Områdesstyrelsen, möte 22-12-2022

Protokollet är granskat

§ 290 Upphandling av munhälsovårdens vårdenheter och skåp för avtalsperioden som börjar 23.6.2023

VAKEDno-2022-382

Tidigare behandling

Områdesstyrelsen, 14-09-2022

Beskrivning

Asian valmistelija: Hankintapäällikkö Marianne Punkki

Vantaan kaupungilla on suun terveydenhuollon hoitokoneiden ja kaapistojen osalta voimassa olevat hankintasopimukset (VD/7348/02.08.00.00/2018) 22.6.2023 asti. Kyseiset sopimukset ovat Vantaan kaupungin omaisuusselvityksen mukaan siirtymässä 22.6.2023 lukien Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle, jonka vuoksi hyvinvointialueen vastuulla on kilpailuttaa uudet sopimukset 22.6.2023 alkavalle sopimuskaudelle.

Hammashuollon hoitokoneet ja kaapistot hankintaan suun terveydenhuollon nykyisin toimiviin hammashoitoloihin ja mahdollisiin uusiin kohteisiin. Hammashoitoyksiköiden hankintasuunnitelmassa on hankintatarve Vantaan ja Keravan yksiköihin arvioitu seuraavasti:

  • Vantaan yksiköihin:
    • Vuonna 2023 / 15 hoitoyksikköä
    • Vuonna 2024 / 15 hoitoyksikköä
    • Vuonna 2025 / 11 hoitoyksikköä
    • Vuonna 2026 / 10–12 hoitoyksikköä
    • Vuonna 2027 / 4 hoitoyksikköä
  • Keravan yksiköihin:
    • Vuonna 2027 / 3–5 hoitoyksikköä
       

Kaapistokokonaisuuksia on arvioitu hankittavan seuraavasti:

  • Vuonna 2023 / 15 kaapistokokonaisuutta
  • Vuonna 2024 / 5 kaapistokokonaisuutta
  • Vuonna 2026 / 10-12 kaapistokokonaisuutta
     

Aluehallitus on kokouksessaan 23.3.2022 § 37 päättänyt valtuuttaa Vantaan kaupungin ja Keravan kaupungin hoitamaan vuonna 2022 Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen puolesta hankintojen kilpailutusmenettelyt ja tekemään asiassa hankintapäätöksen sekä hankintasopimuksen. Valtuutus koskee koko kilpailutusmenettelyä, kuitenkin sillä edellytyksellä, että hankintapäätös tehdään 31.12.2022 mennessä ja uusi sopimuskausi alkaa viimeistään 1.4.2023 lukien. Sopimuskausi on alkamassa yllä kerrotun mukaisesti 22.6.2023, jonka vuoksi aluehallituksen aikaisemmin tekemää valtuutusta (23.3.2022 § 37) ei voida soveltaa ja tämän vuoksi kyseisen hankinnan osalta valtuutus kilpailutuksen toteuttamiseen hyvinvointialueen puolesta on tehtävä erikseen. Tarjouspyyntö julkaistaan syyskuussa 2022.

Vantaan kaupungilla on valmistelussa kyseisten sopimusten uuden hankintakauden kilpailutus, johon Vantaan kaupunki on lähettänyt hyvinvointialueelle tiedustelun yhteishankinnan tekemisestä siten, että hyvinvointialueen tarve kilpailutetaan samalla. Hankinta ylittää lain julkisista hankinnoista (1397/2016) 26 §:n tarkoittaman EU-kynnysarvon.  Valmistelun pohjalta on luonnosteltu seuraavat hankinnan periaatteet:

  • Kilpailutus toteutetaan avoimella menettelyllä siten, että tarjoajan soveltuvuuden vaatimuksena käytetään ESPD-lomakkeen mukaisia vaatimuksia ja tarjousten valintaperusteena osa-alueittain on halvin hinta. Halvin hinta on valittu valintaperusteeksi sen vuoksi, että hankinnan vähimmäisvaatimuksena olevat laatuvaatimukset asetetaan riittävän korkealle tasolle, minkä perusteella hankinnan laatutekijöistä voidaan varmistua. Tarjoaja, joka ei sitoudu asetettuihin laatuvaatimuksiin, suljetaan tarjouskilpailusta.
  • Hankinta jaettu neljään osa-alueeseen, johon jokaiseen valitaan yksi (1) Toimittaja. Osa-alueet ovat: Osa-alue 1) Hammashoitoyksikkö imuton, potilastuoli lattiassa, Osa-alue 2) Hammashoitoyksikkö imuton, potilastuoli hoitoyksikössä, Osa-alue 3) Kaapistot, sisältää hammashoitohuoneen peruskaapistot paikoilleen asennettuna ja Osa-alue 4) Kaapistot, (sähköisesti korkeussäädettävät) sisältää hammashoitohuoneen peruskaapistot paikoilleen asennettuna.
  • Hankinta kilpailutetaan toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle 22.6.2023 alkaen.
     

Hankinnan ennakoitu arvo on laskettuna neljälle vuodelle on noin 1 700 000 euroa. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 40 §:n mukaan aluehallitus päättää yli 1 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Koska itse hankinnasta päättäminen tulee myöhemmin kuulumaan em. määräyksen nojalla aluehallituksen toimivaltaan, kuuluu aluehallituksen toimivaltaan päättää myös hankintaa koskevat periaatteet.

Beslutsförslag

Aluehallitus päättää:

  1. vahvistaa hankinnan periaatteet seuraavasti:
    • Kilpailutus toteutetaan avoimella menettelyllä siten, että tarjoajan soveltuvuuden vaatimuksena käytetään ESPD-lomakkeen mukaisia vaatimuksia ja tarjousten valintaperusteena osa-alueittain on halvin hinta. Halvin hinta on valittu valintaperusteeksi sen vuoksi, että hankinnan vähimmäisvaatimuksena olevat laatuvaatimukset asetetaan riittävän korkealle tasolle, minkä perusteella hankinnan laatutekijöistä voidaan varmistua. Tarjoaja, joka ei sitoudu asetettuihin laatuvaatimuksiin, suljetaan tarjouskilpailusta.
    • Hankinta jaettu neljään osa-alueeseen, johon jokaiseen valitaan yksi (1) Toimittaja. Osa-alueet ovat: Osa-alue 1) Hammashoitoyksikkö imuton, potilastuoli lattiassa, Osa-alue 2) Hammashoitoyksikkö imuton, potilastuoli hoitoyksikössä, Osa-alue 3) Kaapistot, sisältää hammashoitohuoneen peruskaapistot paikoilleen asennettuna ja Osa-alue 4) Kaapistot, (sähköisesti korkeussäädettävät) sisältää hammashoitohuoneen peruskaapistot paikoilleen asennettuna.
    • Hankinta kilpailutetaan toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle 22.6.2023 alkaen.
  2. valtuuttaa Vantaan kaupungin toteuttamaan kilpailutuksen ja allekirjoittamaan tarjouspyynnön siten, että hyvinvointialueen tarve huomioidaan hankinnassa. Hyvinvointialue tekee hankinnan osalta hankintapäätöksen sekä -sopimuksen valittujen Toimittajien kanssa.

Beslut

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti ilman keskustelua.

Lisätietoja päätöksestä antaa hyvinvointialuejohtaja Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.

Beskrivning

Beredare av ärendet: Upphandlingschef Marianne Punkki

Bakgrund till förberedelsen av upphandlingen

Vanda stads upphandlingstjänster ordnade ett anbudsförfarande för upphandling av munhälsovårdens tandvårdsenheter och skåp för Vanda och Kervo välfärdsområde med den fullmakt man fått av regionstyrelsen (14.9.2022 § 174). Vanda stads upphandlingstjänster ansvarade för den praktiska organiseringen av anbudsförfarandet och mottagningen av anbud. Vanda och Kervo välfärdsområde ansvarar för uppgörandet av upphandlingsbeslut och avtal.

Föremålet för upphandlingen

Föremålet för upphandlingen är munhälsovårdens tandvårdsenheter och skåp.

Upphandlingen var indelad i fyra (4) delområden:

Delområde 1 / Tandvårdsenhet med separat sugsystem, patientstol på golvet

Delområde 2 / Tandvårdsenhet med separat sugsystem, patientstol i tandvårdsenheten

Delområde 3 / Skåp, innehåller basskåp för munvårdsrummet monterade på plats, en del av skåpen ska ha lås

Delområde 4 / Skåp, (elektroniskt justerbar i höjdläge) innehåller tandvårdsrummets basskåp monterade på plats

En (1) Leverantör kommer att väljas för varje delområde.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen var en upphandling som översteg EU:s tröskelnivå. Öppet förfarande användes som upphandlingsförfarande. Anbudsförfarandet startades 28.9.2022 med en upphandlingsannons som publicerades i den elektroniska anmälningskanalen Hilma.  Tidsfristen för att lämna anbud var 9.11.2022 kl. 12.00.

I förfrågningsunderlaget definierades produkterna som skulle anskaffas samt de minimikrav som man satt på anbudsgivarna och de olika produkterna. Kraven ska förverkligas under hela avtalsperioden.

Under anbudstiden hade anbudsgivarna möjlighet att lämna in ytterligare frågor gällande anbudet fram till 11.10.2022 kl. 10.00 och man svarade på de inlämnade frågorna 21.10.2022.

Före tidsfristen för inlämnandet av anbuden 9.11.2022 kl. 12.00 hade sammanlagt fyra (4) anbud kommit in. Följande leverantörer lämnade in anbud: Flinno Oy, JH Hammastuote Oy, Plandent Oy och Unident Oy.

I jämförelsetabellen (Bilaga 1) framgår de ankomna anbuden per delområde.

Granskning av anbudsgivarnas lämplighet

Krav gällande anbudsgivarnas lämplighet definierades i upphandlingsannonsens ESPD-formulär.

I samband med granskningen av anbudsgivarnas lämplighet konstaterade den upphandlande enheten, att JH Hammastuote Oy:s anbud inte uppfyllde de krav som ställts på anbudsgivarens lämplighet. JH Hammastuote Oy har gett anbud på delområdena 1, 3 och 4. I anbudsbegäran hade man definierat, att man skulle ha minst tre (3) referensobjekt och den angivna referensen skulle innehålla leverans av produkter enligt det delområdet man gav anbud på. För delområdena 1 och 2 har man specificerat, att man för ett referensobjekt ska leverera tre (3) tandvårdsenheter och att för delområde 3 ska man leverera tre (3) skåphelheter.

JH Hammastuote Oy hade i sitt anbud angivit sina referensobjekt otydligt, varför JH Hammastuote Oy ombads skicka en precisering på sina angivna referenser. Enligt den precisering man fått av JH Hammastuote Oy var de angivna referenserna bristfällig och anbudet kunde inte ändras under anbudens jämförelsefas.

Enligt lagen för upphandling (1397/2016) 83 § kan upphandlingsenheten ställa krav enligt 84—86 § på anbudssökandes eller anbudsgivarnas tekniska och yrkesmässiga kompetens. Anbudssökande eller anbudsgivare, som inte uppfyller upphandlingsenhetens ställda minimikrav, ska utestängas från anbudsförfarandet.

Övriga anbudsgivare uppfyllde ställda krav på lämpligheten.

Anbudsjämförelse och resultatet på konkurrensutsättningen

Grunden för beslutet är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet när urvalskriteriet är det billigaste priset (moms 0 %) förutsatt, att produkterna till sitt användningsändamål och kvalitet är enligt anbudsbegäran.

I varje delområde (1–4) fick det till anbudspriset billigaste anbudet 100 jämförelsepoäng. För övriga anbud räknades jämförelsepoängen enligt följande: Priset på det billigaste anbudet (x) dividerat med anbudspriset i partens anbud (y) och multiplicerad med 100 poäng. Beräkningsformeln är X/Y x 100 poäng. Den anbudsgivare som fått den högsta poängen i varje delområde (1–4) är vinnare för ifrågavarande delområdet, förutsatt att kriterierna för upphandlingens föremål uppfylls.

Alla anbud som var med i jämförelsen uppfyllde de minimikrav som ställts på upphandlingens föremål i anbudsförfarande.

Anbudsjämförelsen har presenterats i jämförelsetabellen (Bilaga 1).

Avtal

Man kommer att upprätta ett avtal för tiden 23.6.2023 – 22.6.2025 med de utvalda leverantörerna. Efter den fasta avtalsperioden på två (2) år gäller avtalet tillsvidare med en uppsägningsperiod på sex (6) månader.

Något bindande avtal mellan Vanda och Kervo välfärdsområde och Leverantören uppkommer inte som delgivning på detta beslut utan först, när parterna har undertecknat ett avtal om detta. Avtalet kan undertecknas tidigast 14 dagar efter att anbudsgivarna har fått eller de anses ha delgivits beslutet och besvärsrätten.                              

Befogenhet

Enligt Vanda och Kervo välfärdsområdets förvaltningsstadgas 42 § tar regionförvaltningen beslut för upphandlingar, avtal och åtaganden över 1 000 000 euro. Beslutsfattandet i frågan hör på basis av ovan nämnda bestämmelse till regionförvaltningens befogenheter.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att:

  1. godkänna till avtalsleverantör för munhälsovårdens tandvårdsenheter och skåp för avtalsperioden 23.6.2023 – 22.6.2025, varefter avtalet gäller tills vidare med sex (6) månaders uppsägningstid
    • i delområde 1 Tandvårdsenhet, patientstol i tandvårdsenheten: Plandent Oy,
    • i delområde 2 Tandvårdsenhet, patientstol i tandvårdsenheten: Plandent Oy,
    • i delområde 3 Skåp: Flinno Oy och
    • i delområde 4 Skåp (elektroniskt justerbara): Flinno Oy.
  2. avslå i delområde
    • 1 JH Hammastuote Oy:s anbud av Tandvårdsenhet (patientstol i golvet), i delområde 3 (Skåp) och i delområde 4 (Skåp (elektroniskt justerbara)), därför att anbudsgivaren inte uppfyller de krav på anbudsgivarens lämplighet som ställs i anbudsbegäran.
  3. berättigar chefen för serviceområdet för munhälsovårdtjänster att underteckna och godkänna avtal som rör upphandlingen av tandvårdsenheterna och skåpen, när upphandlingsbeslutet har vunnit laga kraft.
  4. kan konstatera, att det bedömda helhetsvärdet utan moms för upphandlingen är 1 700 000 € beräknad för en avtalsperiod på fyra  år.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion. 

Mer information om beslutet ger välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo. aronkyto@vantaa.fi.

Bilagor

 Liite 1_Vertailutaulukko
Sekretessbelagd, Julkisuuslaki (621/1999) § 24

Kompletterande material