Aluehallitus, kokous 21.1.2025

Perustelut

Asian valmistelija: henkilöstöjohtaja Anne Sivula 

Hyvinvointialueen perustamisen alusta saakka johtamisen kehittäminen on ollut yhtenä tärkeänä painopisteenä henkilöstökokemuksen parantamisessa ja hyvinvointialueen tavoitteiden toteuttamisessa. Hyvinvointialuestrategian painopiste “Arvostamme henkilöstöämme" on ollut ohjaava päämäärä kehittämistyössä. Uudistusohjelman tavoitteiden myötä johtamisen kehittämisen kokonaiskuva tarkentui ja sen toteuttamiseksi tehtyä työsuunnitelmaa on toteutettu jo loppuvuodesta 2023.

Johtaminen on moninainen kokonaisuus, jonka kaikkia osa-alueita on kehitettävä, jotta henkilöstökokemus johtamisesta paranee. Johtamisen kehittämisellä varmistetaan strategisten ja taloudellisten tavoitteidemme saavuttaminen ja onnistuminen perustehtävässämme sekä uudistumiskyvykkyytemme. Tavoitteena on ammattimainen ja linjakas johtaminen kaikilla organisaatiotasoilla ja se, että kaikkien johtamistehtävissä olevien johtamistyö on laadukasta ja tuloksellista. Henkilöstöjohtamisen kehittämistyö on kohdennettu johtamisen rooleihin ja vastuisiin, johtamiskäyttäytymiseen sekä työnantajapolitiikkaan. Hyvinvointialueella jokaista esihenkilöroolia pidetään tässä kuvattuna johtamistehtävänä.

Osana johtamisen kehittämistä on havaittu tarve arvioida, onko Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella selkiyttämisen tarvetta hyvinvointialueen viranhaltijaorganisaation rakenteessa, organisaatiotasoissa sekä johtamistehtävien määrässä. Hyvinvointialueesta annetun lain 42 §:n 2 momentin mukaan aluehallitus johtaa hyvinvointialueen toimintaa, hallintoa ja taloutta. Edelleen hyvinvointialueen hallintosäännön 24 §:n mukaan aluehallitus vastaa henkilöstöpolitiikan yleisperiaatteista. Em. perusteilla asiasta linjaaminen ja evästysten antaminen tuotiin aluehallituksen käsittelyyn 29.10.2024 § 216. Aluehallitus päätti tuolloin:  

1. linjata, että osana johtamisen kehittämistä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella laaditaan loppuvuoden 2024 sekä tammi-helmikuun 2025 aikana selvitys sekä toimenpide-ehdotukset koskien hyvinvointialueen viranhaltijaorganisaation johtamisrakenteita;  
2. että selvityksen tuloksia on tavoite käsitellä aluehallituksen kokouksessa 25.3.2025 ja että sitä ennen aluehallitukselle tuodaan asiassa väliraportti aluehallituksen kokoukseen 21.1.2025; 
3. todeta, että selvityksen tarkoituksena on kartoittaa, onko Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella selkiyttämisen tarvetta organisaatiorakenteessa ja johtamistehtävien määrässä; 
4. käydä kokouksessa lähetekeskustelun asiasta. 
    

Selvitys johtamisrakenteesta aloitettiin kaikille esihenkilöille lähetetyllä kyselyllä, jossa pyydettiin monitahoisesti arviota hyvinvointialueen johtamisesta ja johtamisrakenteiden toimivuudesta. Kyselyyn vastasi esihenkilöistä noin puolet eli 184 johtamistehtävissä toimivaa. Vastaajista noin 100 antoi lisäksi avointa sanallista palautetta ja/tai kehittämisideoita johtamisesta. Kyselyn tulosten perusteella järjestettiin noin 20 yksilö-, pari- tai ryhmähaastattelua, joissa syvennettiin ymmärrystä kyselyn tuloksista. Työpajoihin osallistui eri organisaatiotasojen johtamistehtävissä toimivia eri puolilta organisaatiota. Myös henkilöstön edustajia kuultiin johtamisen nykytilasta. Sen lisäksi nykytilaa on selvitetty Pulssikyselyjen numeraalisten tulosten sekä avointen vastausten perusteella ja TTL:n työhyvinvointitutkimuksen avulla. Muilta hyvinvointialueilta pyydettiin tietoa johtamistehtävissä olevien määrästä.

Selvityksen keskeiset havainnot

”Kohti paremmin johdettua VAKEa” -nykytilaselvityksen tiivistelmä on liitteenä. Selvityksen yhteenvetona voidaan todeta, että johtaminen on tälläkin hetkellä yleisesti ottaen varsin hyvässä tilassa, mutta ei kaikilta osin – rakenteita ja käytänteitä kehittämällä voidaan johtamista yhä parantaa.  

• Moni asia VAKEn johtamisessa on hyvin. Arvoilla, yleisillä linjauksilla ja suunnalla on vahva tuki. Rohkeus, kehittämishalukkuus ja keskinäinen luottamus mahdollistavat onnistumisen. Lähijohtajien toiminta saa pääsääntöisesti kiitosta henkilöstöltä.  
• Strategisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutuminen edellyttää enemmän VAKE-tasoista ja ennakoivaa samaan suuntaan johtamista. Tarve lisätä yhteistyötä toimialojen välillä tunnistetaan. Osaoptimointia ja siiloutumista on havaittavissa, eikä ratkaisujen kaikkia vaikutuksia aina tunnisteta. Tiedonkulkua ja vuoropuhelua eri johtamisroolien välillä toivotaan parannettavan.  
• Johtaminen on pitkälti organisaatiolähtöistä. Keskiössä tulisi olla nykyistä enemmän asiakas ja palveluntarve sekä kustannustehokkuus. Asiakasohjaus ja palvelupolut kaipaavat selkeyttämistä. 
• Tiedolla johtamisen tarve on tunnistettu ja odotukset ovat korkealla. Haasteena mainitaan johtamisen pohjana olevan tiedon saatavuus, luotettavuus ja käytettävyys. Myös seurannan systematiikassa on kehitettävää. 
• Johtamisrooleissa ja -rakenteissa on yhdenmukaistamisen tarvetta. Johtamisessa on tunnistettavissa epätasalaatuisuutta. Johtamisen laadukkuutta ja linjakkuutta tulee parantaa mm. vahvistamalla arvojen mukaista johtamista, selkeyttämällä vastuita ja päätöksenteon rakenteita sekä kehittämällä johtamisen tukipalveluita ja johtamisen käytänteitä. 
• Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen tilanne näyttäytyy poikkeavana ja edellyttää kokonaisvaltaista tarkastelua.

Johtamisen kehittämisen painopisteet ja toimenpiteet 

Tehdyn nykytilaselvityksen perusteella on henkilöstöpalvelut -palvelualueen johdolla ja toimialojen kanssa työstetty suuntaa, johon johtamista ja organisaatiorakennetta tulisi kehittää. Jatkotyössä on määritetty seuraavat johtamisen kehittämisen painopisteet sekä tavoitetilat: 

1. Yksinkertaisempi rakenne ja selkeät vastuut
   Tavoitetila: Yhdenmukainen ja matala organisaatiomme tukee kustannustehokkaiden palveluiden tarjoamista asiakkaillemme, toimialarajat ylittäen. Selkeät johtamisen rakenteet ja käytänteet sekä vastuut varmistavat ketterän päätöksenteon ja asioiden ripeän toimeenpanon.  
2. Yhteinen suunta ja riittävä tuki
   Tavoitetila: Johdamme tavoitteellisesti, yhteiseen strategiseen suuntaan ja perustamme johtamisemme luotettavaan tietoon. Ammattimaiset tukipalvelut ja korkealaatuiset asiantuntijapalvelut varmistavat johtamistehtävään keskittymisen ja siinä onnistumisen.
3. Laadukas ja linjakas johtaminen
   Tavoitetila: Johtamisemme on ammattimaista ja laadukasta läpi koko organisaation. Yhdenmukaisella, arvoihin pohjautuvalla johtamisella tuemme hyvää suoriutumista ja työhyvinvointia. Olemme hyvä ja houkutteleva työnantaja ja luotamme työntekijöihimme. 

Tarkemmat ja yksilöidymmät toimenpiteet täsmentyvät kevään aikana tehtävässä kehittämistyössä mm. seuraavien organisaatiorakennetta koskevien tavoitteiden pohjalta: 

• Konsernipalveluihin on keskitetty valtaosa hallinnollisista asiantuntijatehtävistä ja hyvinvointialueen yhteisistä tukipalveluista. Näin ei kuitenkaan kaikilta osin ole. Hallinnolliset tuki- ja asiantuntijatehtävät vaihtelevat toimialoittain ja tarvitsevat vielä tarkempaa tarkastelua. Tavoitteena on varmistaa yhdenmukainen ja kustannustehokas tekeminen, keskittää hallinnolliset asiantuntijapalvelut turvaamaan palvelun ammatillinen taso ja varmistaa toimivat sijaisjärjestelyt. 
• Yleinen kustannusten hallinta sekä toiminnan vaikuttavuus ja asiakaslähtöisyys edellyttävät nykyistä yhdenmukaisempia toimintamalleja ja selkeämpää johtamista yhteiseen suuntaan. Toimialojen rakenteellisen ja toiminnallisen kehittämisen tavoitteena on parantaa erityisesti asiakasohjausta ja kustannustehokkuutta. Tämän rinnalla on syytä selkeyttää Konsernipalveluiden roolia strategian toteutumisen mahdollistajana ja koko hyvinvointialueen johtamisen tukena. 
• Hallintosäännön mukaan organisaatiossa on enintään kuusi porrasta, jossa työntekijä on ykkösporras ja hyvinvointialuejohtaja kuudes. Osassa organisaatiota tasoja on vähemmän, osassa seitsemän tai kahdeksan. Tavoitteena on koko organisaatiossa siirtyä enintään kuuteen tasoon. 
• Esihenkilöiden määrä on muihin hyvinvointialueisiin nähden suurehko juuri moniportaisuuden johdosta. Vastaavasti esihenkilöllä voi olla vain yksi tai muutama johdettava. Kaikilla nykyisin em. johtamistehtävissä olevilla ei ole todellista johtamisvastuuta, eli vastuuta henkilöstöstä, taloudesta, asiakkaista tai palveluprosessista, vaan rooli on enemmän työnjohdollinen tai johtavaan asiantuntijarooliin perustuva. Johtamistehtävissä olevien määrää ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukaista kategorisesti vähentää kaikilla toimialoilla, vaan on syytä tarkastella toimintaa syvemmin ja tehdä ratkaisuja sen perusteella. Mahdollinen esihenkilötehtävien määrän vähentäminen onkin ymmärrettävä hyvinvointialuetasoiseksi tavoitteeksi, jolla myös ohjataan resurssien kohdentamista asiakkaalle tuotettaviin palveluihin. Tavoitteena on selkiyttää roolit kaikilla johtamistasoilla sekä varmistaa hyvä henkilöstöjohtaminen ja vuorovaikutus työntekijöiden kanssa. 
• Johtamisen laatua ja käytännön johtamistoimintaa on tarpeen kehittää ja parantaa jatkuvasti. Esihenkilöiden johtamisosaamista varmistetaan ja lisätään muun muassa yhteisillä johtamisfoorumeilla sekä johdonmukaisilla ohjeistuksilla ja koulutuksilla. Johtamisen vaikuttavuutta ja tuloksellisuutta tukee lisäksi yhteisten selkeiden ja seurattavien johtamistavoitteiden asettaminen. Työnantajapolitiikan tavoitteena on selkeyttää ja kuvata tavoiteltua toimintakulttuuria työyhteisöissä ja yksilötasolla. 
   

Tämän väliraportin ja aluehallituksen jatkotyön linjausten ohjeistuksen jälkeen varsinaisen selvityksen tuloksia on tavoite käsitellä aluehallituksen kokouksessa 25.3.2025. 

Päätösehdotus

Aluehallitus päättää merkitä tiedoksi väliraportin koskien Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen organisaation johtamisrakenteen arviointia liitteen mukaisesti sekä ohjeistaa jatkotyön linjauksina seuraavaa: 

1. Hyvinvointialueen yhteiset toiminnot keskitetään Konsernipalveluihin. Toimintaa kehitetään entistä kustannustehokkaammaksi ja vaikuttavammaksi. 
2. Organisaatiorakennetta muokataan siten, että se tukee asiakasprosesseja sekä lisää taloudellista tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Jatkovalmistelussa tavoitteena on enintään kuusiportainen organisaatio. Samalla arvioidaan esihenkilötehtävien määrää.  
3. Valmistellaan erillinen työnantajapolitiikka. Tällä varmistetaan koko organisaatiossa laadukas henkilöstöjohtaminen ja ylläpidetään hyvää työnantajakuvaa. 
4. Keski-Uudenmaan pelastuslaitos vaatii edellä mainittujen kohtien mukaisten toimenpiteiden lisäksi erityisiä kehittämistoimia, jotka määritellään yhteistyössä Konsernipalveluiden ja tarvittaessa ulkopuolisen asiantuntijan kanssa. Kokonaisvaltaisempi kehittämissuunnitelma tuodaan aluehallituksen käsittelyyn 31.3.2025 mennessä.