Perustelut
Asian valmistelijat: Hallintojohtaja Riikka Rajahalme, TKKi-johtaja Minna Elomaa-Krapu, juristi Tiia Tuovinen
Tausta
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle osoitetaan vuosittain merkittävä määrä julkisuuslain, toisiolain sekä muun erityislainsäädännön mukaisia tietopyyntöjä. Tietopyyntöjen kohteena on sekä yksittäisiä asiakirjoja että laajoja, useista tietojärjestelmistä koostuvia tietokokonaisuuksia, joiden kokoaminen, arviointi ja luovuttaminen edellyttävät asiantuntijatyötä ja usein myös teknisiä erityistoimenpiteitä.
Lähtökohtana on, että jatkossakin suuri osa tietopyynnöistä hoidettaisiin maksutta. Hyvinvointialueella ei kuitenkaan nykyisin ole hinnastoa, joka mahdollistaisi tietopyynnöstä laskuttamisen tilanteissa, joissa se on perusteltua. Hyvinvointialueelle on erityisesti viimeisen vuoden aikana saapunut useita tietopyyntöjä, joissa pyydetään huomattavaa työmäärää aiheuttavaa tietoa ja tietopyyntö vaikuttaa olevan laadittu yrityksen liiketoiminnan edistämiseksi. Näitä tilanteita varten on tarpeen laatia hinnasto. Hyvinvointialuetasoisen asiakirja- ja tietopalveluhinnaston hyväksyminen on hyvinvointialueelle tarpeellista ensisijaisesti tietopyyntöjen tekijöiden ja tietopalvelujen käyttäjien tasapuolisen ja yhdenvertaisen kohtelun varmistamiseksi. Yhtenäinen ja ennalta määritelty hinnasto lisää toiminnan avoimuutta ja ennakoitavuutta sekä varmistaa, että samankaltaisia tietopyyntöjä käsitellään yhdenmukaisin perustein.
Hinnasto tukee myös hyvinvointialueen resurssien hallintaa ja lakisääteisten tehtävien turvaamista. Julkisuuslainsäädäntö edellyttää, että julkiset asiakirjat ja tiedot annetaan maksutta silloin, kun se on lain mukaan mahdollista. Samalla lainsäädäntö mahdollistaa maksujen perimisen niissä tilanteissa, joissa tiedon luovuttaminen edellyttää tavanomaisesta poikkeavaa työmäärää, erillistä tiedonhakua, tietojen yhdistelyä tai teknisiä tietopoimintoja. Hinnasto mahdollistaa tämän harkintavallan johdonmukaisen ja läpinäkyvän käytön.
Tämä hinnastokokonaisuus koskee muita kuin asiakas- ja potilasasioita, joita koskevat maksut määritellään erillisessä asiakasmaksuhinnastossa.
Hinnastossa on lisäksi käsitelty toisiolain mukaisia rekisteriaineistojen tietopoimintoja ja laadittu niitä koskien ehdotus tietopoiminnoista perittävistä maksuista. Tältä osin hinnaston tavoitteena on määritellä yhdenmukaiset ja ennakoitavat periaatteet rekisteriaineistojen tietopoimintojen hinnoittelulle tilanteissa, joissa tiedon luovuttaminen edellyttää erillisiä suunnittelu-, käsittely- tai yhdistelytoimenpiteitä. Maksut perustuvat tietopoiminnan vaativuuteen, työmäärään ja toimijan luonteeseen. Hinnasto tukee hyvinvointialueen lakisääteisten velvoitteiden toteuttamista ja toisiolain mukaista tietojen vastuullista käyttöä.
Hinnaston rakenne
Hinnaston lainsäädännöllisenä perustana ovat erityisesti laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), jonka 34 §:n mukaan viranomainen voi periä maksuja asiakirjan tai tiedon antamisesta siltä osin kuin suoritteen tuottamisesta aiheutuu kustannuksia, sekä laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (552/2019), joka asettaa edellytyksiä rekisteriaineistojen luovuttamiselle ja mahdollistaa maksujen perimisen tietopoiminnoista.
Hinnasto on rakennettu siten, että:
- julkiset sähköiset asiakirjat ja tavanomaiset tietopyynnöt ovat lähtökohtaisesti maksuttomia,
- maksullisuus kohdistuu vain niihin tilanteisiin, joissa tiedon luovuttaminen edellyttää erityistoimenpiteitä tai huomattavaa asiantuntijatyötä,
- hinnoittelu perustuu työn vaativuuteen ja todelliseen työmäärään,
- tieteellinen tutkimus ja opinnäytetyöt on huomioitu lainsäädännön sallimissa rajoissa siten, että hinnasto ei perusteettomasti estä tutkimustoimintaa,
- eri toimijaryhmät (hyvinvointialue itse, voittoa tavoittelemattomat toimijat ja kaupalliset toimijat) on huomioitu erityisesti toisiolain mukaisissa rekisteriaineistojen tietopoiminnoissa.
Vaikutusten arvioinnista
Hinnaston käyttöönotolla ei rajoiteta julkisuusperiaatteen toteutumista eikä asianosaisen tai rekisteröidyn lakisääteisiä oikeuksia saada itseään koskevia tietoja. Sen sijaan hinnasto selkeyttää tietopyyntöihin liittyviä käytäntöjä, parantaa ennakoitavuutta tietopyyntöjen käsittelyssä ja varmistaa, että vaativien ja resurssi-intensiivisten tietopyyntöjen kustannukset eivät kohdistu perusteettomasti hyvinvointialueen lakisääteisen toiminnan rahoitukseen.
Hinnaston hyväksymisen arvioidaan edistävän hyvää hallintoa, oikeusvarmuutta sekä läpinäkyvää ja kestävää tietopalvelutoimintaa hyvinvointialueella. Hinnasto on hyvinvointialueen hallinnon sujuvuuden kannalta välttämätön.
Luonnos Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakirja- ja tietopalveluhinnastoksi on tämän päätösesityksen liitteenä. Kyseinen hinnasto koskee muita kuin asiakas‑ ja potilasasioita, joita koskevat maksut määritellään erillisessä asiakasmaksuhinnastossa.