Perustelut
Asian valmistelija: vt. hallintojohtaja Riikka Liljeroos
Aluevaltuusto on kokouksessaan 12.6.2023 § 64 päättänyt merkitä arviointikertomuksen vuodelta 2022 tiedoksi ja lähettää sen edelleen aluehallitukselle hyvinvointialuelain 125 §:n mukaista lausuntoa varten niistä toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta.
Tarkastuslautakunta on arviointikertomuksen lopussa (s. 16) yhteenvedossa vuoden 2022 arviointihavainnoista tehnyt seuraavat arviointihavainnot:
- Tarkastuslautakunnan havainnon mukaan talousseurannan järjestelmät valmistuivat viiveellä ja edelleen osa järjestelmistä on ottamatta käyttöön. Järjestelmäpuutokset näkyvät mm. palvelualuekohtaisen budjetoinnin haasteina ja talousseurannan vaikeutena. Tarkastuslautakunta kysyy: Miten varmistetaan toimielinkohtaisen budjetoinnin toteutuminen ja seuranta?
- Hyvinvointialuevalmistelussa tunnistettiin henkilöstön siirron osalta tehtäväkohtaisia palkkaeroja eri yksiköiden samaa työtä tekevien työntekijöiden välillä. Palkkaharmonisoinnista annettiin vuonna 2022 tarkastuslautakunnalle alustavia arvioita aikataulusta ja suuruusluokista. Tarkastuslautakunta kysyy: Mitkä työntekijäryhmät ovat palkkaharmonisaation piirissä, mikä on priorisointijärjestys ja paljonko palkkarahoja arvioidaan tarvittavan palkkaharmonisointiin?
- Tarkastuslautakunnan havainnon mukaan tilinpäätöksessä ei eritelty ICT-muutoskustannusten osuutta valmistelurahoituksessa. Vuonna 2022 ICT-rahoitusta jouduttiin arvioimaan uudelleen, mutta talousarviomuutoksia ICTmuutoskustannuksista ei kuitenkaan tehty. Tarkastuslautakunta kysyy: Mikä on ICT-muutoskustannusten kokonaissumma, jolla hyvinvointialueen kaikki kriittiset järjestelmät on saatu valmiiksi ja arvio tulevasta ICT– käyttökustannustasosta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella? Mitä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella jäi ICT-palvelujen osalta vielä tekemättä?
- Tilinpäätöksen mukaan henkilöstövaje on laajentunut useimpiin sosiaali- ja terveyspalvelujen ammattiryhmiin ja pelastajiin. Väestön palvelutarpeiden kasvu, koronan aiheuttama palveluvelka sekä lainsäädännön mitoitusta koskevat muutokset vaikeuttavat tilannetta entisestään. Positiivinen työnantajamielikuva, hyvät henkilöstöedut ja mahdollisuus työelämän joustoihin ovat keskeisiä tekijöitä kilpailtaessa osaavan työvoiman niukoista resursseista. Tarkastuslautakunta kysyy: Miten osaava työvoima saadaan houkuteltua Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle ja jäämään, kun kilpailu osaavasta työvoimasta kiristyy?
- Toimiva viestintä on ollut keskeisessä roolissa hyvinvointialueen valmistelun ja järjestämisvastuun siirron onnistumisessa. Viestinnällä on myös tärkeä merkitys hyvinvointialueen palvelujen saavutettavuudessa ja asiakasohjauksessa. Tarkastuslautakunta kysyy: Miten palvelujen saatavuus varmistetaan niiden henkilöiden osalta jotka eivät ole digipalvelujen piirissä? Miten kielivähemmistöjen viestintä ja viestinnän saatavuus turvataan?
- Hyvinvointialuelain 22 § mukaan aluevaltuusto päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ja 51§ mukaan aluehallituksen tulee järjestää hyvinvointialueen riippumaton sisäinen tarkastus. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisvastuusta on kuitenkin säädetty hallintosäännössä. Tarkastuslautakunnan havainnon mukaan työ sisäisen tarkastuksen järjestämisestä on edelleen kesken. Tarkastuslautakunta kysyy: Koska sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet tuodaan valtuuston päätöksentekoon ja miten sisäinen tarkastus tullaan järjestämään hyvinvointialueella?
Hyvinvointialueesta annetun lain 125 §:n mukaan aluehallitus antaa aluevaltuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta.
Oheismateriaali:
Hyvinvointialueen tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2022
Ehdotus
Aluehallitus esittää aluevaltuustolle, että aluevaltuusto päättää merkitä tiedoksi seuraavan selvityksen toimenpiteistä, joihin aluehallitus on ryhtynyt/ryhtyy hyvinvointialueen tarkastuslautakunnan vuoden 2022 arviointikertomuksessa esitettyjen havaintojen ja huomioiden pohjalta:
1. Miten varmistetaan toimielinkohtaisen budjetoinnin toteutuminen ja seuranta? Vastaus:
Hyvinvointialueen talouden budjetointi- ja raportointijärjestelmät ovat kehittyneet merkittävästi kuluvan vuoden aikana. Nykyinen budjetointijärjestelmä mahdollistaa myös toimielinkohtaisen budjetoinnin. Tämä on huomioitu v. 2024 talousarviovalmistelussa ja kaikkien toimielimien tarpeisiin varataan riittävä määräraha.
Talouden seurannan tarpeita kartoitetaan.
2. Mitkä työntekijäryhmät ovat palkkaharmonisaation piirissä, mikä on priorisointijärjestys ja paljonko palkkarahoja arvioidaan tarvittavan palkkaharmonisointiin? Vastaus:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella käydään läpi kaikki työntekijäryhmät. Palkat pitää yhteensovittaa aivan kauttaaltaan.
Palkkojen yhteensovitus (harmonisointi) on jo aloitettu 1.6.2023 toteutuneiden sopimuskorotusten kohdentamisella. Yhteensovitusta tehtiin monissa eri henkilöstöryhmissä. Prioriteettijärjestyksen osalta suurimmat palkanerot ja henkilöstön saatavuustilanne olivat ratkaisevia. Seuraavia henkilöstöryhmiä priorisoidaan parhaillaan, kun käydään läpi nimike nimikkeeltä ja tehtäväkuvittain, mikä on yhteensovitustarve. Harmonisointitarpeeksi on arvioitu 10 milj. euroa siinä vaiheessa, kun arvio tehtiin nimikkeittäin. Lopullinen summa selviää, kun on selvitetty henkilöstön todelliset tehtäväkuvat ja palkat, mutta lopullinen summa ei suuresti poikenne alkuperäisestä arviosta.
3. Mikä on ICT-muutoskustannusten kokonaissumma, jolla hyvinvointialueen kaikki kriittiset järjestelmät on saatu valmiiksi ja arvio tulevasta ICT– käyttökustannustasosta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella? Mitä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella jäi ICT-palvelujen osalta vielä tekemättä? Vastaus:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue haki loppuvuonna 2021 rahoitusta hyvinvointialueiden perustamisen ja sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisen uudistuksen yhteydessä toteutettavan tiedonhallinnan, tietohallinnon ja tietojärjestelmien muutoksen valmisteluun, suunnitteluun ja toteutukseen yhteensä 44 917 000 euroa. Sosiaali- ja terveysministeriö myönsi ICT-valmisteluun määrärahoja seuraavasti:
- määräraha 1 000 000,00 euroa, 1.12.2021, momentti 28.70.05 (STM), päätösnro VN/27028/2021. ICT-muutosrahoitus / esivalmistelu. Vuodelta 2021 käyttämättä jäänyt rahoitus 752 108,50 euroa siirtyi käytettäväksi v. 2022
- määräraha 7 723 099,92 euroa, 22.4.2022, momentti 28.70.05 (STM), päätösnro VN/27027/2021. ICT-muutosrahoitus / ennakko
- määräraha 7 500 000,00 euroa, 30.8.2022, momentti 28.70.05 (STM), päätösnro VN/16809/2022. ICT-muutosrahoitus / Hallitusken esitys eduskunnalle vuoden 2022 toiseksi lisätalousarvioksi (HE 81/2022)
Kokonaisuudessaan ICT-valmisteluun käytettävää määrärahaa oli vuonna 2022 yhteensä 15 470 991,42 euroa. Vuonna 2022 käyttämättä jääneet määrärahat siirtyivät käytettäviksi vuodelle 2023.
ICT-valmisteluhanke päätettiin virallisesti 30.6.2023. Hankkeesta jäi toteutettavaksi osittain VAKE-toimipisteverkkojen rakentaminen joihinkin kiinteistöihin sekä Vantaan ja Keravan verkkojen irtikytkeminen ja purkaminen. Nämä toteutetaan erillisprojektein alkuvuoteen 2024 mennessä.
4. Miten osaava työvoima saadaan houkuteltua Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle ja jäämään, kun kilpailu osaavasta työvoimasta kiristyy? Vastaus:
Palkkataso Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on alempi kuin lähialueiden sote-toimijoilla. Siksi kriittisiin tehtäviin on jo suunnattu erityisiä palkanlisiä eli ns. sitoutumispalkkio. Henkilökohtaisen palkanlisän arviointia pilotoidaan, ja se otetaan käyttöön koko hyvinvointialueella ensi vuoden alussa. Palkan lisäksi merkitystä on mielekkäillä työtehtävillä, hyvällä johtamisella, mahdollisuudella vaikuttaa työhön ja työaikaan. Johtamista kehitetään systemaattisesti eli johtamisen tavoitetila on toimintakulttuurina määritelty, ja sen toteutumista seuraamme kyselyillä. Esihenkilöt ovat velvoitettuja käymään kyselyjen tulokset läpi henkilöstönsä kanssa. Johtoryhmävalmennukset tukevat johtamisen kehittymistä ja esihenkilövalmennukset ovat alkamassa.
Hyvinvointialueella panostetaan myös ammattimaiseen ja huolellisesti kohdennettuun rekrytointimarkkinointiin ja -kampanjointiin. Samalla rakennetaan systemaattisesti työnantajamielikuvaa. Lähtökohtana on todellinen arki ja henkilöstön kokemukset: esimerkiksi työntekijätarinat sekä työtyytyväisyysmittausten tulosten, palkkaratkaisujen ja henkilöstöetujen nostaminen esiin rekrytointimarkkinoinnissa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella sujuva päivittäinen työskentely ja hyvä henkilöstökokemus mahdollistetaan helppokäyttöisillä digityökaluilla. Tietohallinto kehittää työntekijöiden digityökaluja ja ICT-palveluita niin, että ne tukevat työntekoa ja mahdollistavat keskittymisen varsinaisen palvelutehtävän suorittamiseen. Käyttäjää helpottavat ohjeet kerätään yhteen, ja niiden sisältöön ja ymmärrettävyyteen kiinnitetään huomiota.
5. Miten palvelujen saatavuus varmistetaan niiden henkilöiden osalta jotka eivät ole digipalvelujen piirissä? Miten kielivähemmistöjen viestintä ja viestinnän saatavuus turvataan? Vastaus:
Digipalvelut ovat Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella yksi mahdollinen tapa palvelujen toteuttamiseksi. Puhelimitse tai paikan päällä tapahtuvan asioinnin lisäksi hyvinvointialueella on mahdollisuus joissakin palveluissa myös digitaaliseen palveluun, mutta digitaalisuus ei koskaan ole ainoa tapa saada palvelua. Tarvittavien palvelujen saanti turvataan aina asiakaskohtaisesti, eli mikäli asiakas ei ole digipalvelujen piirissä, on asiakkaalla aina mahdollisuus myös henkilökohtaiseen kontaktiin joko puhelimitse tai paikan päälle tulemalla.
Digitaaliset palvelut on havaittu hyväksi ja myös asiakkaiden osalta pidetyksi keinoksi joustavaan ja aikatauluttomaan asioiden hoitoon. Siksi hyvinvointialueella on alettu opettamaan ja ohjaamaan sote-palveluihin liittyviä digitaitoja matalalla kynnyksellä kaikille asiasta kiinnostuneille hyvinvointialueen asukkaille. Yleensä terveysasemien yhteydessä toimivat digiklinikat ovat olleet varsin suosittuja etenkin ikääntyneen väestön parissa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen viestintä ei ole pelkästään verkkoviestinnän varassa. Palveluista kerrotaan myös esimerkiksi paikallislehdessä (sekä ostettu että ns. ansaittu näkyvyys), esitteissä, infotauluissa ja toimipisteissä jaettavissa tiedotteissa.
Tietohallinto tukee hyvinvointialueen verkkosivujen kehittämistä osana Digikehittämisen tiekarttaa. Verkkosivut on rakennettu saavutettavuusvaatimusten mukaisesti, ja saavutettavuus huomioidaan yhä enemmän myös sosiaalisen median päivityksissä (mm. alt-tekstit). Viestinnässä on yksi henkilö, jonka vastuulla on edistää saavutettavuusvaatimusten mukaista viestintää ja kouluttaa viestinnän henkilöstöä saavutettavuusvaatimusten noudattamiseen. Ensi vuodesta alkaen on tarkoituksena kouluttaa myös lukuisia muita hyvinvointialueen työntekijöitä, jotka ylläpitävät erilaisia some-kanavia asiakkaille.
Monikielisen viestinnän linjaukset valmistuvat vuoden 2023 aikana. Ruotsin kielelle käännetään lähtökohtaisesti keskeisin asiakasviestintä (mm. verkkosivut, ohjeet, esitteet, uutiset). Englannin kielelle käännetään näistä tärkeimmät - tarkoituksena on esimerkiksi saada verkkosivusto käännettyä englanniksi loppuvuoden 2023 aikana. Tulevaisuudessa pyritään saamaan muuta kuin suomea ja ruotsia puhuvalle väestölle erityisesti turvallisuuteen ja terveyteen suoraan vaikuttava informaatio heidän omalla kielellään.
Selkokieli on Vantaan ja Keravan alueella erityisen tärkeää, koska hyvinvointialueellamme on runsaasti muuta kuin suomen kieltä äidinkielenään puhuvia. Selkokieltä tarvitsee kaikkineen enemmän kuin joka kymmenes, joten kyse on merkittävästä määrästä asiakkaita. Selkokielen lisääminen yhdeksi hyvinvointialueen kieleksi on suunnitteilla, mutta tämän käyttöönotto kestää. Yhteistyötä tehdään kuitenkin jo nyt Selkovantaalainen-lehden kanssa. Samoja sisältöjä hyödynnetään myös muissa kanavissa.
6. Koska sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet tuodaan valtuuston päätöksentekoon ja miten sisäinen tarkastus tullaan järjestämään hyvinvointialueella? Vastaus:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet on aiemmin sisällytetty osaksi hyvinvointialueen hallintosääntöä, jonka aluevaltuusto on hyväksynyt ensimmäisen kerran ensimmäisessä kokouksessaan 8.3.2022 § 4, ja jota on päivitetty useita kertoja vuosien 2022–2023 aikana. Tarkastuslautakunnan huomion perusteella hyvinvointialueen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet on koottu vielä omaan dokumenttiinsa, joka täydentää hallintosäännön kirjauksia ja kokoaa yhteen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Aluevaltuusto on kokouksessaan 11.9.2023 § 92 hyväksynyt asiakirjan.
Tämän jälkeen tarkoituksena on, että aluehallitukselle valmistellaan syksyn 2023 aikana tarkemmat sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet ja menettelytavat, joiden hyväksyminen kuuluu hallintosäännön 93 §:n nojalla aluehallituksen toimivaltaan.
Sisäinen tarkastus voidaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan järjestää joko omana toimintana, yhteistyössä muiden hyvinvointialueiden kanssa tai sitä voidaan hankkia ulkopuolisilta palveluntuottajilta. Hyvinvointialueen sisäisen tarkastuksen tarjouspyyntö vuosille 2023–2024 on parhaillaan valmistelussa eli palvelu hankitaan ulkopuoliselta palveluntuottajalta. Aluehallitus hyväksyy hyvinvointialuejohtajan esityksestä sisäisen tarkastuksen suunnitelman. Tavoitteena on toteuttaa noin neljä sisäistä tarkastusta eri kohteisiin ennen vuoden 2024 loppua.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti keskustelun jälkeen.
Lisätietoa päätöksestä antaa hyvinvointialuejohtaja Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.