Områdesfullmäktige, möte 12-06-2023

Protokollet är granskat

§ 73 Svar på fullmäktigemotionen om jämkning av icke-nödvändiga kostnader och fastställande av förhållningsreglerna

VAKEDno-2022-67

Tidigare behandling

Områdesstyrelsen, 30-05-2023

Beskrivning

Asian valmistelija: konsernipalvelujen toimialajohtaja Mikko Hokkanen

Aluevaltuuston kokouksessa 27.9.2022 § 85 jätettiin Tuukka Saimenin ja Tanja Aidanjuuren valtuustoaloite "Ei-välttämättömien kustannuksien kohtuullistaminen ja toimintaohjeiden määritteleminen". Valtuustoaloitteen on allekirjoittanut 11 aluevaltuutettua. Valtuustoaloite kuului seuraavasti:

"Me allekirjoittaneet valtuutetut esitämme, että Vantaa-Kerava hyvinvointialue ryhtyy valmistelemaan valtuutettujen ja viranhaltijoiden seminaarimatkojen, ravintolaillallisten, luottokorttikustannusten sekä kaikkien muiden ei-välttämättömien virkistys- ja edustuskulujen kohtuullistamista ja ohjeistamista vallitsevaan taloudelliseen näkymään liittyen.

On aika sulkea piikki ja kunnioittaa kansalaisiin kohdistuvaa kovaa verotusta sekä hyvinvointialueille asettuja haastavia tavoitteita.

Taloudellinen epävarmuus, Euroopassa käytävä sota sekä pelko tulevasta koskettavat jo useita suomalaisia. Energiakriisi ja inflaatio ovat ajaneet monet kansalaiset ja yritykset poikkeuksellisen suureen taloudelliseen ahdinkoon.

Esitämme, että Vantaa - Kerava hyvinvointialueen luottamushenkilöt ja viranhaltijat toimisivat vastuullisina tiennäyttäjinä ja olisivat valmiita leikkaamaan omia ei-välttämättömiä menojaan.

Valtuuston, jaostojen, lautakuntien ja hallituksen seminaari- ja koulutusmatkojen tarpeellisuuksia on harkittava tarkkaan. Voiko matkojen määrää karsia ja/tai järjestää tilaisuudet jatkossa Vantaan tai Keravan kaupungin omistamissa kiinteistöissä, jolloin tarve kalliille hotelliyöpymisille poistuisi?

Matkustelu eri kaupunkeihin ja varsinkin lentokyydit ulkomailla järjestettäviin seminaareihin eivät ole vastuullista rahankäyttöä, eivätkä myöskään sovi yhteen EU:n ja Suomen ympäristötavoitteiden kanssa.

Esitämme, että Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaohjeet edellä mainittuihin kustannuksiin määritellään tarkka-alaisesti ja edellä mainittuja kustannuksien tarpeellisuuksia harkitaan ja analysoidaan tarkkaan ennen kuin päätöksiä tehdään."

Aluehallitus päätti kokouksessaan 14.12.2022 § 279 merkitä valtuustoaloitteen tiedoksi ja lähettää sen edelleen konsernipalvelujen toimialajohtajan valmisteltavaksi.

Aloite on jätetty jo vuonna 2022, mutta siihen vastataan vasta nyt johtuen hyvinvointialueen käynnistymisestä. Vastaus perustuu ajankohtaiseen tilanteeseen. Hyvinvointialueen vuonna 2022 voimassa olleen hallintosäännön mukaan valtuustoaloitteiden vastauksissa olevaa 6 kuukauden määräaikaa ei sovellettu vuonna 2022, minkä johdosta aloitteen vastaus on tulossa nyt päätöksentekoon.

Vastaus valtuustoaloitteeseen: 

Hyvinvointialueen toiminnassa tärkeänä periaatteena on kohtuullisuus -  julkisena toimiajana hyvinvointialueen tulee toiminnassaan noudattaa periaatteita, jotka kestävät julkisen tarkastelun.

Aluehallitus on kokouksessaan 16.8.2022 § 153 hyväksynyt hyvinvointialueen edustusohjeet, joiden tarkoituksena on selventää Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen edustamista koskevia käytäntöjä. Ohje sisältää tilaisuuksien järjestämisen, edustuslahjojen tilaamisen ja ulkopuolisen tahon tarjoamien etujen vastaanottamisen menettelytavat. Ohje koskee hyvinvointialueen viranhaltijoita, työntekijöitä sekä luottamushenkilöitä, kun he edustavat hyvinvointialuetta tai hoitavat hyvinvointialueen yhteistyösuhteita. Ohjetta sovelletaan sekä sisäisiin tilaisuuksiin, ulkoisiin sidosryhmille järjestettäviin edustustilaisuuksiin sekä ulkopuolisen tahon järjestämään tilaisuuteen osallistumiseen. Koulutuksiin osallistumisesta ohjeistetaan erikseen. Edustusohjeessa käsitellään edustuskuluja, edustustarjoiluja, edustustiloja, maksullisiin edustustilaisuuksiin osallistumista, lahjoja, vieraanvaraisuuden vastaanottamista sekä muita määräyksiä edustamista koskien.

Kaikessa tarjoilussa sekä tilaisuuksien järjestämisessä tulee noudattaa kohtuutta. Tarjoilun suhteen on noudatettava tarkkaa harkintaa sen suhteen, mikä on kullekin tilaisuudelle kohtuullinen ja normaalin vieraanvaraisuuden taso. Tarjoiluissa suositaan kotimaista lähiruokaa ja noudatetaan kestävän kehityksen periaatetta. Edelleen edustusohjeessa todetaan, että koko henkilöstön on noudatettava samoja periaatteita koskien yhteistyösuhteiden liikelahjoja, tarjoilua ja edustamista, jotta henkilöstön kohtelu on tasa-arvoista ja turvaa hyvinvointialueen asukkaiden luottamusta hyvinvointialueen toimintaan riippumattomana ja puolueettomana viranomaisena. Hyväksytyt edustusohjeet ovat oheismateriaalina.

Seminaarien osalta valtuustovaliokunta on määritellyt linjaukset koskien lautakuntien, jaostojen ja vaikuttamistoimielinten seminaareja. Valtuustovaliokunta on kokouksessaan 13.6.2022 linjannut lautakuntien seminaareista seuraavasti:

  • Lautakunnilla saa olla lähtökohtaisesti 1–2 yön yli seminaaria/valtuustokausi, muutoin päiväseminaareja (1/vuosi). Seminaareja järjestetään tarpeen mukaan.
  • Seminaariin kutsutaan vain lautakunnan pöytäkunta. Varajäsen saa osallistua vain, mikäli varsinainen jäsen on estynyt.
  • Seminaareille ei ole määritelty tarkkoja euromääräisiä rajoja, mutta kohtuullisuus tulee huomioida.
  • Seminaarien sijainnin tulee olla  lähialueella 1–2 tunnin ajomatkan päässä (tosin Tallinna voi joskus tulla kokonaistaloudellisesti edullisemmaksi).
     

Edelleen valtuustovaliokunta on kokouksessaan 24.4.2023 määritellyt linjaukset koskien hyvinvointialueen jaostojen ja vaikuttamistoimielinten seminaareja. Jaostoihin ja vaikuttamistoimielimiin sovelletaan vastaavia linjauksia kuin lautakuntiin, seuraavilla eroavaisuuksilla:

  • Vaikuttamistoimielimillä saa olla vain päiväseminaareja (2–3 päiväseminaaria/valtuustokausi).
  • Seminaariin kutsutaan vain jaoston/vaikuttamistoimielimen pöytäkunta. Varajäsen saa osallistua vain, mikäli varsinainen jäsen on estynyt. Tästä poiketen valtuustokauden alussa saa olla seminaari/käynnistämistilaisuus, johon voidaan kutsua myös varajäsenet (perehdytysnäkökulma). Valtuustokaudella 2022–2025 tämä tilaisuus voidaan pitää vuonna 2023.
     

Aluevaltuusto on kokouksessaan 2.5.2023 § 27 hyväksynyt aluevaltuustotyöskentelyn pelisäännöt valtuustokaudelle 2022-2025 noudatettavaksi kaikessa hyvinvointialueen luottamushenkilötoiminnassa. Asiakirjassa todetaan, että aluevaltuuston seminaareja ja muita epävirallisia tapaamisia järjestetään tarvittaessa, jotta aluevaltuutetuilla on mahdollisimman varhaisessa vaiheessa tietoa vireillä olevista asioista ja mahdollisuus keskustella niistä. Aluevaltuuston kevään talous- ja strategiaseminaari järjestetään 1.-2.6.2023 Porvoossa. Seminaaria on käsitelty valtuustovaliokunnan kokouksessa 31.1.2023 sekä 2.3.2023. Lisäksi aluevaltuusto on kokouksessaan 14.3.2023 § 22 päättänyt osana syksyn 2023 kokousaikatauluja pitää maanantaina 25.9.2023 päiväseminaarin (yhden päivän seminaari).

Yllä kuvattuja toimintaohjeita noudatetaan hyvinvointialueen tilaisuuksien ja seminaarien järjestämisessä ja kustannusten tarpeellisuutta sekä kohtuullisuutta harkitaan aina ennen päätöksentekoa.

Beslutsförslag

Aluehallitus päättää esittää aluevaltuustolle, että aluevaltuusto merkitsee saadun selvityksen tiedoksi vastauksena valtuustoaloitteeseen ja toteaa valtuustoaloitteen loppuun käsitellyksi.

Beslut

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti ilman keskustelua.

Lisätietoja päätöksestä antaa hyvinvointialuejohtaja Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.

Beskrivning

Välfärdsområdesstyrelse, 30.5.2023

 

Beredare av ärendet: sektordirektör för koncerntjänster Mikko Hokkanen

Vid välfärdsområdesfullmäktiges sammanträde 27.9.2022 § 85 lämnades Tuukka Saimens och Tanja Aidanjuuris fullmäktigemotion"Jämkning av icke-nödvändiga kostnader och fastställande av förhållningsreglerna" Fullmäktigemotionen har undertecknats av 11 välfärdsområdesledamöter. Fullmäktigemotionen hade följande lydelse:

"Vi ledamöter som undertecknat motionen föreslår att Vanda och Kervo välfärdsområde börjar bereda jämkningen och regleringen av ledamöters och tjänsteinnehavares seminarieresor, middagar på restaurang, kreditkortkostnader samt alla övriga icke-nödvändiga rekreations- och representationskostnader i anknytning till de rådande ekonomiska utsikterna.

Det är dags att stänga notan och respektera den hårda beskattningen på medborgarna samt de krävande målen som ställts upp för välfärdsområden.

Den ekonomiska osäkerheten, kriget i Europa samt fruktan inför framtiden berör redan många finländare. På grund av energikrisen och inflationen har redan många medborgare och företag hamnat i exceptionellt stor ekonomisk knipa.

Vi föreslår att förtoendevalda och tjänsteinnehavare inom Vanda och Kervo välfärdsområdet fungerar som ansvarsfulla pionjärer och är beredda att skära ner sina egna icke-nödvändiga utgifter.

Behovet av fullmäktiges, sektioners, nämnders och styrelses seminarie- och utbildningsresor ska övervägas noga. Kunde antalet resor skalas bort och/eller evenemang i fortsättningen ordnas i fastigheter som ägs av Vanda eller Kervo städer, vilket skulle minska behovet av dyra övernattningar i hotell?

Resor till olika städer och särskilt flyg till seminarier utomlands är inte ansvarsfull medelanvändning och passar inte heller ihop med EU:s och Finlands miljömål.

Vi föreslår att Vanda och Kervo välfärdsområdets förhållningsregler gällande ovan nämnda kostnader definieras noggrant, och behovet av ovan nämnda kostnader prövas och analyseras noga innan beslut fattas om dem."

Välfärdsområdesstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde 14.12.2022 § 279 att anteckna fullmäktigemotionen för kännedom och sända den till sektordirektören för koncerntjänster för beredning.

Motionen lämnades redan i 2022, men svaret ges först nu på grund av inledning av välfärdsområdets verksamhet. Svaret grundar sig på den aktuella situationen. Enligt förvaltningsstadgan som var i kraft i 2022 tillämpades fristen på 6 månader för svar på fullmäktigemotioner inte i 2022, varför beslutet om svaret på fullmäktigemotionen fattas nu.

Svar på fullmäktigemotionen:

Rimlighet är en viktig princip i välfärdsområdets verksamhet: som en aktör inom den offentliga sektorn ska välfärdsområdet följa principer som tål en offentlig granskning.

Vid sitt sammanträde 16.8.2022 § 153 har välfärdsområdesstyrelsen godkänt välfärdsområdets anvisningar för representation, som har syftet att förtydliga praxis som gäller representationen av Vanda och Kervo välfärdsområde. Anvisningarna innehåller tillvägagångssätt för att ordna evenemang, beställa representationsgåvor och tillvägagångssätt för att ta emot förmåner som erbjuds av utomstående. Anvisningen gäller välfärdsområdets tjänsteinnehavare, arbetstagare och förtroendevalda då de representerar välfärdsområdet eller sköter välfärdsområdets samarbetsrelationer. Anvisningen tillämpas i deltagande i interna evenemang, representationstillställningar som ordnas för externa intressegrupper och evenemang som ordnas av utomstående. Anvisningar om deltagande i utbildningar kommer separat. I anvisningar för representationen behandlas representationskostnader, representationsserveringar, representationslokaler, deltagande i avgiftsbelagda representationstillställningar, presenter, ta emot gästfrihet samt övriga bestämmelser gällande representation.

Rimlighet ska följas i all servering samt ordnande av evenemang. Vad gäller servering ska man överväga noggrant vad är rimligt för vilket evenemang och vad som är den normala nivån av gästfrihet. I serveringen prioriterar man inhemsk lokalt producerad mat och följer principerna för hållbar utveckling. I anvisningar för representationen konstateras att hela personalen ska följa samma principer gällande affärsgåvor, servering och representation av samarbetsrelationer, så att personalen bemöts p ett likvärdigt sätt och tryggar invånarnas förtroende i välfärdsområdets verksamhet som en oavhängig och oberoende myndighet. De godkända anvisningarna för representation finns bifogade som kompletterande material.

Vad gäller seminarier har fullmäktigeutskottet definierat riktlinjerna för nämnders, sektioners och påverkansorgans seminarier. Fullmäktigeutskottet har vid sitt sammanträde 13.6.2022 fastställt följande om nämndernas seminarier:

·       I regel får nämnder ha 1–2 seminarier som varar över natten per fullmäktigeperiod, annars dagseminarier (1/år). Seminarier ordnas enligt behov.

·       I seminarier kallas endast de som sitter i nämnden. Ersättare får delta endast om ordinarie ledamoten har förhinder.

·       Man har inte fastställt begränsningar i exakta eurosummor för seminarierna, men rimlighet ska beaktas.

·       Seminarier ska ordnas i närområdet, så körtiden är 1–2 timmar (fast ibland kan Tallinn vara det ekonomiskt förmånligaste alternativet).

Fullmäktigeutskottet har vid sitt sammanträde 24.4.2023 fastställt riktlinjerna för välfärdsområdets sektioners och påverkansorgans seminarier. I sektioner och påverkansorgan tillämpas motsvarande riktlinjer som i nämnder, med följande skillnader:

·       Påverkansorgan får endast ha dagseminarier (2–3 dagseminarier/fullmäktigeperiod).

·       I seminarier kallas endast de som sitter i sektionen/påverkansorganet. Ersättare får delta endast om ordinarie ledamoten har förhinder. Med avvikelse från detta får man i början av fullmäktigeperioden ha ett seminarium/startmöte, dit man också får kalla in ersättare (introduktionsperspektiv). Under fullmäktigeperioden 2022–2025 kan denna evenemang hållas i 2023.

Välfärdsområdesfullmäktige har vid sitt sammanträde 2.5.2023 godkänt spelreglerna för arbetet i fullmäktige under fullmäktigeperioden 2022–2025, som ska all förtroendevaldas verksamhet i välfärdsområdet. I handlingen konstateras att områdesfullmäktiges seminarier och övriga icke-officiella sammanträden ordnas vid behov, så att ledamöterna i områdesfullmäktige har information om pågående ärenden i ett så tidigt skede som möjligt, och de har möjlighet att föra diskussioner om dem. Områdesfullmäktiges vårens ekonomi- och strategiseminarium ordnas 1–2.6.2023 i Borgå. Seminariet har behandlats i fullmäktigeutskottets sammanträde 31.1.2023 samt 2.3.2023. Utöver det har områdesfullmäktige vid sitt sammanträde 14.3.2023 § 22 beslutat att som en del av sammanträdestidtabellerna på måndag 25.9.2023 hålla ett dagseminarium (seminarium som varar i en dag).

Anvisningarna som beskrivits ovan följs när man ordnar välfärdsområdens evenemang och seminarier, och nödvändigheten och rimligheten av kostnader övervägs alltid före beslutsfattandet.

Förslag

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar föreslår för välfärdsområdesfullmäktige att fullmäktige antecknar den mottagna utredningen för kännedom som svar på fullmäktigemotionen och konstaterar fullmäktigemotionen vara slutbehandlad.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.

Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen föreslår för välfärdsområdesfullmäktige att fullmäktige antecknar den mottagna utredningen för kännedom som svar på fullmäktigemotionen och konstaterar fullmäktigemotionen vara slutbehandlad.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes enhälligt efter diskussionen.

Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.