Aluehallitus, kokous 22.12.2022

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 290 Suun terveydenhuollon hoitokoneiden ja kaapistojen hankinta 23.6.2023 alkavalle sopimuskaudelle

VAKEDno-2022-382

Aikaisempi käsittely

Aluehallitus, 14.9.2022

Perustelut

Asian valmistelija: Hankintapäällikkö Marianne Punkki

Vantaan kaupungilla on suun terveydenhuollon hoitokoneiden ja kaapistojen osalta voimassa olevat hankintasopimukset (VD/7348/02.08.00.00/2018) 22.6.2023 asti. Kyseiset sopimukset ovat Vantaan kaupungin omaisuusselvityksen mukaan siirtymässä 22.6.2023 lukien Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle, jonka vuoksi hyvinvointialueen vastuulla on kilpailuttaa uudet sopimukset 22.6.2023 alkavalle sopimuskaudelle.

Hammashuollon hoitokoneet ja kaapistot hankintaan suun terveydenhuollon nykyisin toimiviin hammashoitoloihin ja mahdollisiin uusiin kohteisiin. Hammashoitoyksiköiden hankintasuunnitelmassa on hankintatarve Vantaan ja Keravan yksiköihin arvioitu seuraavasti:

  • Vantaan yksiköihin:
    • Vuonna 2023 / 15 hoitoyksikköä
    • Vuonna 2024 / 15 hoitoyksikköä
    • Vuonna 2025 / 11 hoitoyksikköä
    • Vuonna 2026 / 10–12 hoitoyksikköä
    • Vuonna 2027 / 4 hoitoyksikköä
  • Keravan yksiköihin:
    • Vuonna 2027 / 3–5 hoitoyksikköä
       

Kaapistokokonaisuuksia on arvioitu hankittavan seuraavasti:

  • Vuonna 2023 / 15 kaapistokokonaisuutta
  • Vuonna 2024 / 5 kaapistokokonaisuutta
  • Vuonna 2026 / 10-12 kaapistokokonaisuutta
     

Aluehallitus on kokouksessaan 23.3.2022 § 37 päättänyt valtuuttaa Vantaan kaupungin ja Keravan kaupungin hoitamaan vuonna 2022 Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen puolesta hankintojen kilpailutusmenettelyt ja tekemään asiassa hankintapäätöksen sekä hankintasopimuksen. Valtuutus koskee koko kilpailutusmenettelyä, kuitenkin sillä edellytyksellä, että hankintapäätös tehdään 31.12.2022 mennessä ja uusi sopimuskausi alkaa viimeistään 1.4.2023 lukien. Sopimuskausi on alkamassa yllä kerrotun mukaisesti 22.6.2023, jonka vuoksi aluehallituksen aikaisemmin tekemää valtuutusta (23.3.2022 § 37) ei voida soveltaa ja tämän vuoksi kyseisen hankinnan osalta valtuutus kilpailutuksen toteuttamiseen hyvinvointialueen puolesta on tehtävä erikseen. Tarjouspyyntö julkaistaan syyskuussa 2022.

Vantaan kaupungilla on valmistelussa kyseisten sopimusten uuden hankintakauden kilpailutus, johon Vantaan kaupunki on lähettänyt hyvinvointialueelle tiedustelun yhteishankinnan tekemisestä siten, että hyvinvointialueen tarve kilpailutetaan samalla. Hankinta ylittää lain julkisista hankinnoista (1397/2016) 26 §:n tarkoittaman EU-kynnysarvon.  Valmistelun pohjalta on luonnosteltu seuraavat hankinnan periaatteet:

  • Kilpailutus toteutetaan avoimella menettelyllä siten, että tarjoajan soveltuvuuden vaatimuksena käytetään ESPD-lomakkeen mukaisia vaatimuksia ja tarjousten valintaperusteena osa-alueittain on halvin hinta. Halvin hinta on valittu valintaperusteeksi sen vuoksi, että hankinnan vähimmäisvaatimuksena olevat laatuvaatimukset asetetaan riittävän korkealle tasolle, minkä perusteella hankinnan laatutekijöistä voidaan varmistua. Tarjoaja, joka ei sitoudu asetettuihin laatuvaatimuksiin, suljetaan tarjouskilpailusta.
  • Hankinta jaettu neljään osa-alueeseen, johon jokaiseen valitaan yksi (1) Toimittaja. Osa-alueet ovat: Osa-alue 1) Hammashoitoyksikkö imuton, potilastuoli lattiassa, Osa-alue 2) Hammashoitoyksikkö imuton, potilastuoli hoitoyksikössä, Osa-alue 3) Kaapistot, sisältää hammashoitohuoneen peruskaapistot paikoilleen asennettuna ja Osa-alue 4) Kaapistot, (sähköisesti korkeussäädettävät) sisältää hammashoitohuoneen peruskaapistot paikoilleen asennettuna.
  • Hankinta kilpailutetaan toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle 22.6.2023 alkaen.
     

Hankinnan ennakoitu arvo on laskettuna neljälle vuodelle on noin 1 700 000 euroa. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 40 §:n mukaan aluehallitus päättää yli 1 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Koska itse hankinnasta päättäminen tulee myöhemmin kuulumaan em. määräyksen nojalla aluehallituksen toimivaltaan, kuuluu aluehallituksen toimivaltaan päättää myös hankintaa koskevat periaatteet.

Ehdotus

Aluehallitus päättää:

  1. vahvistaa hankinnan periaatteet seuraavasti:
    • Kilpailutus toteutetaan avoimella menettelyllä siten, että tarjoajan soveltuvuuden vaatimuksena käytetään ESPD-lomakkeen mukaisia vaatimuksia ja tarjousten valintaperusteena osa-alueittain on halvin hinta. Halvin hinta on valittu valintaperusteeksi sen vuoksi, että hankinnan vähimmäisvaatimuksena olevat laatuvaatimukset asetetaan riittävän korkealle tasolle, minkä perusteella hankinnan laatutekijöistä voidaan varmistua. Tarjoaja, joka ei sitoudu asetettuihin laatuvaatimuksiin, suljetaan tarjouskilpailusta.
    • Hankinta jaettu neljään osa-alueeseen, johon jokaiseen valitaan yksi (1) Toimittaja. Osa-alueet ovat: Osa-alue 1) Hammashoitoyksikkö imuton, potilastuoli lattiassa, Osa-alue 2) Hammashoitoyksikkö imuton, potilastuoli hoitoyksikössä, Osa-alue 3) Kaapistot, sisältää hammashoitohuoneen peruskaapistot paikoilleen asennettuna ja Osa-alue 4) Kaapistot, (sähköisesti korkeussäädettävät) sisältää hammashoitohuoneen peruskaapistot paikoilleen asennettuna.
    • Hankinta kilpailutetaan toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle 22.6.2023 alkaen.
  2. valtuuttaa Vantaan kaupungin toteuttamaan kilpailutuksen ja allekirjoittamaan tarjouspyynnön siten, että hyvinvointialueen tarve huomioidaan hankinnassa. Hyvinvointialue tekee hankinnan osalta hankintapäätöksen sekä -sopimuksen valittujen Toimittajien kanssa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti ilman keskustelua.

Lisätietoja päätöksestä antaa hyvinvointialuejohtaja Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.

Perustelut

Asian valmistelija: Hankintapäällikkö Marianne Punkki

Hankinnan valmistelun taustaa

Vantaan kaupungin hankintapalvelut järjesti tarjouskilpailun suun terveydenhuollon hammashoitoyksiköiden ja kaapistojen hankinnasta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle aluehallitukselta saamallaan valtuutuksella (14.9.2022 § 174). Vantaan kaupungin hankintapalvelut vastasi tarjouskilpailun käytännön järjestelyistä ja tarjousten vastaanottamisesta. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue vastaa hankintapäätöksen ja sopimuksien tekemisestä.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat Suun terveydenhuollon hammashoitoyksiköt ja kaapistot.

Hankinta oli jaettu neljään (4) osa-alueeseen:

Osa-alue 1 / Hammashoitoyksikkö erillisimujärjestelmällä, potilastuoli lattiassa

Osa-alue 2 / Hammashoitoyksikkö erillisimujärjestelmällä, potilastuoli hoitoyksikössä

Osa-alue 3 / Kaapistot, sisältää hammashoitohuoneen peruskaapistot paikoilleen asennettuna, osassa kaapistoissa tulee olla lukitus

Osa-alue 4 / Kaapistot, (sähköisestikorkeussäädettävät) sisältää hammashoitohuoneen peruskaapistot paikoilleen asennettuna

Jokaisessa osa-alueessa valitaan osa-aluekohtaisesti yksi (1) Toimittaja.

Hankintamenettely

Hankinta oli EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailu käynnistettiin 28.9.2022 julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanava Hilmassa julkaistulla hankintailmoituksella. Tarjousten jättämisen määräaika oli 9.11.2022 klo 12:00.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittavat tuotteet sekä tarjoajille ja eri tuotteille asetettavat vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 11.10.2022 klo 10:00 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin vastattiin 21.10.2022.

Tarjousten jättämisen määräaikaan, 9.11.2022 klo 12:00, mennessä saapui yhteensä neljä (4) tarjousta. Tarjouksen jättivät seuraavat toimittajat: Flinno Oy, JH Hammastuote Oy, Plandent Oy ja Unident Oy.

Vertailutaulukosta (Liite 1) käy ilmi saapuneet tarjoukset osa-alueittain.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin hankintailmoituksen ESPD-lomakkeessa.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastamisen yhteydessä hankintayksikkö totesi, että JH Hammastuote Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjoajan soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia. JH Hammastuote Oy on tarjonnut osa-alueeseen 1, 3 ja 4. Tarjouspyynnössä oli määritelty, että referenssikohteita tuli olla vähintään kolme (3) ja ilmoitetun referenssin tulee sisältää tarjotun osa-alueen mukaisten tuotteiden toimittamista. Osa-alueiden 1 ja 2 osalta oli määritelty, että yhdelle referenssikohteelle tulee olla toimitettu kolme (3) hammashoitoyksikköä ja osa-alueen 3 osalta tulee olla toimitettuna kolme (3) kaapistokokonaisuutta.

JH Hammastuote Oy oli ilmoittanut tarjouksessaan epäselvästi referenssikohteet, jonka vuoksi JH Hammastuote Oy:ta pyydettiin toimittamaan täsmennys ilmoittamistaan referensseistä. JH Hammastuote Oy:lta saadun täsmennyksen mukaan tarjouksessa ilmoitetut referenssit olivat puutteelliset, eikä tarjousta voida muuttaa tarjousten vertailuvaiheessa.

Hankintalain (1397/2016) 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84—86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Muut tarjoajat täyttivät soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Päätöksen perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus valintaperusteen ollessa halvin hinta (alv 0 %) edellyttäen, että tuotteet ovat käyttötarkoitukseltaan ja laadultaan tarjouspyynnön mukaisia.

Jokaisessa osa-alueessa (1–4) tarjoushinnaltaan halvin tarjous sai 100 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet laskettiin seuraavasti: Halvimman tarjouksen hinta (x) jaettuna asianosaisen tarjouksen tarjoushinnalla (y) ja kerrottuna 100 pisteellä. Laskukaava on X/Y x 100 pistettä. Jokaisessa osa-alueessa (1–4) korkeimman pistemäärän saanut tarjoaja on kyseisen osa-alueen voittaja, edellyttäen hankinnan kohteen kriteerien täyttymisen.

Kaikki vertailussa mukana olevat tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousvertailu on esitetty vertailutaulukossa (Liite 1).

Sopimus

Valittujen toimittajien kanssa tehdään sopimukset ajalle 23.6.2023 – 22.6.2025. Kiinteän kahden (2) vuoden sopimuskauden jälkeen sopimus on toistaiseksi voimassa oleva kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetta ja Toimittajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.                              

Toimivalta

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 42 §:n mukaan aluehallitus päättää yli 1 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Asiasta päättäminen kuuluu em. määräyksen nojalla aluehallituksen toimivaltaan.

Ehdotus

Aluehallitus päättää:

  1. hyväksyä suun terveydenhuollon hammashoitoyksiköiden ja kaapistojen sopimustoimittajiksi sopimuskaudelle 23.6.2023 – 22.6.2025, jonka jälkeen sopimus on toistaiseksi voimassa oleva kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla
    • osa-alueessa 1 Hammashoitoyksikkö, potilastuoli lattiassa: Plandent Oy:n,
    • osa-alueessa 2 Hammashoitoyksikkö, potilastuoli hoitoyksikössä: Plandent Oy:n,
    • osa-alueessa 3 Kaapistot: Flinno Oy:n ja
    • osa-alueessa 4 Kaapistot (sähköisesti säädettävät): Flinno Oy:n.
  2. hylätä osa-alueessa
    • 1 Hammashoitoyksikkö (potilastuoli lattiassa), osa-alueessa 3 (Kaapistot) ja osa-alueessa 4 (Kaapistot (sähköisesti säädettävät)) JH Hammastuote Oy:n tarjouksen, koska tarjoaja ei täytä tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia.
  3. oikeuttaa suunterveydenhuollon palvelujen palvelualueen johtajan allekirjoittamaan ja hyväksymään suunterveydenhuollon hammashoitoyksiköiden ja kaapistojen hankintaa koskevat sopimukset, kun hankintapäätös on lainvoimainen.
  4. todeta, että hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 1 700 000 € laskettuna neljän vuoden sopimuskaudelle.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti ilman keskustelua.

Lisätietoja päätöksestä antaa hyvinvointialuejohtaja Timo Aronkytö, timo. aronkyto@vantaa.fi.

Liitteet

 Liite 1_Vertailutaulukko
Salassa pidettävä, Julkisuuslaki (621/1999) § 24

Oheismateriaali