Beskrivning
Ärendets beredare: Upphandlingschef Marianne Punkki
Bakgrund till beredningen av upphandlingen
Vanda stads upphandlingstjänster ordnade med fullmakt av välfärdsområdesstyrelsen (14.9.2022 § 173) ett anbudsförfarande för anskaffning av instrument, små apparater och hjälpstolar (arbetsstolar) för Vanda och Kervo välfärdsområde. Vanda stads upphandlingstjänster ansvarade för de praktiska arrangemangen i samband med anbudsförfarandet och för mottagande av anbuden. Vanda och Kervo välfärdsområde ansvarar för att fatta upphandlingsbeslut och ingå kontrakt.
Vanda och Kervo välfärdsområdesstyrelse har fattat ett upphandlingsbeslut om upphandlingen vid sitt sammanträde 22.12.2022 (§ 291). Om upphandlingsbeslutet har det inkommit två yrkanden på upphandlingsrättelse: från JH Hammastuote Oy och Unident Oy. Rättelseyrkandena har gällt positionerna 133000–133007 i delområde 1 Instrument och positionerna 191000, 191200, 193000-193005, 193007, 193009, 193012, 193023, 193024, 195200, 202000, 202002, 202003, 201000, 231200, 221000 och 222101 i delområde 2 Små apparater.
Med anledning av de inkomna rättelseyrkandena justerar den upphandlande enheten upphandlingsbeslutet av 22.12.2022 för positionerna 133000–133007, 193000-193002, 193004, 193005, 193007, 193009, 193012, 193023, 193024, 195200, 202000, 202002 och 202003. Eftersom välfärdsområdesstyrelsen har fattat det ursprungliga beslutet förs nu upphandlingsbeslutet för de ifrågavarande positionerna till välfärdsområdesstyrelsen för beslut.
I upphandlingsbeslutet av 22.12.2022 har Unident Oy:s anbud förkastats för positionerna 133000, 133001, 133002, 133003, 133004, 133005, 133006, 133007. Unident Oy har yrkat om rättelse hos den upphandlande enheten och med anledning av yrkandet har den upphandlande enheten konstaterat att Unident Oy:s anbud uppfyller de minimikrav som ställs i anbudsförfrågan, varför anbudsgivarens anbud för dessa positioner ska beaktas och jämförelsen göras på nytt till denna del.
Vidare har Unident Oy i sitt rättelseyrkande framfört beträffande positionerna 193000, 193001, 193002, 193004, 193005, 193007, 193009, 193012, 193023 och 193024 att produkterna av den anbudsgivare som valts i upphandlingsbeslutet 22.12.2022, Flinno Oy, inte uppfyller minimikravet i fråga om förpackningsstorlek. Med anledning av rättelseyrkandet har anbuden granskats på nytt beträffande de ifrågavarande positionerna och den upphandlande enheten har konstaterat att Flinno Oy:s valda produkter inte uppfyller minimikraven i anbudsförfrågan.
Unident Oy har i sitt rättelseyrkande avseende position 195200 framfört att den produkt som erbjuds av Plandent Oy, som valts i upphandlingsbeslutet 22.12.2022, inte uppfyller minimikravet avseende tandblästringsenhet enligt anbudsförfrågan. Med anledning av rättelseyrkandet har anbuden granskats på nytt beträffande den ifrågavarande positionen och den upphandlande enheten har konstaterat att Plandent Oy:s valda produkt inte uppfyller minimikraven i anbudsförfrågan.
Unident Oy har i sitt rättelseyrkande avseende position 202003 framfört att den produkt som erbjuds av Plandent Oy, som valts i upphandlingsbeslutet 22.12.2022, inte uppfyller minimikravet avseende sugbehållare enligt anbudsförfrågan. Med anledning av rättelseyrkandet har anbuden granskats på nytt beträffande den ifrågavarande positionen och den upphandlande enheten har konstaterat att Plandent Oy:s valda produkt inte uppfyller minimikraven i anbudsförfrågan.
Unident Oy har även yrkat på rättelse av position 202000. Med anledning av rättelseyrkandet har den upphandlande enheten konstaterat att det i positionen i fråga, av skäl som beror på den upphandlande enheten, av misstag funnits anteckningen ”Produkter utan OK-märkning väljs endast om OK-märkta produkter inte har erbjudits för positionen i fråga”. Eftersom ingen anbudsgivares anbud har någon ”OK-märkning” ska valet enligt anbudsförfrågan göras enligt det billigaste priset, såvida den erbjudna produkten uppfyller de minimikrav som ställts för produkten. Eftersom man i positionen i fråga också har begärt anbud på apparatens tilläggsdelar för positionerna 202001, 202002 och 202003, bör valet av produkter i beslutet 22.12.2022 korrigeras även i fråga om dessa positioner som gäller tilläggsdelar.
Beträffande position 202002 har den upphandlande enheten inte gjort något val i beslutet av 22.12.2022, eftersom man i detta beslut inte valt någon apparat för position 202000, varför man inte heller kunde välja de tilläggsdelar som behövs för apparaten. Med det nu korrigerade upphandlingsbeslutet väljs för position 202000 apparaten från Unident Oy, varvid man även kan välja tilläggsdelen till apparaten, position 202002, från Unident Oy.
Enligt 132 § 1 mom. i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) kan den upphandlande enheten själv undanröja sitt felaktiga beslut eller återkalla något annat avgörande i upphandlingsförfarandet som har rättsliga följder för anbudssökandenas eller anbudsgivarnas ställning och avgöra ärendet på nytt (upphandlingsrättelse), om beslutet eller något annat avgörande i upphandlingsförfarandet grundar sig på ett fel i tillämpningen av lagen, eller om det har kommit fram någon sådan ny information i frågan som kan påverka beslutet, avgörandet eller förutsättningarna för ingående av upphandlingskontraktet.
Rättelse av ett beslut eller ett avgörande förutsätter inte parts samtycke.
Föremål för upphandlingen
Föremål för upphandlingen är Instrument, små apparater och hjälpstolar för mun- och tandvården, delområde 1 Instrument, och delområde 2 Små apparater beträffande följande positioner:
Delområde 1 Instrument, i positionerna 133000, 133001, 133002, 133003, 133004, 133005, 133006, 133007 och Delområde 2 Små apparater i positionerna 193000, 193991, 193004, 193995, 193007, 193009, 193012, 193023, 193024, 195200, 195300, 195301, 202000, 202001, 202002 och 202003.
I varje delområde väljs en (1) produkt per position och man väljer den produkt som har det lägsta priset. Undantagsvis valdes flera produkter i de positioner där man i anbudsförfrågan har angett för positionerna att man väljer till exempel flera storlekar eller modeller.
Upphandlingsförfarande
Upphandlingen överskred EU-tröskelvärdet. Som upphandlingsförfarande användes öppet förfarande. Konkurrensutsättningen inleddes med en upphandlingsannons som publicerades 22.6.2022 i den elektroniska kanalen för offentlig upphandling Hilma. Tidsfristen för inlämnande av anbud var 7.11.2022 kl. 12.00.
I förfrågningsunderlaget fastställdes vilka varor som skulle upphandlas samt minimikraven för anbudsgivare och olika varor. Kraven ska uppfyllas under hela kontraktsperioden.
Under anbudstiden hade anbudsgivarna möjlighet att ställa tilläggsfrågor om anbudsförfrågan fram till 17.10.2022 kl. 10.00 och frågorna som ställdes besvarades 27.10.2022.
Inom tidsfristen för inlämnande av anbud, 7.11.2022 kl. 12.00, inkom sammanlagt nio (9) anbud. Följande leverantörer lämnade anbud: Ergotekniikka Tuolitalo Oy, Flinno Oy, Implantona Oy, Hammasväline Oy, JH Hammastuote Oy, Merident Oy, Ortomat Herpola Oy, Plandent Oy och Unident Oy.
De inkomna anbuden per delområde enligt position framgår av jämförelsetabellen (Bilaga 1).
Kontroll av anbudsgivarnas lämplighet
Kraven på anbudsgivarnas lämplighet fastställdes i upphandlingsannonsens ESPD-formulär. Alla inkomna anbud uppfyllde lämplighetskraven i anbudsförfrågan och antogs till anbudsjämförelsen.
Anbudsjämförelse och resultat av konkurrensutsättningen
Som grund för bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga används det billigaste priset (moms 0 %), förutsatt att produkterna överensstämmer med anbudsförfrågan vad gäller användningsändamål och kvalitet. I produkterna som erbjuds ska patient- och arbetssäkerheten beaktas.
De produktspecifika kontrollerna av anbuden gjordes utifrån länkar till produktpresentationer som anbudsgivarna bifogat till sitt anbud. Av denna anledning skulle en fungerande länk till en produktpresentation anges vid varje produkt som erbjöds. Om man inte hade en produktlänk för produkten skulle anbudsgivaren bifoga en produktbroschyr till sitt anbud. I bilagan skulle tydligt nämnas vilket delområde och vilken position produktbroschyren gäller. Om anbudsgivaren inte bifogade en länk till en produktpresentation eller en produktbroschyr till sitt anbud, förkastades produkten i fråga. Anbudsgivaren skulle ange i prisformuläret för varje produkt enligt vilket kvalitetssystem tillverkaren är kvalitetscertifierad eller att inget kvalitetscertifikat finns. En produkt utan certifikat valdes inte om en produkt från en kvalitetscertifierad tillverkare erbjöds i samma position. Dessutom skulle anbudsgivaren ange ”OK-märkning” för produkter som är autoklaverbara i 134 grader och tvättbara i desinficerande tvätt i 90 grader. Produkter utan OK-märkning valdes endast om inga OK-märkta produkter erbjöds till positionen i fråga.
I anbudsförfrågan definierades att anbudsgivaren ska vara redo att leverera ett produktprov av nya instrument som beställaren inte använt tidigare och att eventuella produktprov kommer att begäras efter inlämnandet av anbuden, innan beslutet fattas.
Vid kontroll av anbuden konstaterades att Flinno Oy:s anbud för positionerna 193000, 193001, 193002 och 193004 inte uppfyller minimikravet i anbudsförfrågan avseende förpackningsstorlek, 6 st. produkter/förpackning. I Flinno Oy:s anbud är förpackningsstorlekarna för dessa positioner 2 st./förpackning, varför anbudet inte överensstämmer med anbudsförfrågan och ska därför uteslutas ur anbudsförfarandet.
För positionerna 193005, 193007, 193009, 193012, 193023 och 193024 hade man i anbudsförfrågan angett som minimikrav att förpackningsstorleken ska vara 2 st./förpackning. Flinno Oy:s förpackningsstorlek för dessa positioner är 1 st./förpackning, varför anbudet inte överensstämmer med anbudsförfrågan och ska därför uteslutas ur anbudsförfarandet.
För position 195200 hade man i anbudsförfrågan angett som minimikrav att produkten ska ha en tandblästringsenhet med KaVo-koppling. Den upphandlande enheten har lämnat en begäran om kompletterande information till Plandent Oy för att säkerställa att minimikravet uppfylls. Enligt den inkomna preciseringen uppfyller den produkt som Plandent Oy erbjuder inte minimikraven i anbudsförfrågan, eftersom produkten som erbjuds inte innehåller någon tandblästringsenhet, varför anbudet inte överensstämmer med anbudsförfrågan och ska därför uteslutas ur anbudsförfarandet.
För Position 202003 hade man i anbudsförfrågan angett som minimikrav att det ska erbjudas en sugbehållare. Den upphandlande enheten har lämnat en begäran om kompletterande information till Plandent Oy för att säkerställa att minimikravet uppfylls. Enligt den inkomna preciseringen har Plandent Oy felaktigt lämnat ett anbud till fel position, varför anbudet inte överensstämmer med anbudsförfrågan och ska därför uteslutas ur anbudsförfarandet.
För positionerna 133000–133007 hade man i anbudsförfrågan angett som minimikrav att produkterna ska innehålla en steriliseringskassett/ställning. Produkterna som erbjöds av Hammasväline Oy saknar steriliseringskassett/ställning, varför anbudet inte överensstämmer med anbudsförfrågan och ska därför uteslutas ur anbudsförfarandet. Den upphandlande enheten har konstaterat den motsvarande bristen redan i upphandlingsbeslutet som fattades 22.12.2022.
Enligt 74 § i upphandlingslagen (1397/2016) ska anbudsgivaren i sitt anbud visa att den vara och tjänst som erbjuds överensstämmer med kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet. En etablerad tolkning i rättspraxis har varit att den upphandlande enheten på grund av en jämlik och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivarna ska förkasta anbud som strider mot anbudsförfrågan och att anbudsgivaren ansvarar för innehållet i sitt anbud. Anbuden bedöms endast utifrån de uppgifter som framgår av dem.
Kontrakt
Med de valda leverantörerna ingås kontrakt för perioden 1.7.2023–30.6.2025 + (optioner 1 + 1 år).
Ett kontrakt som är bindande för Vanda och Kervo välfärdsområde och Leverantören uppkommer inte genom delgivning av detta beslut, utan först när parterna har undertecknat ett kontrakt om ärendet. Kontraktet kan undertecknas tidigast 14 dagar efter det att anbudsgivarna har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsrätten.