Perustelut
Asian valmistelija: Hankintapäällikkö Marianne Punkki
Hankinnan valmistelun taustaa
Vantaan kaupungin hankintapalvelut järjesti tarjouskilpailun suun terveydenhuollon instrumenttien, pienlaitteiden ja aputuolien (työtuolien) hankinnasta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle aluehallitukselta saamallaan valtuutuksella (14.9.2022 § 173). Vantaan kaupungin hankintapalvelut vastasi tarjouskilpailun käytännön järjestelyistä ja tarjousten vastaanottamisesta. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue vastaa hankintapäätöksen ja sopimuksien tekemisestä.
Vantaan ja Keravan aluehallitus on tehnyt hankinnassa hankintapäätöksen 22.12.2022 (§291) pidetyssä kokouksessa. Hankintapäätöstä koskien on saapunut kaksi oikaisuvaatimusta, JH Hammastuote Oy:lta ja Unident Oy:lta. Oikaisuvaatimukset ovat koskeneet osa-aluetta 1 Instrumentit positioita 133000–133007 ja osa-aluetta 2 Pienlaitteet positioita 191000, 191200, 193000–193005, 193007, 193009, 193012, 193023, 193024, 195200, 202000, 202002, 202003, 201000, 231200, 221000 ja 222101.
Saapuneiden oikaisuvaatimusten johdosta Hankintayksikkö oikaisee 22.12.2022 tehtyä hankintapäätöstä positioiden 133000–133007, 193000–193002, 193004, 193005, 193007, 193009, 193012, 193023, 193024, 195200, 202000, 202002 ja 202003 osalta. Koska aluehallitus on tehnyt alkuperäisen päätöksen, tuodaan nyt kyseessä olevien positioiden osalta hankintapäätös aluehallitukselle päätettäväksi.
22.12.2022 tehdyssä hankintapäätöksessä Unident Oy:n tarjous on hylätty positioiden 133000, 133001, 133002, 133003, 133004, 133005, 133006, 133007 osalta. Unident Oy on tehnyt Hankintayksikölle oikaisuvaatimuspyynnön, jonka johdosta Hankintayksikkö on todennut, että Unident Oy:n tarjous täyttää tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset, jonka vuoksi ko. tarjoajan tarjoukset näiden positioiden osalta tulee ottaa huomioon ja vertailu on suoritettava uudestaan tältä osin.
Unident Oy on esittänyt oikaisuvaatimuksessaan myös positioiden 193000, 193001, 193002, 193004, 193005, 193007, 193009, 193012, 193023 ja 193024 osalta, että hankintapäätöksessä 22.12.2022 valitun tarjoajan Flinno Oyn tuotteet eivät täytä tarjouspyynnössä esitettyä vähimmäisvaatimusta pakkauskoon osalta. Oikaisuvaatimuksen johdosta tarjoukset on tarkastettu ko. positioiden osalta uudelleen ja Hankintayksikkö on todennut, että Flinno Oy:n valitut tuotteet eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia.
Unident Oy on esittänyt oikaisuvaatimuksessaan position 195200 osalta, että hankintapäätöksessä 22.12.2022 valitun Plandent Oy:n tarjoama tuote ei täytä tarjouspyynnössä esitettyä vähimmäisvaatimusta soodapuhaltimesta. Oikaisuvaatimuksen johdosta tarjous on tarkastettu ko. position osalta uudelleen ja Hankintayksikkö on todennut, että Plandent Oy:n tuote ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia.
Unident Oy on esittänyt oikaisuvaatimuksessaan position 202003 osalta, että hankintapäätöksessä 22.12.2022 valitun Plandent Oy:n tarjoama tuote ei täytä tarjouspyynnössä esitettyä vähimmäisvaatimusta ylivirtauspullosta. Oikaisuvaatimuksen johdosta tarjous on tarkastettu ko. position osalta uudelleen ja Hankintayksikkö on todennut, että Plandent Oy:n tuote ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia.
Unident Oy on esittänyt oikaisuvaatimuksen myös positioon 202000. Oikaisuvaatimuksen johdosta Hankintayksikkö on todennut, että tarjousriville ko. positioon on Hankintayksiköstä johtuvasta syystä epähuomiossa merkintä ”Ilman OK-merkintää olevia tuotteita valitaan vain, jos OK-merkittyjä ei ole ko. positioon tarjottu”. Koska yhdenkään tarjoajan tarjouksessa ei ole ”Ok-merkintää” tulee valinta tarjouspyynnön mukaan tehdä halvimman hinnan mukaan, jos tarjottu tuote täyttää tuotteelle asetetut vähimmäisvaatimukset. Koska ko. positioon on pyydetty tarjoamaan myös laitteen lisäosat positioihin 202001, 202002 ja 202003, tulee 22.12.2022 päätöksessä tehdyt tuotevalinnat korjata myös näiden lisäosia koskevien positioiden osalta.
Position 202002 osalta Hankintayksikkö ei ole tehnyt valintaa 22.12.2022 tehdyssä päätöksessä, koska positioon 202000 ei ko. päätöksessä valittu laitetta, jonka vuoksi myöskään laitteeseen tarvittavia lisäosia ei voitu valita. Nyt korjatulla hankintapäätöksellä positioon 202000 valitaan Unident Oy:n laite, jonka vuoksi myös laitteen lisäosa positio 202002 voidaan valita Unident Oy:lta.
Hankintalain (1397/2016) 132 §:n 1 momentin mukaan Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.
Päätöksen tai ratkaisun oikaiseminen ei edellytä asianosaisen suostumusta.
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena ovat Suun terveydenhuollon instrumentit, pienlaitteet ja aputuolit osa-alue 1 Instrumentit ja osa-alue 2 Pienlaitteet seuraavien positioiden osalta:
Osa-alue 1 Instrumentit, positioissa 133000, 133001, 133002, 133003, 133004, 133005, 133006, 133007 ja Osa-alue 2 Pienlaitteet positioissa 193000, 193991, 193004, 193995, 193007, 193009, 193012, 193023, 193024, 195200, 195300, 195301, 202000, 202001, 202002 ja 202003.
Jokaisessa osa-alueessa valitaan positiokohtaisesti yksi (1) hinnaltaan halvin tuote. Poikkeuksena valittiin useampi tuote niissä positioissa, joissa positiokohtaisesti tarjouspyynnössä on mainittu valittavan esimerkiksi useampi koko tai malli.
Hankintamenettely
Hankinta oli EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailu käynnistettiin 22.6.2022 julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanava Hilmassa julkaistulla hankintailmoituksella. Tarjousten jättämisen määräaika oli 7.11.2022 klo 12:00.
Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittavat tavarat sekä tarjoajille ja eri tavaroille asetettavat vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.
Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 17.10.2022 klo 10:00 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin vastattiin 27.10.2022.
Tarjousten jättämisen määräaikaan, 7.11.2022 klo 12:00, mennessä saapui yhteensä yhdeksän (9) tarjousta. Tarjouksen jättivät seuraavat toimittajat: Ergotekniikka Tuolitalo Oy, Flinno Oy, Implantona Oy, Hammasvälinen Oy, JH Hammastuote Oy, Merident Oy, Ortomat Herpola Oy, Plandent Oy ja Unident Oy.
Vertailutaulukosta (Liite 1) käy ilmi saapuneet tarjoukset osa-alueittain positiokohtaisesti.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin hankintailmoituksen ESPD-lomakkeessa. Kaikki saapuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset ja hyväksyttiin mukaan tarjousvertailuun.
Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos
Päätöksenteon perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus valintaperusteen ollessa halvin hinta (alv 0 %) edellyttäen, että tuotteet ovat käyttötarkoitukseltaan ja laadultaan tarjouspyynnön mukaisia. Tarjotuissa tuotteissa tulee olla huomioituna potilas- ja työturvallisuus.
Tarjousten tuotekohtaiset tarkastukset tehtiin tarjoajien tarjoukseensa liittämien tuote-esitelinkkien perusteella, jonka vuoksi toimiva tuote-esitelinkki tuli olla merkitty jokaisen tarjotun tuotteen kohdalle. Jos tuotteelle ei ollut tuotelinkkiä, tuli tarjoajan liittää tarjouksensa liitteeksi tuote-esite. Liitteessä tuli selkeästi mainita, mitä osa-aluetta ja positiota tuote-esite koskee. Mikäli tarjoaja ei liittänyt tuote-esitelinkkiä tai tuote-esiteliitettä tarjouksensa liitteeksi, kyseinen tuote hylätään. Tarjoajan tuli merkitä hintalomakkeeseen tuotekohtaisesti, millä laatujärjestelmällä valmistaja on laatusertifioitu tai, jos kyseessä olevaa sertifikaattia ei ole. Sertifioimatonta tuotetta ei valittu, jos samaan positioon oli tarjottu laatusertifioidun valmistajan tuote. Lisäksi tarjoajan tuli merkitä "OK"-merkintä, jos tuote on autoklavoitavissa 134 asteessa ja pestävissä desinfioivassa pesussa 90 asteessa. Ilman OK-merkintää olevia tuotteita valittiin vain, jos OK-merkittyjä tuotteita ei tarjottu kyseessä olevaan positioon.
Tarjouspyynnössä oli määritelty että, tarjoajan tulee varautua toimittamaan tuotenäyte uusista instrumenteista, jotka eivät ole olleet aikaisemmin tilaajan käytössä ja, että mahdolliset tuotenäytteet pyydetään tarjousten jättämisen jälkeen, ennen päätöksen tekoa.
Tarjousten tarkastamisessa todettiin, että Flinno Oy:n tarjous ei täytä positioiden 193000, 193001, 193002 ja 193004 osalta tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta siitä, että pakkaukset tulee olla 6 kpl pakkauksia. Flinno Oy:n tarjouksen ko. positioiden pakkauskoot ovat 2 kpl, jonka vuoksi tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen ja tulee sen vuoksi sulkea pois tarjouskilpailusta.
Edelleen positioiden 193005, 193007, 193009, 193012, 193023 ja 193024 osalta tarjouspyynnössä oli asetettu vähimmäisvaatimukseksi, että pakkauskoon tulee olla 2 kpl pakkauksia. Flinno Oy:n ko. Positioiden pakkauskoot ovat 1 kpl, jonka vuoksi tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen ja tulee sen vuoksi sulkea pois tarjouskilpailusta.
Position 195200 osalta tarjouspyynnössä oli asetettu vähimmäisvaatimukseksi, että tuotteessa on soodapuhallin KaVo liitäntään. Hankintayksikkö on tehnyt Plandent Oy:lle lisätietopyynnön vähimmäisvaatimuksen täyttymisen varmistamiseksi. Saapuneen täsmennyksen mukaan Plandent Oy:n tarjoama tuote ei täytä tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta, sillä tarjottu tuote ei sisällä soodapuhallinta, jonka vuoksi tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen ja tulee sen vuoksi sulkea pois tarjouskilpailusta.
Position 202003 osalta tarjouspyynnössä oli asetettu vähimmäisvaatimukseksi, että tulee tarjota ylivirtauspulloa. Hankintayksikkö on tehnyt Plandent Oy:lle lisätietopyynnön vähimmäisvaatimuksen täyttymisen varmistamiseksi. Saapuneen täsmennyksen mukaan Plandent Oy on tehnyt tarjouksen virheellisesti väärään positioon, jonka vuoksi tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen ja tulee sen vuoksi sulkea pois tarjouskilpailusta.
Positioiden 133000-133007 osalta tarjouspyynnössä oli asetettu vähimmäisvaatimukseksi, että tuotteiden tulee sisältää sterilointikasetti / teline. Hammasväline Oy:n tarjoamissa tuotteissa ei ole sterilointikasettia / telinettä, jonka vuoksi tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen ja tulee sen vuoksi sulkea pois tarjouskilpailusta näiden positioiden osalta. Hankintayksikkö on todennut vastaavan puutteen jo 22.12.2022 tehdyssä hankintapäätöksessä.
Hankintalain (1397/2016) 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran ja palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että hankintayksikön on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hylättävä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset, ja että tarjoaja vastaa tarjouksensa sisällöstä. Tarjouksia arvioidaan ainoastaan niistä ilmenevien tietojen perusteella.
Sopimus
Valittujen toimittajien kanssa tehdään sopimukset ajalle 1.7.2023 – 30.6.2025 + (optiot 1 + 1 v).
Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetta ja Toimittajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.