Perustelut
Asian valmistelija: ICT-hankintapäällikkö Aulis Ante
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on hankkinut 26.1.2022, 9.2.2022 ja 25.3.2022 Microsoft Office 365 -lisenssejä Kuntien Tiera Oy:ltä CSP-lisensointimallilla ensisijaisesti aluevaltuutettujen ja muiden luottamushenkilöiden käyttöön.
Kuntien Tiera Oy on kuntatoimijoiden ja hyvinvointialueiden omistama osakeyhtiö, joka kehittää kuntien, kaupunkien, kuntayhtymien ja hyvinvointialueiden ICT-palveluja yhteistyössä omistaja-asiakkaiden sekä muiden julkisten ja kaupallisten toimijoiden kanssa. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on väliaikaisen valmistelutoimielimen päätöksellä 3.11.2021 § 4 päättänyt liittyä Kuntien Tiera Oy:n osakkaaksi ja hyvinvointialue omistaa 10 kappaletta Kuntien Tiera Oy:n osakkeita.
Hyvinvointialueen lisenssitarve lisääntyy huomattavasti henkilöstömäärän kasvaessa sekä erityisesti silloin, kun henkilöstön siirrot toteutetaan liikkeenluovutuksena 1.1.2023. Tämän vuoksi hyvinvointialue on selvittänyt lisensointimallin muuttamista CSP-mallista EAS-malliin.
Lisensointimallien eroja voi kuvata seuraavasti:
CSP (Cloud Service Provider, sittemmin NCE eli New Commerce Experience) on EA tai EAS sopimukseen verrattuna joustavampi hankintamalli, jossa tilauksia voi tehdä kuukaudeksi kerrallaan. Lisensointimallilla on kuitenkin kustannusvaikutuksia, joten EA tai EAS-malli ovat kustannuksiltaan edullisempi.
EA eli Enterprise Agreement ja sen yksi muoto EAS (Enterprise Agreement Subscription) malli sopii organisaatioille, joilla on yli 500 käyttäjää. Kyseessä on aina kiinteä kolmevuotinen sopimus, joilla pyritään mahdollisimman pitkälti vakioimaan yhtiön ympäristö, mikä helpottaa hallintaa ja tuo ennustettavuutta.
EA-lisensointimalli poikkeaa EAS-mallista siinä, että EA-sopimuksen lisenssimääriin sitoudutaan koko sopimuskaudeksi, kun EAS-sopimus mahdollistaa myös lisenssimäärien vähennyksen kerran vuodessa.
Kuntien Tiera Oy on kilpailuttanut Verkkokauppa Plus -puitesopimuksen, johon sisältyy muun ohella Microsoft Office 365 -lisenssit ja jossa puitesopimustoimittajaksi on valittu Atea Finland Oy. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on väliaikaisen valmistelutoimielimen päätöksellä 9.2.2022 § 4 liittynyt Kuntien Tiera Oy:n Verkkokauppa Plus -puitesopimukseen. Hyvinvointialueen ICT-valmistelujohtaja on allekirjoittanut kyseistä puitesopimusta koskevan liittymissopimuksen.
Hyvinvointialue on neuvotellut lisensointimallinsa vakioinnista Microsoftin ja Atea Finland Oy:n edustajien kanssa. Neuvottelujen tuloksena on päädytty oheismateriaalissa esitettyyn lisenssimäärään, jonka vuosihinta on EAS-mallilla 1.535.832,00 euroa (alv 0 %). Sopimus olisi kiinteä kolmen vuoden sopimus, jonka kokonaiskustannus on yhteensä 4.607.496,00 euroa (alv 0 %). Oheismateriaalissa on kuvattu myös saman lisenssimäärän hankinta CSP-mallilla, mistä ilmenee merkittävä kustannusero. Lisenssimäärät vastaavat tämänhetkistä tilannetta. Henkilöstömäärän kasvaessa kustannukset kasvavat samassa suhteessa.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 15 §:n mukaan lakia ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään. Kuntien Tiera Oy toimii edellä mainitun lainkohdan mukaisena omistajiensa sidosyksikkönä, jolta tehtäviä hankintoja ei tarvitse kilpailuttaa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 40 §:n mukaan aluehallitus päättää yli 1 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Asiasta päättäminen kuuluu em. määräyksen nojalla aluehallituksen toimivaltaan.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti ilman keskustelua.
Lisätietoja päätöksestä antaa hyvinvointialueen muutosjohtaja Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.