettu että ns. ansaittu näkyvyys), esitteissä, infotauluissa ja toimipisteissä jaettavissa tiedotteissa.   

Tietohallinto tukee hyvinvointialueen verkkosivujen kehittämistä osana Digikehittämisen tiekarttaa. Verkkosivut on rakennettu saavutettavuusvaatimusten mukaisesti, ja saavutettavuus huomioidaan yhä enemmän myös sosiaalisen median päivityksissä (mm. alt-tekstit). Viestinnässä on yksi henkilö, jonka vastuulla on edistää saavutettavuusvaatimusten mukaista viestintää ja kouluttaa viestinnän henkilöstöä saavutettavuusvaatimusten noudattamiseen. Ensi vuodesta alkaen on tarkoituksena kouluttaa myös lukuisia muita hyvinvointialueen työntekijöitä, jotka ylläpitävät erilaisia some-kanavia asiakkaille.  

Monikielisen viestinnän linjaukset valmistuvat vuoden 2023 aikana. Ruotsin kielelle käännetään lähtökohtaisesti keskeisin asiakasviestintä (mm. verkkosivut, ohjeet, esitteet, uutiset). Englannin kielelle käännetään näistä tärkeimmät - tarkoituksena on esimerkiksi saada verkkosivusto käännettyä englanniksi loppuvuoden 2023 aikana. Tulevaisuudessa pyritään saamaan muuta kuin suomea ja ruotsia puhuvalle väestölle erityisesti turvallisuuteen ja terveyteen suoraan vaikuttava informaatio heidän omalla kielellään. 

Selkokieli on Vantaan ja Keravan alueella erityisen tärkeää, koska hyvinvointialueellamme on runsaasti muuta kuin suomen kieltä äidinkielenään puhuvia. Selkokieltä tarvitsee kaikkineen enemmän kuin joka kymmenes, joten kyse on merkittävästä määrästä asiakkaita. Selkokielen lisääminen yhdeksi hyvinvointialueen kieleksi on suunnitteilla, mutta tämän käyttöönotto kestää. Yhteistyötä tehdään kuitenkin jo nyt Selkovantaalainen-lehden kanssa. Samoja sisältöjä hyödynnetään myös muissa kanavissa. 
 

6. Koska sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet tuodaan valtuuston päätöksentekoon ja miten sisäinen tarkastus tullaan järjestämään hyvinvointialueella? Vastaus: 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet on aiemmin sisällytetty osaksi hyvinvointialueen hallintosääntöä, jonka aluevaltuusto on hyväksynyt ensimmäisen kerran ensimmäisessä kokouksessaan 8.3.2022 § 4, ja jota on päivitetty useita kertoja vuosien 2022–2023 aikana. Tarkastuslautakunnan huomion perusteella hyvinvointialueen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet on koottu vielä omaan dokumenttiinsa, joka täydentää hallintosäännön kirjauksia ja kokoaa yhteen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Aluevaltuusto on kokouksessaan 11.9.2023 § 92 hyväksynyt asiakirjan. 

Tämän jälkeen tarkoituksena on, että aluehallitukselle valmistellaan syksyn 2023 aikana tarkemmat sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet ja menettelytavat, joiden hyväksyminen kuuluu hallintosäännön 93 §:n nojalla aluehallituksen toimivaltaan. 

Sisäinen tarkastus voidaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan järjestää joko omana toimintana, yhteistyössä muiden hyvinvointialueiden kanssa tai sitä voidaan hankkia ulkopuolisilta palveluntuottajilta. Hyvinvointialueen sisäisen tarkastuksen tarjouspyyntö vuosille 2023–2024 on parhaillaan valmistelussa eli palvelu hankitaan ulkopuoliselta palveluntuottajalta. Aluehallitus hyväksyy hyvinvointialuejohtajan esityksestä sisäisen tarkastuksen suunnitelman. Tavoitteena on toteuttaa noin neljä sisäistä tarkastusta eri kohteisiin ennen vuoden 2024 loppua. 

Beslut

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti keskustelun jälkeen.

Lisätietoa päätöksestä antaa hyvinvointialuejohtaja Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.

Beskrivning

§ 110 Åtgärdsutredning på basis av observationer och iakttagelser i välfärdsområdets revisionsnämnds utvärderingsberättelse för 2022

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen föreslår för välfärdsområdesfullmäktige att fullmäktige beslutar att anteckna för kännedom följande utlåtande om åtgärder som välfärdsområdesstyrelsen har vidtagit/vidtar på basis av revisionsnämndens utvärderingsberättelse för 2022:

1. Hur säkrar man att budgeteringen genomförs och följs upp i respektive organ? 

Svar: Välfärdsområdets budgeterings- och rapporteringssystem har utvecklats märkbart under det senaste året. Det nuvarande budgeteringssystemet möjliggör också separat budgetering för varje organ. Detta har beaktas i budgetberedningen för 2024 och man har reserverat tillräckligt anslag för alla organs behov.   

Behoven för uppföljning av ekonomin kartläggs. 
 

2. Vilka arbetstagargrupper omfattas av löneharmoniseringen, vad är prioriteringen och hur mycket lönepengar beräknar man att behövs för att löner kan harmoniseras?

Svar: I Vanda och Kervo välfärdsområde går vi igenom alla arbetstagargrupper. Lönerna måste samordnas genomgående.
Samordning av lönerna (harmonisering) har redan inletts genom att allokera de kontrakthöjningar som genomfördes 1.6.2023. Samordningen gjordes i många olika personalgrupper. För prioritetsordningen var de största löneskillnaderna och tillgången till personal avgörande. Följande personalgrupper prioriteras för närvarande, då man går igenom behovet av samordning enligt beteckningar och uppgiftsbeskrivningar. Behovet av harmonisering har uppskattats till 10 miljoner euro i det skedet då uppskattningen gjordes enligt beteckning. Den slutliga summan klarnar när man har utrett personalens verkliga uppgiftsbeskrivningar och löner, men det slutliga summan avviker inte mycket från den ursprungliga uppskattningen. 
 

3. Vad är den totala summan av IKT-förändringskostnader med vilka alla välfärdsområdets kritiska system har färdigställts och bedömningen av nivån av IKT-användningskostnader i Vanda och Kervo välfärdsområde? Vad förblir ännu ogjord vad gäller Vanda och Kervo välfärdsområdes IKT-tjänster?

Svar: Vanda och Kervo välfärdsområde ansökte i slutet av 2021 om finansiering på sammanlagt 44 917 000 euro för beredningen, planeringen och genomförandet av den förändring av informationshantering,  informationsförvaltning och datasystem som genomförs i samband med inrättandet av välfärdsområden och reformen av ordnandet av social- och hälsovården och räddningsväsendet. Social- och hälsovårdsministeriet beviljade anslag för IKT-beredning enligt följande: 

  • Anslag 1 000 000,00 euro, 1.12.2021 mom.28.70.05 (SHM), beslut nr VN/27028/2021. IKT-förändringsfinansiering / förberedning Den outnyttjade finansieringen på 752 108,50 euro från 2021 överfördes till 2022.
  • anslag 7 723 099,92 euro, 22.4.2022 mom.28.70.05 (SHM), beslut nr VN/27027/2021. IKT-förändringsfinansiering / förskott
  • anslag 7 500 000,00 euro, 30.8.2022 mom.28.70.05 (SHM), beslut nr VN/16809/2022. IKT-förändringsfinansiering / regeringens proposition till riksdagen om en andra tilläggsbudget för 2022 (RP 81/2022)


Det tillbudsstående anslaget för IKT-beredning var 2022 i sin helhet sammanlagt 15 470 991,42 euro. Det outnyttjade anslaget för 2022 överfördes till 2023. 

IKT-beredningsprojektet avslutades officiellt 30.6.2023. I projektet blev byggandet av VAKEs nätverk av verksamhetsställen på hälft i en del fastigheter. Urkoppling och demontering av nätverken i Vanda och Kervo genomfördes inte heller. Dessa genomförs som separata projekt senast i början av 2024.  


4. Hur kan vi locka kompetent arbetskraft till Vanda och Kervo välfärdsområde och få dem att stanna här, när konkurrensen om kompetent arbetskraft intensifieras?

Svar: Lönenivån i Vanda och Kervo välfärdsområde är lägre än hos aktörer inom social-och hälsovård i närområdena. Därför har vi redan riktat särskilda lönetillägg, s.k. engagemangstillägg, till kritiska uppgifter. Vi testar utvärdering av individuellt lönetillägg, och det tas i bruk i hela välfärdsområdet i början av nästa år. Förutom lönen är det viktigt att ha meningsfulla arbetsuppgifter, gott ledarskap, möjlighet att påverka arbetet och arbetstiden. Ledaskapet utvecklas systematiskt dvs. ledarskapets måltillstånd är fastställd som verksamhetskultur och vi följer dess genomförande med enkäter. Cheferna är skyldiga att gå igenom enkätens resultat med sin personal. Ledningsgruppsträning stöder ledningens utveckling och vi kommer att börja med chefsträning. 

I välfärdsområdet satsar vi också på professionell och noga riktad rekryteringsmarknadsföring och rekryteringskampanjer. Samtidigt bygger vi systematiskt upp arbetsgivarprofilen. Utgångspunkten är den verkliga vardagen och personalens erfarenheter: till exempel de anställdas berättelser och resultaten av mätningarna för tillfredsställelse i arbetet, löneuppgörelser och att lyfta fram personalförmåner i rekryteringsmarknadsföringen. 

Det smidiga dagliga arbetet och en god personalupplevelse vid Vanda och Kervo välfärdsområde möjliggörs med digitala verktyg som är lätta att använda. Data-administrationen utvecklar de anställdas digitala verktyg och IKT-tjänster så att de stöder arbetet och gör det möjligt för de anställda att koncentrera sig på att utföra den egentliga serviceuppgiften. De anvisningar som underlättar arbetet för användaren samlas in och man fäster uppmärksamhet vid deras innehåll och begriplighet. 


5. Hur säkrar man tillgången till tjänster för de personer som inte omfattas av digitala tjänster? Hut tryggar man kommunikation och tillgången till kommunikation för de språkliga minoriteterna?

Svar: Digitjänsterna är ett möjligt sätt för Vanda och Kervo välfärdsområde att tillhandahålla tjänster. Förutom att sköta ärenden per telefon eller på plats finns det möjlighet till digitala tjänster i en del ärenden i välfärdsområdet, men det finns alltid även andra sätt att få service på än endast digitalt. Vi tryggar alltid den service som behövs kundspecifikt, dvs. ifall kunden inte har tillgång till digitala tjänster har kunden alltid också möjligheten att få personlig kontakt antingen per telefon eller på plats.  

Vi har upplevt fördelar med digitala tjänster och också kunderna uppskattar att sköta ärenden smidigt och när det passar dem. Därför har vi inom välfärdsområdet med låg tröskel börjat undervisa och handleda digitala färdigheter i anslutning till social- och hälsovårdstjänsterna för alla intresserade invånare i välfärdsområdet. I allmänhet har digiklinikerna i samband med hälsostationerna varit väldigt populära speciellt bland den äldre befolkningen. 

Kommunikationen inom Vanda och Kervo välfärdsområde är inte endast beroende av kommunikationen på nätet. Vi berättar också om tjänster till exempel i lokaltidningarna (både köpt och s.k. förtjänad synlighet), i broschyrer, på infotavlor och i faktablad som delas ut på våra verksamhetsställen.   

Data-administrationen stöder utvecklingen av välfärdsområdets webbsidor som en del av färdplanen för den digitala utvecklingen. Webbsidorna är uppbyggda enligt kraven på tillgänglighet och tillgängligheten beaktas alltmer även i uppdateringarna i sociala medier (bl.a. alt-texter). Inom kommunikationen finns en person som ansvar för att främja kommunikation enligt kraven på tillgänglighet och att utbilda personalen inom kommunikation att följa kraven på tillgänglighet. Från och med följande år är avsikten att utbilda även flera andra välfärdsområdets arbetstagare, som upprätthåller olika sociala mediekanaler för kunderna.  

Riktlinjerna för flerspråkig kommunikation färdigställs under 2023. Till svenska översätts i regel den centrala kundkommunikationen (bl.a. webbsidor, anvisningar, broschyrer, nyheter). Till engelska översätts de viktigaste av dessa – avsikten är till exempel att översätta webbplatsen till engelska under slutet av 2023. I framtiden strävar vi efter att ge information på deras eget språk till dem som talar annat än finska och svenska när det gäller sådant som direkt påverkar särskilt säkerheten och hälsan. 

Lätt språk är särskilt viktigt i Vanda och Kervo välfärdsområde, eftersom vårt välfärdsområde har en massa folk som talar något annat språk än finska som sitt modersmål. Mer än var tionde person behöver lätt språk, så det handlar om en betydande andel av våra kunder. Vi planerar att sätta till lätt språk som ett av välfärdsområdets språk men ibruktagandet dröjer. Vi gör redan nu samarbete med tidningen ”Selkovantaalainen” (Lättläst för Vandabor). Samma innehåll utnyttjas också i andra kanaler. 
 

6. När fattar fullmäktige beslut om grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen, och hur kommer den interna kontrollen att ordnas vid välfärdsområdet?

Svar: I Vanda och Kervo välfärdsområde har grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen tidigare inkluderats som en del av välfärdsområdets förvaltningsstadga, som välfärdsområdesfullmäktige har godkänt för första gången vid sitt första sammanträde 8.3.2022 §4 och som har uppdaterats flera gånger under åren 2022–2023. På basis av revisionsnämndens iakttagelse har grunderna för välfärdsområdets interna kontroll och riskhantering samlats ännu i ett eget dokument, som kompletterar det som står i förvaltningsstadgan och samlar grunderna för intern kontroll och riskhantering. Områdesfullmäktige har i sitt sammanträde 11.9.2023 § 92 godkänt handlingen. 

Efter detta är avsikten att man för välfärdsområdesstyrelsen under hösten 2023 bereder noggrannare anvisningar och tillvägagångssätt för intern kontroll och riskhantering. Att godkänna dessa hör till välfärdsområdesstyrelsens befogenheter enligt 93 § i förvaltningsstadgan. 

Internrevisionen kan enligt Vanda och Kervo välfärdsområdes förvaltningsstadga ordnas som egen verksamhet eller i samarbete med andra välfärdsområden. Den kan också köpas av utomstående tjänsteproducenter. Anbudsbegäran för välfärdsområdets internrevision för åren 2023–2024 är under arbete, dvs. man köper tjänsten från en utomstående serviceproducent. Välfärdsområdesstyrelsen godkänner planen för internrevisionen enligt välfärdsområdesdirektörens förslag. Målet är att genomföra ungefär fyra internrevisioner för olika objekt före utgången av 2024. 

Beslut

Beslutsförslaget godkändes enhälligt.

Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.

Kompletterande material

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2022.pdf (pdf, 10606 kB)