Beskrivning
Ärendets beredare: förvaltningsdirektör Riikka Rajahalme, FoUI-direktör Minna Elomaa-Krapu, jurist Tiia Tuovinen
Bakgrund
Till Vanda och Kervo välfärdsområde riktas årligen ett betydande antal begäranden om information enligt offentlighetslagen, lagen om sekundär användning samt annan speciallagstiftning. Begärandena gäller både enskilda handlingar och omfattande informationshelheter som består av flera informationssystem och vars sammanställning, bedömning och utlämnande kräver expertarbete och ofta även särskilda tekniska åtgärder.
Utgångspunkten är att även framöver ska en stor del av informationsbegärandena behandlas avgiftsfritt. Välfärdsområdet har dock för närvarande ingen prislista som möjliggör debitering i situationer där detta är motiverat. Särskilt under det senaste året har välfärdsområdet mottagit flera informationsbegäranden som kräver en betydande arbetsinsats och där begäran verkar ha utformats för att främja ett företags affärsverksamhet. För sådana situationer är det nödvändigt att upprätta en prislista.
Godkännandet av en prislista för dokument- och informationstjänster på välfärdsområdesnivå är nödvändigt främst för att säkerställa en jämlik och likvärdig behandling av dem som lämnar informationsbegäranden och använder informationstjänsterna. En enhetlig och på förhand fastställd prislista ökar verksamhetens öppenhet och förutsägbarhet samt säkerställer att liknande informationsbegäranden behandlas enligt enhetliga grunder.
Prislistan stöder också hanteringen av välfärdsområdets resurser och tryggandet av dess lagstadgade uppgifter. Offentlighetslagstiftningen förutsätter att offentliga handlingar och uppgifter lämnas ut avgiftsfritt när lagen så medger. Samtidigt möjliggör lagstiftningen uttag av avgifter i situationer där utlämnandet av information kräver en större arbetsinsats än normalt, särskild informationssökning, sammanställning av uppgifter eller tekniska datauttag. Prislistan möjliggör ett konsekvent och transparent utövande av denna prövningsrätt.
Denna prislista gäller andra ärenden än klient- och patientärenden, vars avgifter fastställs i en separat klientavgiftsprislista.
I prislistan behandlas dessutom datauttag ur registermaterial enligt lagen om sekundär användning, och ett förslag till avgifter för sådana datauttag har utarbetats. Målet är att fastställa enhetliga och förutsägbara principer för prissättningen av datauttag ur registermaterial i situationer där utlämnandet av uppgifter kräver särskilda planerings-, behandlings- eller sammanställningsåtgärder. Avgifterna grundar sig på datauttagets svårighetsgrad, arbetsmängd och aktörens karaktär. Prislistan stöder genomförandet av välfärdsområdets lagstadgade skyldigheter och en ansvarsfull användning av uppgifter enligt lagen om sekundär användning.
Prislistans struktur
Den lagstiftningsmässiga grunden för prislistan utgörs särskilt av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), enligt vars 34 § myndigheten kan ta ut avgifter för utlämnande av handlingar eller uppgifter i den mån framställningen medför kostnader, samt lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården (552/2019), som ställer villkor för utlämnande av registermaterial och möjliggör uttag av avgifter för datauttag.
Prislistan har utformats så att:
- offentliga elektroniska handlingar och sedvanliga informationsbegäranden i regel är avgiftsfria,
- avgifter tas ut endast i situationer där utlämnandet av information kräver särskilda åtgärder eller betydande expertarbete,
- prissättningen grundar sig på arbetets svårighetsgrad och den faktiska arbetsmängden,
- vetenskaplig forskning och examensarbeten har beaktats inom de ramar lagstiftningen tillåter så att prislistan inte oskäligt hindrar forskningsverksamhet,
- olika aktörsgrupper (välfärdsområdet självt, ideella aktörer och kommersiella aktörer) har beaktats särskilt i fråga om datauttag ur registermaterial enligt lagen om sekundär användning.
Konsekvensbedömning
Införandet av prislistan begränsar inte genomförandet av offentlighetsprincipen eller en parts eller registrerads lagstadgade rätt att få information om sig själv. Däremot förtydligar prislistan praxis kring informationsbegäranden, förbättrar förutsägbarheten i behandlingen av dem och säkerställer att kostnaderna för krävande och resursintensiva informationsbegäranden inte utan grund belastar finansieringen av välfärdsområdets lagstadgade verksamhet.
Godkännandet av prislistan bedöms främja god förvaltning, rättssäkerhet samt transparent och hållbar informationstjänstverksamhet inom välfärdsområdet. Prislistan är nödvändig för att välfärdsområdets administration ska fungera smidigt.
Ett utkast till prislista för dokument- och informationstjänster inom Vanda och Kervo välfärdsområde finns som bilaga till detta beslutsförslag. Prislistan gäller andra ärenden än klient- och patientärenden, vars avgifter fastställs i en separat klientavgiftsprislista.
Beslutsförslag
Områdesstyrelsen beslutar att
- godkänna den prislistan för dokument- och informationstjänster som finns som bilaga till beslutsförslaget;
- prislistan träder i kraft från och med den 1 april 2026.
Beslut
Beslutsförslaget godkändes enhälligt.
Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.