Beskrivning
Ärendes beredare: sektordirektör för koncerntjänster Mikko Hokkanen och förvaltningsdirektör Riikka Rajahalme
Välfärdsområdet har ett avtal om ordnandet av oberoende internrevision, där BDO Ab är tjänsteproducent under avtalsperioden 2025–2026. Vanda och Kervo välfärdsområdesstyrelse godkände vid sitt sammanträde 21.1.2025 § 9 instruktionen för internrevisionen samt årsplanen för 2025. I årsplanen definierades årets första granskning enligt följande: ”Ägarstyrningens resultat i fråga om förverkligandet av välfärdsområdeskoncernens helhetsintresse, riskhantering och förfaringssätt.”
Startmötet för den interna granskningen av ägarstyrningen hölls 7.2.2025, varefter granskningsmetoderna bestod av materialgranskning och intervjuer. Inom uppdraget intervjuades följande personer: sektordirektören för koncerntjänster, IT‑chefen, områdesstyrelsens ordförande/ordförande för intressebevakningssektionen, förvaltningsdirektören, chef för lokalcentralen samt en jurist. Utifrån intervjuerna, det material som tillhandahållits och materialgranskningen har BDO Ab:s representanter utarbetat en rapport om ägarstyrningens resultat. En preliminär version av rapporten behandlades i intressebevakningssektionens möte 20.5.2025. Därefter har ledningens åtgärdsplaner i förhållande till rapportens rekommendationer lagts till. Rapporten finns som bilaga till detta beslutsförslag.
I rapporten bedöms välfärdsområdets förfaringssätt och interna kontroll i anslutning till ägarstyrningen vara på en fungerande nivå. Ägarstyrningen genomförs huvudsakligen genom välfärdsområdets representanter i ägarmöten, bolagsstämmor och styrelsemöten. Dessutom utnyttjas välfärdsområdets sakkunniga särskilt i Apotti Ab:s verksamhet. Tjänsteinnehavare inom välfärdsområdet följer bolagens verksamhet och för en tät dialog om de ägda bolagen inom organisationen, och behovet av varje ägande bedöms regelbundet. Välfärdsområdets mål och helhetsintresse främjas i samarbete med övriga ägare. Välfärdsområdets förvaltningsstadga samt principerna för ägarstyrning och koncernanvisningen innehåller de krav som välfärdsområdeslagen ställer. Anvisningarna för ägarstyrningen upplevs som tillräckliga. De viktigaste utvecklingsområdena som identifierats i rapporten är:
Definition av ägarstyrningens resultat:
Förvaltningsstadgan förutsätter att ägarstyrningens resultat bedöms årligen. Välfärdsområdet har dock inte definierat vad som avses med ägarstyrningens resultat, och någon dokumenterad bedömning har inte gjorts. Vi rekommenderar att begreppet definieras/preciseras så att bedömningen kan göras i enlighet med förvaltningsstadgan.
Bedömning av ägandets genomslag och resultat:
Enligt principerna för ägarstyrning ska välfärdsområdet bedöma sina äganden utifrån genomslag, resultat, riskhantering och verksamhetsutveckling. Bolagens resultat bedöms utifrån ekonomiska uppgifter, bokslut och årsberättelser, men bedömningarna har inte nödvändigtvis dokumenterats heltäckande. Bedömningen görs av tjänsteinnehavare under ledning av direktören för koncerntjänster. Vi rekommenderar att bedömningen av de ägda bolagens genomslag och resultat dokumenteras. Bedömningen kan med fördel riktas till de bolag som är betydelsefulla för välfärdsområdets verksamhet och ekonomi.
Bedömning av risker kopplade till ägandena:
Risker kopplade till bolagen har åtminstone delvis identifierats och bedömts, men dessa bedömningar har inte nödvändigtvis dokumenterats. Vi rekommenderar att riskbedömningarna dokumenteras åtminstone för de bolag som är betydelsefulla för välfärdsområdets verksamhet och ekonomi, och att de inkluderas i den bedömning av genomslag och resultat som lämnas till intressebevakningssektionen/områdesstyrelsen.
Som en del av arbetet med dessa utvecklingsområden har välfärdsområdet utarbetat preliminära utkast till bolagsspecifika ägarstyrningskort, vilka finns som bilaga till detta beslutsförslag. Varje ägarstyrningskort behandlar:
- Bolagets namn och FO-nummer
- Vanda och Kervo välfärdsområdes ägarandel och bolagets ägarstruktur
- Var och när beslut om delägarskap fattats
- Påverkan och representation (bl.a. bolags- och ägarmöten samt ansvariga tjänsteinnehavare)
- Tjänster: vilka tjänster bolaget producerar
- Ekonomi: bolagets omsättning samt välfärdsområdets inköp från bolaget
- Riskbedömning av ägandet
- Observationer gällande bolaget
- Mål för ägarstyrningen 2025–2026
Syftet med de bolagsspecifika ägarstyrningskorten är att på en enda bild tydligt och överskådligt presentera välfärdsområdets helhetsbild av bolaget, dess risker och mål. Korten sammanställer den centrala informationen om välfärdsområdets bostads- och bolagsäganden. Genom ägarstyrningskorten säkerställs att beslutsfattandet kring ägandena är planmässigt, målinriktat och transparent. De fungerar som ett verktyg för både ledning och beslutsfattare vid bedömningen av bolagsägandets strategiska betydelse och långsiktiga utveckling.
De preliminära utkasten till bolagsspecifika ägarkort behandlades i intressebevakningssektionens möte 4.9.2025 § 26, och de vidareutvecklade ägarstyrningskorten behandlades därefter i sektionens möte 10.11.2025 § 31. Intressebevakningssektionen beslutade att:
- anteckna de bifogade utkasten till Vanda och Kervo välfärdsområdes bolagsspecifika ägarstyrningskort för kännedom
- föra en diskussion om bolagsspecifik ägarstyrning särskilt utifrån utkasten till ägarstyrningskort
- föreslå för områdesstyrelsen att områdesstyrelsen för en diskussion om de bifogade utkasten till bolagsspecifika ägarstyrningskort och antecknar dem för kännedom
Enligt förvaltningsstadgans § 44 ligger den egentliga beslutanderätten i ägarstyrningsfrågor hos områdesstyrelsen. Intressebevakningssektionens uppgifter enligt § 27 omfattar dock bl.a.: 5. att bereda verksamhets- och ekonomimål för affärsverk, dotterbolag och stiftelser 6. att bereda förslag till principer för koncernens ägarstyrning och koncernanvisning 7. att följa och bedöma den sakkunskap, branschkunskap, erfarenhet och oberoende som krävs i dotterbolagens styrelsearbete och affärsverkens direktioner
På denna grund har de vidareutvecklade ägarstyrningskorten beretts i intressebevakningssektionen och förs nu till områdesstyrelsen för formell behandling.
Beslutsförslag
Områdesstyrelsen beslutar att föra en diskussion om de bifogade utkasten till Vanda och Kervo välfärdsområdes bolagsspecifika ägarstyrningskort och att anteckna dem för kännedom.
Beslut
Beslutsförslaget godkändes enhälligt.
Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.