Beskrivning
Beredare av ärendet IKT-upphandlingschef Aulis Ante
Vanda och Kervo välfärdsområde har 26.1.2022, 9.2.2022 och 25.3.2022 anskaffat Microsoft Office 365-licenser från Kommunernas Tiera Ab av CSP-licensieringsmodell för att i första hand användas av välfärdsområdesledamöter och förtroendepersoner.
Kommunernas Tiera Ab är ett aktiebolag som ägs av kommunala aktörer och välfärdsområden och som utvecklar IKT-tjänster för kommuner, städer, samkommuner och välfärdsområden i samarbete med ägarkunder och andra offentliga och kommersiella aktörer. Vanda och Kervo välfärdsområdes temporära beredningsorgan har 3.11.2021 § 4 beslutat att gå med som delägare i Kommunernas Tiera Ab, och välfärdsområdet äger 10 stycken aktier i Kommunernas Tiera Ab.
Välfärdsområdets behov av licenser ökar märkbart då personalmängden ökar och särskilt då personalen överflyttas genom överlåtelse av rörelse 1.1.2023. På grund av detta har välfärdsområdet utrett en ändring av licensieringsmodellen från CSP-modellen till EAS-modellen.
Skillnaderna mellan licensieringsmodellerna kan beskrivas enligt följande:
CSP (Cloud Service Provider, senare NCE dvs. New Commerce Experience) är en mera flexibel anskaffningsmodell, jämfört med ett EA-eller EAS-kontrakt, med hjälp av vilken beställningar kan göras en månad i taget. Licensieringsmodellen medför dock kostnadseffekter, vilket innebär att EA eller EAS-modellerna är kostnadsmässigt sett förmånligare.
EA eller Enterprise Agreement och dess ena form EAS (Enterprise Agreement Subscription)-modellen passar för organisationer som har flera än 500 användare. Det är alltid frågan om fasta kontrakt på tre år med vilka man så långt som möjligt stabilisera företagets verksamhetsmiljö, vilket underlättar styrningen och skapar förutsägbarhet.
EA-licensieringsmodellen är annorlunda än EAS-modellen på så sätt att i ett EA-kontrakt förbinder man sig till antalet licenser för hela kontraktsperioden, medan EAS-kontraktet ger möjlighet att minska antalet licenser en gång per år.
Kommunernas Tiera Ab har konkurrensutsatt Verkkokauppa-Plus ramkontrakt i vilket ingår, förutom andra delar, också Microsoft Office 365-licenser och man har valt Atea Finland Oy som leverantör inom ramkontraktet. Vanda och Kervo välfärdsområdes temporära beredningsorgan har 9.2.2021 § 4 beslutat att gå med i Kommunernas Tiera Ab:s ramkonstrakt Verkkokauppa Plus. Välfärdsområdets IKT-beredningsdirektör har skrivit under anslutningsavtalet för gällande ramkontrakt.
Välfärdsområdet har förhandlat om att standardisera sina licensieringsmodeller Med representanter för Microsoft och Atea Finland Oy. Som ett resultat av förhandlingarna har man kommit fram till den licensmängd som presenteras i det kompletterande materialet, vars årliga pris är 1.535.832,00 euro för EAS-modellen. Kontraktet skulle vara ett fast kontrakt på tre år och den totala kostnaden är 4.607.496,00 euro (moms 0 %). I det kompletterande materialet beskrivs också anskaffningen av samma mängd licenser enligt CSP-modellen, och man kan se en betydande skillnad i kostnaderna. Licensmängderna motsvarar situationen för närvarande. Då mängden personal ökar stiger kostnaderna i samma relation.
Enligt lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) 15 § tillämpas lagen inte på upphandling som den upphandlande enheten gör hos anknutna enheter. Kommunernas Tiera Ab verkar enligt tidigare nämnda paragraf som en till sina ägare anknuten enhet, vilket betyder att det inte är nödvändigt att konkurrensutsätta anskaffningar från enheten.
Enligt förvaltningsstadgan 40 § för Vanda och Kervo välfärdsområde beslutar välfärdsområdesstyrelsen om anskaffningar, kontrakt och förbindelser som överstiger 1 000 000 euro. Beslutanderätten i ärendet hör enligt tidigare nämnd bestämmelse till välfärdsområdesstyrelsens befogenhet.
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen beslutar:
- godkänna övergången till Microsoft Office EAS-licensieringsmodell som grundar sig på Kommunernas Tiera Ab:s ramkontrakt Verkkokauppa Plus enligt förslaget om standardiserad mängd licenser så att årskostnaden är 1 535.832,00 euro (moms 0 %) utifrån det aktuella licensbehovet. De totala kostnaderna för tre år är 4.607.496,00 euro (moms 0 %) utifrån det aktuella licensbehovet;
- befullmäktiga IKT-beredningsdirektören att skriva under kontraktet om detta med Atea Finland Oy;
- konstatera att ett bindande kontrakt inte ännu uppstår då upphandlingsbeslutet ges till kännedom, utan först senare genom ett separat skriftligt kontrakt.
Beslut
Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.
Mer information om beslutet ger välfärdsområdets förändringsledare Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.