Beskrivning
Ärendets beredare: stf. förvaltningsdirektör Riikka Liljeroos
Välfärdsområdesfullmäktige har vid sitt sammanträde 12.6.2023 § 64 beslutat att anteckna utvärderingsberättelsen för 2022 för kännedom och skicka den vidare till välfärdsområdesstyrelsen för ett utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen ger anledning till enligt 125 § i lagen om välfärdsområden.
Revisionsnämnden framlägger i sammanfattningen i slutet av utvärderingsberättelsen (s. 16) följande iakttagelser om år 2022:
- Enligt revisionsnämndens iakttagelse färdigställdes systemen för den ekonomiska uppföljningen med förseningar och en del av systemen har fortfarande inte tagits i bruk. Bristerna i systemen syns bland annat som utmaningar i den serviceområdesvisa budgeteringen och svårigheter i den ekonomiska uppföljningen. Revisionsnämnden frågar: Hur säkerställs genomförandet och uppföljningen av den organspecifika budgeteringen?
- I beredningen av välfärdsområdet identifierades i fråga om överföringen av personal skillnader i lönerna för arbetstagare som utför samma arbete vid olika enheter. Till revisionsnämnden lämnades 2022 preliminära uppskattningar om tidsplanen för harmoniseringen av lönerna och storleksklasserna. Revisionsnämnden frågar: Vilka grupper av arbetstagare omfattas av harmoniseringen av lönerna, vilken är prioritetsordningen och hur mycket medel avsedda för löner uppskattas behövas för harmoniseringen av lönerna?
- Enligt revisionsnämndens iakttagelse specificerades i bokslutet inte IKT-ändringarnas kostnadsandel av finansieringen av beredningen. År 2022 var man tvungen att uppskatta IKT-finansieringen på nytt, men det gjordes ändå inte några budgetändringar avseende kostnaderna för IKT-ändringarna. Revisionsnämnden frågar: Vad kommer den sammanlagda kostnaden för IKT-ändringarna att uppgå till, när alla kritiska system i välfärdsområdet har färdigställts, och vad uppskattas Vanda och Kervo välfärdsområdes kommande driftkostnader för IKT uppgå till? Vad är fortfarande ogjort i fråga om IKT-tjänsterna i Vanda och Kervo välfärdsområde?
- Enligt bokslutet har personalbristen spridit sig till de flesta yrkesgrupperna inom social- och hälsovården och till räddningsmanskapet. Befolkningens växande servicebehov, serviceskulden till följd av coronan och förändringarna i lagstiftningen gällande dimensioneringen försvårar situationen ytterligare. En positiv arbetsgivarimage, bra personalförmåner och möjligheterna till flexibilitet i arbetslivet är centrala faktorer i konkurrensen om de knappa resurserna i fråga om kunnig arbetskraft. Revisionsnämnden frågar: Hur lyckas man locka kunnig arbetskraft till Vanda och Kervo välfärdsområde och få den att stanna i en situation där konkurrensen om kunnig arbetskraft blir allt hårdare?
- Välfungerande kommunikation har spelat en nyckelroll i beredningen av välfärdsområdet och överföringen av organiseringsansvaret. Kommunikationen spelar en viktig roll även för tillgängligheten av välfärdsområdets tjänster och klienthandledningen. Revisionsnämnden frågar: Hur säkerställs tjänsternas tillgänglighet för personer som inte använder digitala tjänster? Hur tryggas kommunikationen till språkliga minoriteter och informationens tillgänglighet för dessa?
- Enligt 22 § i lagen om välfärdsområden fattar välfärdsområdesfullmäktige beslut om grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen och enligt 51 § i samma lag ska välfärdsområdesstyrelsen ordna en oberoende internrevision av välfärdsområdet. Om ansvaret för ordnande av den interna kontrollen och riskhanteringen föreskrivs dock i förvaltningsstadgan. Enligt revisionsnämndens iakttagelse har arbetet för att ordna internrevisionen fortfarande inte slutförts. Revisionsnämnden frågar: När lämnas grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen till fullmäktige för beslut och hur kommer internrevisionen att ordnas i välfärdsområdet?
Enligt 125 § i lagen om välfärdsområden lämnar välfärdsområdesstyrelsen välfärdsområdesfullmäktige ett utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen ger anledning till.
Stödmaterial:
Välfärdsområdets revisionsnämnds utvärderingsberättelse för 2022
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen föreslår för välfärdsområdesfullmäktige att den beslutar att anteckna för kännedom följande redogörelse för åtgärder som välfärdsområdesstyrelsen har vidtagit/kommer att vidta baserat på de iakttagelser och observationer som redovisas i välfärdsområdets revisionsnämnds utvärderingsberättelse för 2022:
1. Hur säkerställs genomförandet och uppföljningen av den organspecifika budgeteringen? Svar:
Välfärdsområdets system för budgetering och rapportering har utvecklats betydligt under det innevarande året. Det nuvarande systemet för budgeteringen möjliggör även organspecifik budgetering. Detta har beaktats i beredningen av budgeten för 2024 och för alla organs behov reserveras tillräckliga anslag.
Behoven av ekonomisk uppföljning kartläggs.
2. Vilka grupper av arbetstagare omfattas av harmoniseringen av lönerna, vilken är prioritetsordningen och hur mycket medel avsedda för löner uppskattas behövas för harmoniseringen av lönerna? Svar:
I Vanda och Kervo välfärdsområde görs en genomgång av alla grupper av arbetstagare. Samtliga löner måste sammanjämkas.
Sammanjämkandet (harmoniseringen) av lönerna har redan inletts genom inriktningen av avtalshöjningarna som gjordes 1.6.2023. Sammanjämkning gjordes i flera olika personalgrupper. Avgörande för prioritetsordningen var de största löneskillnaderna och situationen vad gäller tillgången på personal. Just nu pågår arbetet med att bestämma prioritetsordningen för följande personalgrupper, varvid man går igenom behovet av sammanjämkning beteckning för beteckning och för varje uppgiftsbeskrivning. I samband med bedömningen per beteckning uppskattades harmoniseringsbehovet uppgå till 10 miljoner euro. Det slutgiltiga beloppet kommer att stå klart när man har klarlagt personalens verkliga uppgiftsbeskrivningar och löner, med det torde inte avvika särskilt mycket från den ursprungliga uppskattningen.
3. Vad kommer den sammanlagda kostnaden för IKT-ändringarna att uppgå till, när alla kritiska system i välfärdsområdet har färdigställts, och vad uppskattas Vanda och Kervo välfärdsområdes kommande driftkostnader för IKT uppgå till? Vad är fortfarande ogjort i fråga om IKT-tjänsterna i Vanda och Kervo välfärdsområde? Svar:
Vanda och Kervo välfärdsområde ansökte i slutet av 2021 finansiering för beredningen, planeringen och genomförandet av ändringen av informationshanteringen, informationsförvaltningen och informationssystemen som skulle genomföras i anslutning till inrättandet av välfärdsområdena och reformen av ordnandet av social- och hälsovården samt räddningsväsendet. Sammanlagt ansöktes om 44 917 000 euro. Social- och hälsovårdsministeriet beviljade följande anslag för IKT-beredningen:
- Anslag 1 000 000,00 euro, 1.12.2021, moment 28.70.05 (SHM), beslutsnr SR/27028/2021. Finansiering av IKT-ändringarna/förberedelse. Den oanvända finansieringen från 2021, 752 108,50 euro, överfördes till att användas 2022
- Anslag 7 723 099,92 euro, 22.4.2022, moment 28.70.05 (SHM), beslutsnr SR/27027/2021. Finansiering av IKT-ändringarna/förskott
- Anslag 7 500 000,00 euro, 30.8.2022, moment 28.70.05 (SHM), beslutsnr SR/16809/2022. Finansiering av IKT-ändringarna/Regeringens proposition till riksdagen om en andra tilläggsbudget för 2022 (RP 81/2022)
Hela anslaget för IKT-beredningen år 2022 var 15 470 991,42 euro. Anslagen som inte användes under 2022 överfördes till år 2023.
Projektet för IKT-beredningen avslutades officiellt 30.6.2023. Av projektet återstod delar av byggandet av nätverket för VAKE-verksamhetsställen i vissa fastigheter samt frånkoppling och demontering av nätverken i Vanda och Kervo. Dessa genomförs som separata projekt senast i början av 2024.
4. Hur lyckas man locka kunnig arbetskraft till Vanda och Kervo välfärdsområde och få den att stanna i en situation där konkurrensen om kunnig arbetskraft blir allt hårdare? Svar:
Lönenivån i Vanda och Kervo välfärdsområde är lägre än hos aktörerna inom social- och hälsovården i närliggande områden. Därför har man redan riktat särskilda lönetillägg till kritiska uppgifter, en så kallad engagemangspremie. Bedömningen av det personliga lönetillägget undersöks i ett pilotprojekt och det kommer att införas i hela välfärdsområdet i början av nästa år. Andra viktiga faktorer förutom lönen är meningsfullt arbete, god ledning, möjlighet att påverka arbetet och arbetstiderna. Ledningen utvecklas systematiskt; med andra ord har man definierat visionen för ledarskapet som en verksamhetskultur, och dess genomförande övervakas med hjälp av enkätundersökningar. Cheferna är skyldiga att diskutera resultaten av enkätundersökningarna med sin personal. Ledningsgruppsutbildningarna stöder ledarskapsutvecklingen och chefsutbildningarna är i färd att starta.
I välfärdsområdet satsar man också på professionell och noggrant riktad rekryteringsmarknadsföring och på rekryteringskampanjer. Samtidigt bygger man systematiskt arbetsgivarimagen. Utgångspunkten är den verkliga vardagen och personalens erfarenheter: till exempel medarbetarnas berättelser och presentation av resultaten från mätningar av arbetstillfredsställelsen, löneuppgörelser och personalförmåner i rekryteringsmarknadsföringen.
I Vanda och Kervo välfärdsområde möjliggörs ett smidigt dagligt arbete och en bra personalupplevelse med hjälp av lättanvända digitala verktyg. IT-förvaltningen utvecklar arbetstagarnas digitala verktyg och IKT-tjänster så att de stöder arbetet och gör det möjligt att fokusera på att utföra den faktiska serviceuppgiften. Anvisningar som gör användningen enklare sammanställs och man fäster uppmärksamhet vid innehållet i och begripligheten av dem.
5. Hur säkerställs tjänsternas tillgänglighet för personer som inte använder digitala tjänster? Hur tryggas kommunikationen till språkliga minoriteter och informationens tillgänglighet för dessa? Svar:
Digitala tjänster är ett möjligt sätt att genomföra tjänsterna i Vanda och Kervo välfärdsområde. Utöver möjligheten att sköta ärenden telefonledes eller på plats erbjuder välfärdsområdet även digitala tjänster inom vissa tjänster, men de digitala tjänsterna är aldrig det enda sättet att få service. Tillgången till nödvändiga tjänster säkerställs alltid separat för varje klient. Om en klient alltså inte använder digitala tjänster finns det alltid möjlighet till personlig kontakt antingen per telefon eller på plats.
Digitala tjänster har identifierats som ett bra och omtyckt sätt att hantera ärendet flexibelt och utan tidsbokning. Därför har man i välfärdsområdet börjat ge undervisning och handledning med låg tröskel i digitala färdigheter i anslutning till social- och hälsovårdens tjänster för alla intresserade invånare i välfärdsområdet. Oftast har de digitala klinikerna vid hälsostationerna varit mycket populära, särskilt bland den äldre befolkningen.
Kommunikationen i Vanda och Kervo välfärdsområde förlitar sig inte enbart på information på internet. Om tjänsterna publiceras information också i lokaltidningar (både köpt och s.k. förtjänad synlighet), i broschyrer, på informationstavlor och i meddelanden som delas ut vid verksamhetsställena.
IT-förvaltningen stöder utvecklingen av välfärdsområdets webbplats som en del av färdplanen för digitaliseringen. Webbplatsen följer tillgänglighetskraven och tillgängligheten beaktas i allt högre grad även i uppdateringarna på sociala medier (t.ex. alt-texter). Inom kommunikationen ansvarar en person för att främja kommunikation som uppfyller tillgänglighetskraven och utbilda personalen som arbetar med kommunikation i iakttagandet av tillgänglighetskraven. Avsikten är också att från och med nästa år utbilda ett stort antal andra arbetstagare vid välfärdsområdet som upprätthåller olika sociala mediekanaler för klienterna.
Riktlinjerna för den flerspråkiga kommunikationen färdigställs under 2023. Principen är att det mest centrala informationsmaterialet till klienterna (t.ex. webbplatser, anvisningar, broschyrer, nyheter) översätts till svenska. Den viktigaste informationen kommer att översättas till engelska – ett av målen är till exempel att webbplatsen ska vara översatt till engelska i slutet av 2023. I framtiden försöker man få ut informationen till andra än finsk- och svensktalande invånare på deras eget språk, särskilt information som direkt påverkar deras säkerhet och hälsa.
Lätt språk är särskilt viktigt i Vandas och Kervos område, eftersom vårt välfärdsområde har ett stort antal invånare med andra modersmål än finska eller svenska. Allt som allt behöver mer än var tionde invånare lätt språk, så det är fråga om en betydande andel av klienterna. Det finns planer på att lägga till lätt språk som ett av språken i välfärdsområdet, men detta kommer att ta tid. Samarbete görs emellertid redan nu med tidningen Selkovantaalainen. Samma innehåll nyttjas även i andra kanaler.
6. När lämnas grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen till fullmäktige för beslut och hur kommer internrevisionen att ordnas i välfärdsområdet? Svar:
I Vanda och Kervo välfärdsområde har grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen tidigare inkluderats i välfärdsområdets förvaltningsstadga, som välfärdsområdesfullmäktige godkände för första gången på sitt sammanträde 8.3.2022 § 4 och som har uppdaterats flera gånger under åren 2022–2023. Enligt revisionsnämndens iakttagelse har grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen i välfärdsområdet dessutom sammanställts i ett separat dokument, som kompletterar innehållet i förvaltningsstadgan och samlar grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen på ett och samma ställe. Välfärdsområdesfullmäktige har godkänt dokumentet vid sitt sammanträde 11.9.2023 § 92.
Därefter är avsikten att under hösten 2023 förbereda för välfärdsområdesstyrelsen närmare anvisningar om samt förfaringssätt för den interna kontrollen och riskhanteringen, vars godkännande med stöd av 93 § i förvaltningsstadgan ingår i välfärdsområdesstyrelsens befogenheter.
Enligt förvaltningsstadgan för Vanda och Kervo välfärdsområde kan internrevisionen ordnas som egen verksamhet eller i samarbete med andra välfärdsområden eller köpas av utomstående tjänsteproducenter. Anbudsförfrågan om välfärdsområdets internrevision för åren 2023–2024 bereds just nu, vilket innebär att tjänsten köps av utomstående tjänsteproducenter. Välfärdsområdesstyrelsen godkänner på välfärdsområdesdirektörens förslag planen för internrevisionen. Målet är att genomföra ungefär fyra internrevisioner vid olika objekt före utgången av 2024.
Beslut
Beslutsförslaget antogs enhälligt efter diskussion.
Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.