Områdesfullmäktige, möte 27-09-2022

Protokollet är granskat

§ 84 Åtgärdsutredning på basis av observationer och iakttagelser i välfärdsområdets revisionsnämnds utvärderingsberättelse för 2021

VAKEDno-2022-192

Tidigare behandling

Tarkastuslautakunta, 30-05-2022

Beskrivning

Asian valmistelija: Hannamari Harju

Hyvinvointialuelain 125 §:n mukaan tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa aluevaltuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään aluevaltuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Lautakunta voi antaa aluevaltuustolle muitakin tarpeellisina pitämiään selvityksiä arvioinnin tuloksista. Aluehallitus antaa aluevaltuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta.

Aluevaltuusto tulee käsittelemään vuoden 2021 tilinpäätöksen kokouksessaan 21.6.2022. Arviointikertomus käsitellään aluevaltuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Arviointikertomuksen laadinta tulee siten olemaan tämän kevään tarkastuslautakunnan yksi merkittävimmistä tehtävistä.

Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan 8.4.2022 § 5 aloittaa arviointikertomuksen laadinnan.

Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan 20.4.2022 § 10, että arviointikertomuksen työstäminen jatkuu kuulemisen ja luonnoksen pohjalta. Kokouksessa tarkastuslautakunta kuuli arviointikertomuksen laadintaa varten hallintovalmistelujohtaja Mikko Hokkasta ja hyvinvointialueen muutosjohtaja Timo Aronkytöä.

Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan 4.5.2022 § 13 jatkaa arviointikertomuksen laadintaa tarkastuslautakunnan jäsenten ehdotusten pohjalta.

 

Beslutsförslag

Tarkastuslautakunta päättää:

  1. laatia arviointikertomuksen valmiiksi;
  2. esittää aluevaltuustolle, että aluevaltuusto päättää merkitä arviointikertomuksen vuodelta 2021 tiedoksi ja todeta, että hyvinvointialuelain 125 §:n mukaan aluehallitus antaa aluevaltuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta.

Beslut

Tarkastuslautakunta päätti yksimielisesti keskustelun jälkeen:

  1. hyväksyä arviointikertomuksen;
  2. esittää aluevaltuustolle, että aluevaltuusto päättää merkitä arviointikertomuksen vuodelta 2021 tiedoksi ja todeta, että hyvinvointialuelain 125 §:n mukaan aluehallitus antaa aluevaltuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta.

 

Lisätietoja päätöksestä antaa tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Mika Niikko, mika.niikko@vakehyva.fi

Områdesfullmäktige, 21-06-2022

Beskrivning

Revisionsnämnden, 30.05.2022, § 16

Bilagor

1 Utdrag ut protokollet- Revisionsnämnden - 08.04.2022, kl. 10:00
2 Utdrag ut protokollet- Revisionsnämnden - 20.04.2022, kl. 17:00
3 Utdrag ut protokollet- Revisionsnämnden - 04.05.2022, klo 17:00

Beredare av ärendet: Hannamari Harju

Enligt 125 § i lagen om välfärdsområden gör revisionsnämnden upp en utvärderingsplan och lämnar för varje år välfärdsområdesfullmäktige en utvärderingsberättelse som innehåller resultaten av utvärderingen. Välfärdsområdesfullmäktige behandlar utvärderingsberättelsen i samband med bokslutet. Nämnden kan även ge välfärdsområdesfullmäktige andra utredningar om resultaten av utvärderingen som den anser behövliga. Välfärdsområdesstyrelsen lämnar välfärdsområdesfullmäktige ett utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen ger anledning till.

Välfärdsområdesfullmäktige kommer att behandla bokslutet för 2021 vid sitt sammanträde 21.6.2022. Välfärdsområdesfullmäktige behandlar utvärderingsberättelsen i samband med bokslutet. Utarbetandet av utvärderingsberättelsen kommer således att vara bland revisionsnämndens största uppgifter under våren.

Revisionsnämnden beslutade vid sitt sammanträde 8.4.2022 § 5 att inleda utarbetandet av utvärderingsberättelsen.

Revisionsnämnden beslutade vid sitt sammanträde 20.4.2022 § 10 att utarbetandet av utvärderingsberättelsen fortsätter utgående från hörandet och utkastet. För att kunna utarbeta utvärderingsberättelsen hörde revisionsnämnden förvaltningsberedningsdirektör Mikko Hokkanen och välfärdsområdets förändringsledare Timo Aronkytö under mötet.

Revisionsnämnden beslutade vid sitt sammanträde 4.5.2022 § 13 att fortsätta att utarbeta utvärderingsberättelsen utgående från förslag av  ledamöterna i revisionsnämnden.

Förslag

Revisionsnämnden beslutar att:

  1. färdigställa utvärderingsberättelsen,
  2. föreslå för välfärdsområdesfullmäktige att fullmäktige beslutar att anteckna utvärderingsberättelsen för 2021 till kännedom och konstatera att enligt 125 § i lagen om välfärdsområden lämnar välfärdsområdesstyrelsen välfärdsområdesfullmäktige ett utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen ger anledning till.

___________________________________________

Beslut

Revisionsnämnden beslutade enhälligt efter diskussionen att

  1. godkänna utvärderingsberättelsen,
  2. föreslå för välfärdsområdesfullmäktige att fullmäktige beslutar att anteckna utvärderingsberättelsen för 2021 till kännedom och konstatera att enligt 125 § i lagen om välfärdsområden lämnar välfärdsområdesstyrelsen välfärdsområdesfullmäktige ett utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen ger anledning till.

Mer information om beslutet ges av revisionsnämndens ordförande Mika Niikko, mika.niikko@vakehyva.fi

________________________

Välfärdsområdesfullmäktige, 21.06.2022

Bilagor:

  • Utvärderingsberättelsen för år 2021

Beslutsförslag

Välfärdsområdesfullmäktige beslutar att anteckna utvärderingsberättelsen för 2021 till kännedom och konstatera att enligt 125 § i lagen om välfärdsområden lämnar välfärdsområdesstyrelsen välfärdsområdesfullmäktige ett utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen ger anledning till.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes enhälligt efter diskussionen.

Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo. aronkyto@vantaa.fi.

Områdesstyrelsen, 14-09-2022

Beskrivning

Ärendets beredare: beredningschef för beslutsfattandet Riikka Liljeroos 

Välfärdsområdesfullmäktige har vid sitt möte 21.6.2022 § 64 beslutat anteckna revisionsnämndens utvärderingsberättelse från 2021 för kännedom och konstaterat att välfärdsområdesstyrelsen enligt 125 § i lagen om välfärdsområden ger välfärdsområdesfullmäktige ett utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen ger anledning till.

Revisionsnämnden har i punkt 5 (sidan 19) i utvärderingsberättelsen lyft fram följande:

"Revisionsnämnden lyfter särskilt fram tre saker: 

  1.  Vanda och Kervo välfärdsområde är en helt ny organisation som har börjat skapas från noll och med mycket få anställda. Utifrån färdplanen för SHM:s regionala beredning verkar beredningen dock framskrida planenligt och enligt tidtabellen. De rödmarkerade punkterna i lägesöversikten 31.12.2021 har motiverats av direktören för förvaltningsberedningen och välfärdsområdets förändringsledare.
    • Revisionsnämnden vill fästa uppmärksamhet vid att beredningsorganisationen bör vara tillräcklig för att överföringen av verksamheten från kommunerna till välfärdsområdet 1.1.2023 inte ska äventyras. 
  2. ICT-beredningen är det mest utmanande delområdet av välfärdsområdets beredningshelheter och det delområde som orsakar flest kostnader. Staten kunde inte fatta beslut om ICT-finansiering i tid, vilket fördröjde både rekryteringarna och ingåendet av avtal. För ICT-förändringen i Vanda och Kervo välfärdsområde ansöktes finansiering på 44,9 miljoner euro för 2022–2025 och finansiering beviljades 7,8 miljoner euro för 2022. Med den beviljade finansieringen kan man inte trygga överföringen av organiseringsansvaret, vilket enligt revisionsnämnden är oroväckande. Rekrytering av kompetent ICT-personal kan också vara ett problem. 
    • Revisionsnämnden uppmanar välfärdsområdet att också förbereda sig på en situation där det inte finns tillräckligt med ICT-finansiering och/eller kompetent personal inte kan rekryteras.  
  3. Revisionsnämnden betonar att Vanda och Kervo välfärdsområde utan onödiga dröjsmål ska anställa en revisionschef för att nämnden ska ha en föredragande och tillräcklig sakkunskap som stöd för nämndens medlemmar. Hittills har ärendena behandlats utifrån nämndens ordförandes redogörelse."

Tilläggsmaterial:
Välfärdsområdets revisionsnämnds utvärderingsberättelse för 2021

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att föreslå för välfärdsområdesfullmäktige att välfärdsområdesfullmäktige beslutar att anteckna för kännedom följande utredning om de åtgärder som välfärdsområdesstyrelsen har vidtagit/kommer att vidta utifrån de observationer och anmärkningar som revisionsnämnden presenterar i utvärderingsberättelsen för 2021:

1. Revisionsnämndens observationer om beredningsorganisationens tillräcklighet
”Vanda och Kervo välfärdsområde är en helt ny organisation som har börjat skapas från noll och med mycket få anställda. Utifrån färdplanen för SHM:s regionala beredning verkar beredningen dock framskrida planenligt och enligt tidtabellen. De rödmarkerade punkterna i lägesöversikten 31.12.2021 har motiverats av direktören för förvaltningsberedningen och välfärdsområdets förändringsledare. Revisionsnämnden vill fästa uppmärksamhet vid att beredningsorganisationen bör vara tillräcklig för att överföringen av verksamheten från kommunerna till välfärdsområdet 1.1.2023 inte ska äventyras.”

Utredning om åtgärderna:

Beredningen av välfärdsområdet har framskridit enligt planerna och tidtabellen. Alla kritiska experter i beredningsorganisationen har rekryterats, för närvarande är det mest brådskande att skapa en ICT-arkitektur samt att skapa lösningar för ekonomi och personalförvaltning för välfärdsområdet. Beredningen av välfärdsområdet har prioriterats så att man med tanke på klienterna, patienterna och arbetstagarna kan genomföra överföringen av organiseringsansvaret på ett säkert sätt. Staten har finansierat välfärdsområdet med extra finansieringsomgångar, med hjälp av vilka man bättre har kunnat fördela resurserna för beredningen av välfärdsområdena.

2. Revisionsnämndens observationer om utmaningarna i ICT-finansieringen och personalrekryteringen
”ICT-beredningen är det mest utmanande delområdet av välfärdsområdets beredningshelheter och det delområde som orsakar flest kostnader. Staten kunde inte fatta beslut om ICT-finansiering i tid, vilket fördröjde både rekryteringarna och ingåendet av avtal. För ICT-förändringen i Vanda och Kervo välfärdsområde ansöktes finansiering på 44,9 miljoner euro för 2022–2025 och finansiering beviljades 7,8 miljoner euro för 2022. Med den beviljade finansieringen kan man inte trygga överföringen av organiseringsansvaret, vilket enligt revisionsnämnden är oroväckande. Rekrytering av kompetent ICT-personal kan också vara ett problem. Revisionsnämnden uppmanar välfärdsområdet att också förbereda sig på en situation där det inte finns tillräckligt med ICT-finansiering och/eller kompetent personal inte kan rekryteras.”

Utredning om åtgärderna:

Med tanke på ICT-beredningen har alla de mest kritiska experterna rekryterats. Det problem som bristen på finansiering medför har identifierats och man strävar efter att korrigera det genom att ordna tilläggsfinansiering. I början av augusti–september ansöktes och erhölls 7,5 miljoner euro i kassakrisfinansiering från staten. I augusti–september öppnade staten dessutom en ansökan om tilläggsfinansiering på 100 miljoner euro för nästa år. I ICT-projektet arbetar för närvarande 18 rekryterade experter och 38 konsulter. Samarbetet med personalen inom kommunernas social- och hälsovårdstjänster har också intensifierats: vid årsskiftet övergår cirka 16 experter till informationsförvaltningen. Avsikten är att stärka den tekniska kompetensen inom välfärdsområdets informationsförvaltning genom att även i fortsättningen köpa vissa tjänster i anslutning till ICT-hanteringen av en integrationspartner.

3. Revisionsnämndens anmärkningar om rekryteringen av revisionschef

”Revisionsnämnden betonar att Vanda och Kervo välfärdsområde utan onödiga dröjsmål ska anställa en revisionschef för att nämnden ska ha en föredragande och tillräcklig sakkunskap som stöd för nämndens medlemmar. Hittills har ärendena behandlats utifrån nämndens ordförandes redogörelse."

Utredning om åtgärderna:

Välfärdsområdesstyrelsen har vid sitt möte 7.6.2022 § 104 behandlat revisionsnämndens förslag om att inrätta en tjänst som revisionschef. Välfärdsområdesstyrelsen beslutade att inrätta en tjänst som revisionschef och att behörighetsvillkoret för tjänsten som revisionschef är för uppgiften lämplig högre högskoleexamen och god förtrogenhet med revisionsuppgifter inom förvaltning och ekonomi samt revisionsverksamhet inom den offentliga förvaltningen. Tjänsten förutsätter utmärkta kunskaper i finska och nöjaktiga kunskaper i svenska samt interaktions- och samarbetsfärdigheter. Därefter beslöt revisionsnämnden vid sitt möte 15.6.2022 att ledigförklara tjänsten som revisionschef, fastställa ansökningstiden 22.6–8.8.2022 och välja en rekryteringsgrupp för att förbereda valet. Fyra sökande sökte tjänsten före den utsatta tiden 8.8.2022 kl. 16.00. Intervjugruppen genomförde intervjun 23.8.2022 och föreslog att magister i förvaltningsvetenskap Aleksi Paananen väljs till tjänsten som revisionschef. Revisionsnämnden har vid sitt möte 31.8.2022 § 29 förrättat tjänstevalet av revisionschef och valt magister i förvaltningsvetenskap Aleksi Paananen till revisionschef för välfärdsområdet. Han inleder sitt arbete preliminärt 1.11.2022. Enligt 80 § i förvaltningsstadgan är revisionschefen föredragande för revisionsnämnden, bereder de ärenden som ska behandlas av revisionsnämnden, bistår nämnden i utvärderingen av verksamheten och ekonomin och har rätt att utföra granskningar av verksamheten och ekonomin på det sätt som överenskommits med revisorn och i enlighet med det arbetsprogram som nämnden godkänt.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes enhälligt efter diskussion.

Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.

Beskrivning

Kompletterande material:

Välfärdsområdets revisionsnämnds utvärderingsberättelse för 2021

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar föreslå för välfärdsområdesfullmäktige att fullmäktige beslutar att anteckna för kännedom följande utlåtande om åtgärder som välfärdsområdesstyrelsen har vidtagit/vidtar på basis av revisionsnämndens utvärderingsberättelse för 2021:

1. Revisionsnämndens observationer om tillräcklig beredningsorganisering

”Vanda och Kervo välfärdsområde är en helt ny organisation som börjats från noll och med väldigt få anställda. Enligt SHM:s färdplan för den regionala beredningen ser det dock ut som om beredningen fortskrider enligt plan och tidtabell. Vad gäller de röda delarna i lägesrapporten 31.12.2021 finns en motiverad förklaring av förvaltningsberedningsdirektören samt förändringsledaren för välfärdsområdet Revisionsnämnden vill fästa uppmärksamhet på att det behövs tillräcklig beredningsorganisering för att överföringen av verksamheten från kommuner till välfärdsområden i 1.1.2023 inte äventyras.

Utredning över åtgärderna:

Beredningen av välfärdsområdet har fortskridit enligt planerna och tidtabellen. Alla kritiska sakkunniga i beredningsorganisationen har rekryterats, det mest brådskande för tillfället är att utforma IKT-arkitekturen samt lösningarna för ekonomin och personalförvaltningen inom välfärdsområdet. Beredningen av välfärdsområdet har prioriterats på det sättet att överföringen av organiseringsansvaret kan genomföras tryggt med tanke på kunder, patienter och arbetstagare. Staten har finansierat välfärdsområdet genom extra finansieringsomgångar, med hjälp av vilka välfärdsområdesberedningen har kunnat resurseras bättre.

2. Revisionsnämndens observationer om utmaningar gällande IKT-finansieringen och personalrekrytering

”IKT- beredningen har varit den mest utmanande beredningshelheten inom välfärdsområdet, som tydligt föranleder de flesta kostnaderna. Staten kunde inte i tillräckligt god tid göra beslut om IKT-finansiering i anknytning till beredningsfinansieringen, vilket bromsade upp både rekryteringar och ingående av avtal. För Vanda och Kervo välfärdsområdets IKT-förändring ansöktes finansiering på 44,9 miljoner euro för 2022–2025 och finansiering på 7,8 miljoner euro beviljades för 2022. Finansieringen som beviljades kan inte trygga överföringen av organiseringsansvaret, vilket revisionsnämnden anser är oroväckande. Även rekrytering av kompetent IKT-personal kan utgöra ett problem. Revisionsnämnden uppmanar välfärdsområdet att bereda sig även för en situation där IKT-finansieringen inte räcker till och/eller att kompetent personal inte kan rekryteras.

Utredning över åtgärderna:

För IKT- beredningens del har de mest kritiska sakkunniga redan rekryterats. Problemet som orsakats av bristen på finansiering har identifierats och man strävar efter att åtgärda detta genom att ordna tilläggsfinansiering. Välfärdsområdet ansökte om och fick i början av augusti-september av staten 7,5 miljoner euro i finansiering för likviditetsproblem. Dessutom öppnade staten under augusti-september ansökan om tilläggsfinansiering på 100 miljoner. I IKT-projektet arbetar för närvarande 18 rekryterade sakkunniga och 38 konsulter. Även samarbetet med kommunernas social- och hälsovårdspersonal har blivit tätare; vid årsskiftet kommer ungefär 16 sakkunniga att övergå till IT-administrationen. Avsikten är att stärka IT-administrationens tekniska kunnande genom att även i fortsättningen köpa några tjänster i anknytning till IKT-hanteringen av en integrationspartner.

3. Revisionsnämndens observationer om rekrytering av revisionschefen

"Revisionsnämnden betonar att Vanda och Kervo välfärdsområde ska utan onödiga fördröjningar anställa en revisionschef, så att nämnden har en föredragande och tillräckligt med sakkunskap för att stöda ledamöter i nämnden. Hittils har ärendena beretts utifrån nämndens ordförandens redogörelse."

Utredning över åtgärderna:

Välfärdsområdesstyrelsen har vid sitt sammanträde 7.6.2022 § 104 behandlat revisionsnämndens förslag om grundande av revisionschefens tjänst. Välfärdsområdesstyrelsen godkände beslutet att inrätta revisionschefens tjänst och att behörighetsvillkoren för tjänsten som revisionschef är en för uppgiften lämplig högre högskoleexamen samt god kännedom om revisionsuppgifter inom förvaltning och ekonomi och den offentliga förvaltningens tillsynsverksamhet. Tjänsten förutsätter utmärkta kunskaper i finska och nöjaktiga kunskaper i svenska samt förmågan att kommunicera och samarbeta. Efter det beslutade revisionsnämnden vid sitt sammanträde 15.6.2022 att ledigförklara revisionschefens tjänst, fastsälla ansökningstiden till 22.6–8.8.2022 och välja rekryteringsgruppen för att bereda valet. 4 ansökningar för tjänsten anlände inom utsatt tid, före 8.8.2022 kl. 16:00. Rekryteringsgruppens intervju ägde rum 23.8.2022, efter vilket rekryteringsgruppen föreslog att politices magister Aleksi Paananen väljs till revisionschefens tjänst. Revisionsnämnden har förrättat tjänstevalet för revisionschefen vid sitt sammanträde 31.8.2022 § 29 och valt politices magister Aleksi Paananen till välfärdsområdets revisionchef. Paananen inleder sitt arbete preliminärt 1.11.2022. Enligt 80 § i förvaltningsstadgan är revisionchefen föredragande i revisionsnämnden, bereder de frågor som revisionsnämnden ska behandla, bistår nämnden vid utvärderingen av verksamheten och ekonomin och har rätt att granska verksamheten och ekonomin på det sätt som överenskommits med revisorn och i enlighet med arbetsprogrammet som godkänts av nämnden.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.

Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.

Kompletterande material

lopullinen versio_tarkastuslautakunnan arviointikertomus 2021.pdf.pdf (pdf, 1269 kB)