Områdesfullmäktige, möte 02-05-2023

Beskrivning

Tilintarkastuspalvelujen hankinta VAKEDno-2023-694

Lain hyvinvointialueesta 126 §:n mukaan aluevaltuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastajaan sovelletaan hänen hoitaessaan tämän lain mukaisia tehtäviä rikosoikeudellista virkavastuuta koskevia säännöksiä. Tilintarkastajan vahingonkorvausvelvollisuudesta säädetään julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuksesta annetussa laissa (1142/2015). Hyvinvointialueen tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava hyvinvointialueen tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä.

Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tilintarkastusyhteisöllä ja sen määräämällä vastuunalaisella tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattoman ja riittävän laajan tilintarkastuksen toimittamiseen. Jos edellytykset riippumattomaan tarkastukseen puuttuvat, tilintarkastajan on kieltäydyttävä vastaanottamasta tehtävää tai luovuttava siitä. Tilintarkastajana ei saa toimia henkilö, joka 80 §:n mukaan ei ole vaalikelpoinen tarkastuslautakuntaan. 

Edelleen lain 117 §:ssä todetaan, että hyvinvointialueen tilikausi on kalenterivuosi. Aluehallituksen on laadittava tilikaudelta tilinpäätöstilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä ja annettava se tilintarkastajien tarkastettavaksi. Tilintarkastajien on tarkastettava tilinpäätös toukokuun loppuun mennessä. Aluehallituksen on saatettava tilinpäätös tilintarkastuksen jälkeen aluevaltuuston käsiteltäväksi. Aluevaltuuston on käsiteltävä tilinpäätös kesäkuun loppuun mennessä.

Lain hyvinvointialueesta 127 §:n mukaan tilintarkastajan on toukokuun loppuun mennessä tarkastettava julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan mukaisesti kunkin tilikauden hallinto, kirjanpito ja tilinpäätös. Tilintarkastajan on tarkastettava:

1. onko hyvinvointialueen hallintoa hoidettu lain ja aluevaltuuston päätösten mukaisesti; 
2. antavatko hyvinvointialueen tilinpäätös ja siihen kuuluva konsernitilinpäätös sekä toimintakertomus tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti oikean ja riittävän kuvan hyvinvointialueen tuloksesta, taloudellisesta asemasta, rahoituksesta ja toiminnasta; 
3. ovatko hyvinvointialueen rahoituksen perusteista annetut tiedot oikeita;
4. onko hyvinvointialueen sisäinen valvonta, sisäinen tarkastus ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. 

Tilintarkastaja noudattaa aluevaltuuston ja tarkastuslautakunnan antamia ohjeita, jolleivat ne ole ristiriidassa lain, hallintosäännön tai hyvän tilintarkastustavan kanssa. Havaitsemistaan olennaisista epäkohdista tilintarkastajan on viipymättä ilmoitettava aluehallitukselle annettavassa tilintarkastuspöytäkirjassa. Tilintarkastuspöytäkirja annetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle.

Toimivalta

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 87 § mukaan Tarkastuslautakunnan tehtävänä on kilpailuttaa tilintarkastusyhteisön valinta ja tehdä aluevaltuustolle ehdotus valittavasta tilintarkastusyhteisöstä sekä valvoa tilintarkastussopimuksen noudattamista.

Hankinnan perustelut

Hyvinvointialuelain 125 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella aluevaltuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tarkastuslautakunta on kokouksessaan 15.2.2022 § 11 käynyt läpi tilintarkastuksen kilpailutuksen keskeisimmät perusteet ja ohjeistanut hankintapalveluita kilpailutuksen käytännön toteuttamiseksi.

Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Tarkastuslautakunta on pyytänyt 22.2.2022 Hilma-tietokantaan julkaistavaksi lähetetyssä tarjouspyynnössä tarjouksia tilintarkastuspalvelujen hankinnasta.

Kyseessä on EU-​kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankinta kilpailutetaan sopimuskaudeksi, joka koskee tilikausien 2023-2026 tilintarkastusta. Hankintasopimusta on mahdollista jatkaa tilaajan päätöksellä kahdella (2) yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella, jotka käsittävät tilivuodet 2027-2028. Optiokausien käyttöönotosta tehdään erilliset päätökset.

Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista. Palveluntuottajaksi valitaan yksi (1) palveluntuottaja. Hankintasopimus ei sisällä määrä- tai vähimmäisostovelvoitetta.

Määräaikaan 27.3.2022 kello 14.00 mennessä tarjouksen jättivät Talvea Julkishallinnon Palvelut Oy – (0998761-4) ja KPMG Oy Ab (1805485-9).

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. Täsmennyspyyntöjä ei tehty. Tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön ehdot.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista.

Hankintalain 83 §:n mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.

Tarjoaja on tarjouksessaan vakuuttanut täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset kokonaisuudessaan. Tilaaja tarkistaa soveltuvuusvaatimusten täyttymisen viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista, mukaan lukien vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-otteen.

Tarjousten vertailu ja päätös

Tarjouspyynnön mukaisesti hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on tilaajan kannalta hinnaltaan halvin. Vertailuhinta muodostuu annetuista yksikköhinnoista, jotka painotetaan hankinnan kohteen kriteereissä esille tuoduilla painoarvoilla. Lopullinen vertailuhinta muodostuu yksikköhintojen yhteenlasketusta summasta.

Tarkastuslautakunta käy läpi tarjoukset ja päättää esittää aluevaltuustolle tilintarkastuspalvelujen palveluntuottajan tilivuosille 2023-2026 + 1 + 1 optiovuotta. Optioiden käytöstä päätetään erikseen.

Tarjousten avauspöytäkirja, tarjouspyyntö, tarjoukset ja tarjousten vertailutaulukko ovat ennen tarkastuslautakunnan kokousta ja kokouksessa nähtävänä sihteerillä. Hankinta-asiakirjat ovat asianosaisjulkisia hankintaa koskevan päätöksenteon jälkeen ja yleisöjulkisia sen jälkeen, kun hankintasopimus on tehty. Liikesalaisuuden piiriin määritellyt osat tarjousasiakirjoista katsotaan salassa pidettäviksi.

Hankintasopimus

Hankintasopimus kattaa tilivuodet 2023–2026 + 1 + 1 optiovuotta. Optioiden käytöstä päätetään erikseen. Hankintasopimukset allekirjoitetaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Hankintapäätös on sitova vasta, kun hankintasopimukset on allekirjoitettu.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo sopimuskauden aikana on sitoumuksetta noin 310 000 euroa sisältäen mahdolliset optiokaudet.