Beskrivning
Ärendets beredare: personaldirektör Anne Sivula
Ända sedan välfärdsområdet inrättades har utveckling av ledarskapet varit ett viktigt tyngdpunktsområde i förbättringen av personalupplevelsen och genomförandet av välfärdsområdets mål. Som en del av utvecklingsarbetet har man utifrån behandlingen av välfärdsområdesstyrelsens beslut 29.10.2024 § 216 genomfört en utvärdering av ledarskapet. Då beslutade välfärdsområdesstyrelsen att
- meddela som riktlinje att det som en del av utvecklingen av ledarskapet i Vanda och Kervo välfärdsområde under slutet av 2024 samt januari–februari 2025 ska utarbetas en utredning av ledningsstrukturerna i välfärdsområdets tjänsteinnehavarorganisation samt tas fram åtgärdsförslag för dem;
- målet är att utredningens resultat ska behandlas vid välfärdsområdesstyrelsens sammanträde 25.3.2025 och att välfärdsområdesstyrelsen före detta ska föreläggas en mellanrapport om saken vid välfärdsområdesstyrelsens sammanträde 21.1.2025;
- konstatera att syftet med utredningen är att kartlägga huruvida det finns behov av att förtydliga organisationsstrukturen och antalet ledningsuppgifter i Vanda och Kervo välfärdsområde;
- föra en remissdiskussion om ämnet vid sammanträdet.
Utredningens resultat rapporterades till välfärdsområdesstyrelsen 21.1.2025 § 10.
Tyngdpunktsområden och åtgärder i utvecklingen av ledarskapet baserat på utredningen
Enligt nulägesutredningen har ledningen för serviceområdet för personaltjänster och sektorerna tillsammans fastställt den riktning, i vilken ledarskapet och organisationsstrukturen borde utvecklas. I det fortsatta arbetet har man definierat följande tyngdpunktsområden och målbilder för utvecklingen av ledarskapet:
- Enklare struktur och tydliga ansvar
Målbild: Vår enhetliga och platta organisation stöder tillhandahållandet av kostnadseffektiva tjänster till våra kunder, över sektorsgränserna. Tydliga strukturer och praxis för ledningen samt tydliga ansvar säkerställer smidigt beslutsfattande och raskt verkställande av ärenden.
- En gemensam riktning och tillräckligt stöd
Målbild: Vi leder målinriktat, mot en gemensam strategisk riktning och baserar ledarskapet på pålitlig kunskap. Professionella stödtjänster och högklassiga experttjänster säkerställer att fokus ligger på ledningsuppgiften och att man når framgång i den.
- Högklassigt och konsistent ledarskap
Målbild: Vårt ledarskap är professionellt och högklassigt genom hela organisationen. Med vårt enhetliga, värdebaserade ledarskap stöder vi goda prestationer och arbetshälsa. Vi är en bra och attraktiv arbetsgivare och litar på våra anställda.
Välfärdsområdesstyrelsen beslutade 21.1.2025 § 10 att anteckna för kännedom mellanrapporten om utvärderingen av ledningsstrukturen för Vanda och Kervo välfärdsområdes organisation i enlighet med bilagan och meddelade följande riktlinjer för det fortsatta arbetet:
- Välfärdsområdets gemensamma funktioner ska koncentreras till koncerntjänsterna. Verksamheten ska utvecklas så att den blir kostnadseffektivare och mer verkningsfull än hittills.
- Organisationsstrukturen ska modifieras så att den stöder kundprocesserna samt bidrar till bättre ekonomisk effektivitet och verkan. I den fortsatta beredningen är målet en organisation med högst sex nivåer. På samma gång utvärderas antalet chefsuppgifter.
- Man bereder en separat arbetsgivarpolicy. Med denna säkerställs en högklassig personalledning i hela organisationen och upprätthålls en god arbetsgivareimage.
- Mellersta Nylands räddningsverk kräver utöver åtgärderna enligt punkterna ovan särskilda utvecklingsåtgärder, som ska definieras i samarbete med koncerntjänsterna och vid behov en extern expert. En mer heltäckande utvecklingsplan ska föreläggas välfärdsområdesstyrelsen senast 31.3.2025.
Beredning av ärendet för beslutsfattande 25.3.2025
Sektorernas organisationsstruktur har granskats under ledning och med stöd av sektorledningen och koncerntjänsterna. Sektordirektörerna har gått igenom varje sektors planer på gemensamma möten. I planeringen har vid sidan av sektordirektörerna också serviceområdesdirektörer och, beroende på förändringens uppskattade effekter, även andra personer i ledningsuppgifter deltagit. Alla personer i ledningsuppgifter vid Vanda och Kervo välfärdsområde har informerats om utvecklingen av ledarskapet, utvärderingen av ledningsstrukturen och utvecklingens framåtskridande vid månadsvisa informationsmöten.
Planeringsarbetet har framåtskridit utifrån de identifierade tyngdpunktsområdena för utvecklingen för att förtydliga och förenhetliga ledningsrollerna, granska organisationsstrukturen och utarbeta sektorspecifika planer.
Målet för att förtydliga och förenhetliga ledningsrollerna är professionell och konsistent ledning samt satsningar på personalledningen. I beredningen har man definierat en så enhetlig ledningsroll som möjligt på alla organisationsnivåer. Målet är att man efter att ha förtydligat rollerna ska med olika medel skapa möjlighet att arbeta enligt rollen. På så sätt säkerställs att det på varje organisationsnivå finns tillräckligt mycket tid och genuina möjligheter ledningsarbetet, i synnerhet personalledningen.
Målet och syftet för granskningen av organisationen är att planera organisationen i alla sektorer så att den har högst sex nivåer.
Den sektorspecifika granskningen har syftat till att vi ska bli bättre på att utföra vår grundläggande uppgift, uppnå våra mål och hantera kostnaderna bättre, inklusive mer avancerad kundstyrning.
Punkt 4 i välfärdsområdesstyrelsens beslut 21.1.2025 § 10 som handlar om Mellersta Nylands räddningsverk behandlas som en egen beslutspunkt.
Sektorsvisa planer
I sektorn för hälsovårdstjänster finns i detta skede inget behov av att förändra organiseringen eller ledningsstrukturerna. Den normala granskningen och utvecklingen av verksamheten fortsätter.
I sektorn för äldreservice har det konstaterats utvecklingsbehov i det sätt, på vilket organiseringen av tjänsterna och hanteringen av köpta tjänster är kopplat till ledningen av hela sektorn.
I sektorn för tjänster för barn, unga och familjer kommer ledningsnivåerna att minska med en. På grund av detta måste man också utvärdera antalet uppgiftsområden samt bildandet av servicehelheter för att säkerställa verkställandet av sektorns strategiska mål.
Även i sektorn för vuxensocialarbete och funktionshinderservice kommer antalet ledningsnivåer att minskas med en. Enligt plan ska man också i synnerhet för att förbättra hanteringen av ekonomin utvärdera ordnandet av hela sektorns verksamhet och bildningen av serviceområden ur ett nytt perspektiv.
Ledningsstrukturerna för Mellersta Nylands räddningsverk ska omdefinieras och i synnerhet räddningsväsendets struktur göras plattare genom att ta bort två nivåer. Sektorns stödtjänster ska gås igenom omsorgsfullt och välfärdsområdets gemensamma tjänster koncentreras till koncerntjänsterna.
I sektorn för koncerntjänster ska funktioner flyttas mellan serviceområdena, samtidigt som antalet serviceområden ska minskas. Verksamheten, strukturerna och processerna görs kostnadseffektivare.
Ändring av antalet ledarskapsuppgifter
Målet för hela utvecklingsarbetet är att förbättra ledningen och säkerställa en bra personalledning. Ett bra ledarskap har stor betydelse för utförandet av arbetet, produktiviteten, förmågan att hålla kvar personalen och för välfärdsområdets attraktionskraft som arbetsgivare. Med förändringarna eftersträvas tydlighet, konsistens, professionalitet och enhetlighet i ledningen.
I och med att ledningsstrukturen görs plattare och ledningsrollerna förtydligas kommer antalet ledningsuppgifter att minska med uppskattningsvis 20–30 uppgifter. Expertuppgifterna som stöder ledarskapet kommer att utökas i viss mån, men inte motsvarande antalet uppgifter som försvinner. Dessa expertuppgifter erbjuds de personer vars ledningsuppgifter upphör. Till följd av den plattare organisationen inrättas några nya enheter för att undvika att antalet underlydande blir orimligt stort. Förändringen har beaktats i den uppskattade minskningen av antalet uppgifter.
Samarbetsförfarande
Enligt 4 § i lagen om samarbete mellan arbetsgivare och arbetstagare i kommuner och välfärdsområden behandlas i samarbetet mellan arbetsgivaren och personalen bland annat ärenden som gäller sådana förändringar i organiseringen av arbetet som har betydande konsekvenser för personalens ställning och överföring av arbetstagare till anställning på deltid, permittering eller uppsägning, om dessa åtgärder vidtas av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker. Eftersom förändringen av ledningsstrukturen gäller en stor del av organisationen och kan innebära betydande förändringar till sektorernas verksamhet och eftersom minskningen av antalet ledningsuppgifter potentiellt kan leda till uppsägningar, måste man inleda ett samarbetsförfarande som gäller hela välfärdsområdet. Beslut om förfarandet hör till välfärdsområdesstyrelsens beslutanderätt.
Personalorganisationerna har informerats om saken i förväg och även formen för samarbetsförfarandet har behandlats vid välfärdsområdets samarbetsmöte.
Konsekvensbedömning
Målet för förändringarna av ledningsstrukturen är bättre ledarskap och därigenom säkerställande av att välfärdsområdet lyckas med sin grundläggande uppgift och uppnår sina strategiska mål. Man har sett att förnyelsen av ledningsstrukturen direkt påverkar antalet ledningsuppgifter och stöduppgifter för ledningen samt att den har verkningar för de personer som utför dessa uppgifter och eventuellt även direkta ekonomiska effekter. De verkningar som observerats sammanställs som underlag för beslutsfattandet och effekterna av förändringarna bedöms i april–maj som en del av samarbetsförhandlingarna.
På den övergripande nivån kan bedömning av huruvida förändringarna lyckats i huvudsak bland annat baseras på uppnåendet av de operativa och ekonomiska målen och förbättrad personalnöjdhet och arbetshälsa. Uppnåendet av dessa mål kommer i framtiden att bedömas bland annat genom Pulssi-enkäter och eventuella andra ledningsenkäter.
Tekniska och andra förändringar till följd av ledningsstrukturen kartläggs inom koncerntjänsterna under vårens beredning. Förändringen av ledningsstrukturen förväntas inte ha direkta och omedelbara effekter på klienterna eller tjänsterna. Ett långsiktigare mål är att förändringen av ledningsstrukturen på längre sikt ändå ska gagna också de tjänster som välfärdsområdet producerar för klienterna.
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att:
- inleda i Vanda och Kervo välfärdsområde ett samarbetsförfarande enligt lagen om samarbete mellan arbetsgivare och arbetstagare i kommuner och välfärdsområden;
- att man i samarbetsförfarandet ska behandla utveckling av ledningsstrukturen och organisationen i enlighet med följande principer som välfärdsområdesfullmäktige fastställt:
- Organisationsstrukturerna i sektorerna ska utvecklas så att de stöder klientprocesserna, kostnadseffektiviteten och verkningsfullheten.
- Välfärdsområdets ledningsstruktur ska förenhetligas genom att dra nytta av de ledningsroller och -ansvar som definierats för olika ledningsnivåer.
- Organisationen ändras så att det finns högst sex nivåer (fem ledningsnivåer).
- Till koncerntjänsterna koncentreras sådana helheter av allmänna stöd- och expertuppgifter som stöder verksamheten i flera eller alla sektorer.
- Förändringarna minskar antalet ledningsuppgifter i välfärdsområdet och förbättrar en ändamålsenlig placering av personalen.
- konstatera att förhandlingsresultatet från samarbetsförhandlingarna ska lämnas för kännedom till välfärdsområdesstyrelsens sammanträde 20.5.2025 och att beslut baserat på förhandlingarna ska fattas i enlighet med bestämmelserna om befogenheter i förvaltningsstadgan för Vanda och Kervo välfärdsområde;
- arbetsgivarpolitiken ska behandlas separat på välfärdsområdesstyrelsens sammanträde 13.5.2025.
Protokollet för denna paragraf justeras och godkänns direkt på sammanträdet.
Beslut
Beslutsförslaget godkändes enhälligt.
Protokollet för denna paragraf justeras och godkänns direkt på sammanträdet.
Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.