Beskrivning
Beredare av ärendet: upphandlingschef Marianne Punkki
Bakgrund till upphandlingens beredning
Vanda stads upphandlingstjänst anordnade ett anbudsförfarande för upphandlingen av instrument, små apparater och arbetsstolar för mun- och tandvården för Vanda och Kervo välfärdsområde på uppdrag av områdesstyrelsen (14.9.2022 § 173). Vanda stads upphandlingstjänst ansvarade för de praktiska arrangemangen kring upphandlingen och mottagandet av anbuden. Vanda och Kervo välfärdsområde ansvarar för genomförandet av upphandlingsbeslutet och upprättandet av avtalen.
Föremål för upphandlingen
Föremål för upphandlingen är instrument, små apparater och arbetsstolar för mun- och tandvården.
Upphandlingen delades in i tre (3) delområden, inom vilka delanbud var möjliga för de enskilda positionerna:
Delområde 1 / Instrument, positionerna 101000–166011
Delområde 2 / Små apparater, positionerna 171000–232209
Delområde 3 / Arbetsstolar, positionerna 240000–25000
För varje delområde väljs en (1) produkt med det lägsta priset per position. Undantagsvis valdes mer än en produkt i de positioner där det i anbudsförfrågan nämndes att exempelvis mer än en storlek eller modell skulle väljas för varje position.
Upphandlingsförfarande
Upphandlingen gällde en upphandling som överskrider EU-tröskelvärdet. Som upphandlingsförfarande användes öppet förfarande. Anbudsförfarandet inleddes den 22.6.2022 med en upphandlingsannons som publicerades i Hilma, annonskanalen för offentliga upphandlingar. Tidsfristen för lämnande av anbud var 7.11.2022 kl. 12:00.
I upphandlingsdokumenten angavs de varor som ska upphandlas samt minimivillkoren för anbudsgivarna och de olika varorna. Villkoren måste uppfyllas under hela avtalsperioden.
Under anbudstiden hade anbudsgivarna möjlighet att ställa kompletterande frågor angående anbudsförfrågan före den 17.10.2022 kl. 10:00. Frågorna besvarades den 27.10.2022.
Innan tidsfristen för lämnande av anbud den 7.11.2022 kl. 12:00 hade sammanlagt nio (9) anbud lämnats in. Följande leverantörer lämnade in anbud: Ergotekniikka Tuolitalo Oy, Flinno Oy, Implantona Oy, Hammasvälinen Oy, JH Hammastuote Oy, Merident Oy, Ortomat Herpola Oy, Plandent Oy och Unident Oy.
I tabellen för jämförelse av anbud (Bilaga 1) framgår de mottagna anbuden enligt delområde per position.
Granskning av anbudsgivarnas lämplighet
Kraven gällande anbudsgivarnas lämplighet fastställdes i upphandlingsannonsens ESPD-blankett. Alla mottagna anbud uppfyllde lämplighetskraven som ställdes i anbudsbegäran och togs med i anbudsjämförelsen.
Anbudsjämförelsen och resultatet av konkurrensutsättningen
Grunden för beslutet är att anbudet ska vara det totalekonomiskt mest fördelaktiga när urvalskriteriet är det lägsta priset (moms 0 %), under förutsättning att produkterna följer anbudsbegäran med avseende på användningssyfte och kvalitet. Patient- och arbetssäkerheten måste vara beaktade för anbudets produkter.
De produktvisa granskningarna av anbuden gjordes baserat på de länkar till produktbroschyrer som anbudsgivarna bifogat till sitt anbud. Därför måste en fungerande länk till en produktbroschyr anges för varje produkt i anbudet. Om det inte fanns en länk till produkten skulle anbudsgivaren bifoga en produktbroschyr till sitt anbud. I bilagan skulle det tydligt anges vilket delområde och position produktbroschyren gäller. Om anbudsgivaren inte lade till en länk eller bifogade en produktbroschyr till sitt anbud förkastas produkten i fråga. På prislistan skulle anbudsgivaren för varje produkt ange det kvalitetssystem enligt vilket tillverkaren är kvalitetscertifierad eller om inget sådant certifikat finns. En icke-certifierad produkt valdes inte om en produkt från en kvalitetscertifierad tillverkare erbjöds för samma position. Därtill skulle anbudsgivaren skriva ”OK” om produkten kan autoklaveras i 134 grader och tvättas med desinficerande tvättmedel i 90 grader. Produkter som inte märkts med OK valdes bara om det inte fanns några OK-märkta produkter i positionen.
I anbudsbegäran angavs att anbudsgivaren ska vara beredd att tillhandahålla varuprov för nya instrument som beställaren inte tidigare haft och att förfrågan om eventuella varuprov kommer efter att anbudet skickats in och före beslut fattas.
Följande anbudsgivare ombads skicka in varuprov: Hammasväline Oy, Implantona Oy, JH Hammastuote Oy, Ortomat Herpola Oy, Plandent Oy och Unident Oy, för att bedöma om produkten uppfyller kraven i anbudsbegäran. De beställda varuproven visas med den röda texten ”pyydetty näytekappale” i början av produktraden i jämförelsetabellen (Bilaga 1).
Efter att varuproven granskats konstaterades att en del av produkterna från Hammasväline Oy, JH Hammastuote Oy, Plandent Oy och Unident Oy inte uppfyllde anbudsbegärans minimikrav. Således utesluts produkterna i fråga från anbudsförfarandet. De mer detaljerade uteslutningskriterierna visas i den bifogade jämförelsetabellen (Bilaga 1).
Efter att anbuden granskats konstaterades att en del av produkterna i anbuden inte uppfyllde anbudsbegärans minimikrav: produkter från anbudsgivarna Hammasväline Oy, JH Hammastuote Oy, Ortomat Herpola Oy, Plandent Oy och Unident Oy inom delområde 1, produkter från anbudsgivarna JH Hammastuote Oy, Plandent Oy och Unident Oy inom delområde 2 och produkter från anbudsgivaren Ergotekniikka Tuolitalo Oy inom delområde 3. Således utesluts produkterna i fråga baserat på att de inte uppfyller anbudsbegärans minimikrav. De uteslutna produkterna är markerade med röd text i jämförelsetabellen och mer detaljerade motiveringar till varför produkten uteslöts anges också i samband med produkterna i jämförelsetabellen.
Enligt upphandlingslagen (1397/2016) 74 § ska anbudsgivaren visa att den vara och tjänst som erbjuds överensstämmer med kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet. I rättspraxis är det väl etablerat att den upphandlande enheten bör utesluta anbud som inte motsvarar anbudsbegäran för att säkerställa likvärdig och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivarna och att anbudsgivarna ansvarar för innehållet i sina anbud. Anbuden utvärderas endast baserat på de uppgifter som de innehåller.
I delområde 2, små apparater, valdes inga reservdelar om inte anbudsgivaren även erbjudit en begärd apparat för vilken reservdelen skulle vara lämplig eller om det inte fanns något annat användningsområde för reservdelen. De produkter som inte valdes visas i början av produktraden i jämförelsetabellen. Om en anbudsgivare hade erbjudit samma produkt för flera olika positioner valdes produkten ut i enlighet med de produktvisa urvalskriterierna för endast en position, i enlighet med anbudsbegäran. I jämförelsetabellen visas om anbudsgivaren har erbjudit produkten för flera positioner och för vilken position produkten valdes. Samma produkt erbjöds för positionerna 102100 och 102101, 102300 och 102301, 113301 och 113302 samt 154001 och 154003.
Medan anbudsbegäran pågick förtydligades den så, att anbudsgivaren inom delområde 1 även kan erbjuda andra storlekar än de som krävs i anbudsbegäran för instrumentens och kirurgins positioner, men företräde kommer att ges åt de produkter som anges i anbudsbegäran. För positioner där anbudsgivaren har erbjudit en annan storlek än den begärda anges positionen i jämförelsetabellen.
Avtal
Avtal för tiden 1.7.2023–30.6.2025 + (optioner 1 + 1 år) ingås med de valda leverantörerna.
Ett bindande avtal mellan Vanda och Kervo välfärdsområde och leverantören ingås inte genom delgivningen av beslut, utan först när parterna har undertecknat avtalet. Avtalet kan undertecknas tidigast 14 dagar efter det att de anbudsgivarna har fått eller anses ha fått del av beslutet och anvisningen för sökande av ändring.
Beslutanderätt
Enligt 42 § i Vanda och Kervo välfärdsområdes förvaltningsstadga fattar välfärdsområdesstyrelsen beslut om upphandlingar, avtal och förbindelser på över 1 000 000 euro. Enligt den ovan nämnda bestämmelsen åligger det områdesstyrelsen att besluta om frågan.