Aluehallitus, kokous 18.5.2022

Perustelut

Asian valmistelija: hallintovalmistelujohtaja Mikko Hokkanen

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on valmistellut hyvinvointialueen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden järjestämistä hyvinvointialueelle. Näiden palveluiden järjestäminen on hyvinvointialueelle kriittistä turvallisen järjestämisvastuun siirron näkökulmasta. Ilman toimivia henkilöstöhallinnon tai taloushallinnon järjestelmiä hyvinvointialue ei voi maksaa työntekijöilleen palkkoja, eikä hoitaa rahaliikennettään tai laskutustaan. Hyvinvointialueelle ei siirry voimaanpanolainsäädännön kautta mitään talous- tai henkilöstöhallinnon järjestelmiä, vaan nämä täytyy hankkia hyvinvointialueelle muilla tavoin.

Hyvinvointialueen valmistelussa teetettiin syksyllä 2021 selvitys näiden palveluiden nykytilasta ja tulevista järjestämisvaihtoehdoista. Tässä selvityksessä todettiin, että talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiä tai näiden palveluiden kokonaisulkoistusta ei ehditä valmisteluaikataulun aikana kilpailuttaa. Kilpailutus ja sen jälkeinen käyttöönottoprojekti olisi ollut yhteensä kahden vuoden työ. Ilman toimivia järjestelmiä näiden palveluiden tuottaminen on mahdotonta ja näin toimintojen pystyttäminen osaksi omaa organisaatiota katsottiin pois suljetuksi vaihtoehdoksi.  Realistisin vaihtoehto palveluiden järjestämiseksi hyvinvointialueelle oli niiden hankkiminen in-house palvelutuottajalta. In-house-yhtiö on valtion, kunnan tai kuntayhtymän omistama, tavallisesti osakeyhtiö, jolta tehdyt hankinnat voidaan toteuttaa ilman hankintalain mukaista kilpailutusta.

Eri In-house palvelutuottajista realistiset vaihtoehdot hyvinvointialueelle olivat Sarastia Oy sekä Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri. Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri tarjosi näiden palveluiden tuottamista hyvinvointialueelle. Hyvinvointialueen tuottamassa tukipalveluselvityksessä HUS katsottiin parhaaksi vaihtoehdoksi näiden palveluiden järjestämisessä. Väliaikainen valmistelutoimielin käsitteli tätä kokouksessaan 3.11.2021 ja linjasi että hyvinvointialueen talous- ja HR-tukipalvelukokonaisuuden valmistelua jatketaan siten, että nämä palvelut tullaan järjestämään yhteistyössä HUS Asvian kanssa. Tähän linjaukseen vaikutti suuresti myös se, että Vantaan kaupunki oli aloittanut projektin jossa hyvinvointialueelle siirtyvien henkilöiden palkanlaskenta ulkoistettiin HUS:n palvelukeskus Asvialle.

Hyvinvointialueella valmisteltiin talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden tuottamista yhteistyössä HUS:n kanssa. Valmistelu oli edennyt teknisesti pitkälle ja ratkaisut hankittaviksi järjestelmiksi oli tehty. Huhtikuussa HUS kuitenkin arvioi uudelleen omia hankintamenettelyjään ja tuli siihen tulokseen, ettei se voi tarjota näitä palveluita juridisesti kestävällä tavalla hyvinvointialueelle vuoden 2023 alusta. Taloushallinnon tukipalveluiden järjestämisestä selvitetään, yhteistyössä Vantaan kaupungin talouspalvelukeskuksen kanssa, että olisiko mahdollista hankkia Vantaan kaupungin järjestelmäympäristö hyvinvointialueen käyttöön sopimuksia jakamalla.  Tämä ei ole kuitenkaan mahdollista henkilöstöhallinon järjestelmien ja tukipalveluiden osalta.

Koska hyvinvointialueen on kuitenkin pakko järjestää toimivat henkilöstöhallinnon tukipalvelut heti vuoden 2023 alusta, jouduttiin tarkastelemaan uudelleen mahdollisia vaihtoehtoja. Koska valmisteluaikaa on jäljellä enää noin 6 kuukautta ennen järjestämisvastuun siirtoa, katsottiin että mitään muuta vaihtoehtoa ei ole palveluiden järjestämiseen kuin niiden hankkiminen in-house palvelutuottajalta. Neuvottelut käytiin suurimpien toimijoiden, Sarastia Oy:n ja Monetra Oy:n kanssa. Sarastia on ainoa toimija, joka edelleen tarjoaa hyvinvointialueelle käyttöönottoprojektin ja palkanlaskennan ulkoistuksen vuoden 2023 heti vuoden alusta lähtien. 

Sarastia Oy on talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja tuottava valtakunnallisesti toimiva in-house-yhtiö, jonka omistajina on yli 270 kuntaa, kuntayhtymää ja kuntaomisteista in-house-yhtiötä sekä hyvinvointialuetta. Yhtiö tuottaa ja kehittää hankintalainsäädännön mukaisille hankintayksiköille talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita, muita tukipalveluita sekä markkinointi- ja kehittämispalveluita. Yhtiö tuottaa ja kehittää myös alan koulutus- ja konsultointipalveluita sekä ohjelmistokehitystä ja -tuotantoa.

Hyvinvointialueen väliaikainen valmistelutoimielin on kokouksessaan 12.1.2022 § 3 päättänyt:

1. että Vantaan ja Keravan hyvinvointialue ostaa 1500 Sarastia Oy:n osaketta merkintähintaan 4,34 euroa/osake eli yhteensä 6510,00 euroa edellyttäen, että kaupan yhteydessä sovitaan osakkeiden takaisinlunastusvelvollisuudesta ilman erillistä korvausvelvollisuutta, jos hyvinvointialue ei halua jatkaa osakkeiden omistusta 312.2023 jälkeen;
2. hyväksyä liitteenä olevan osakassopimuksen.
    

Väliaikaisen valmistelutoimielimen päätöksen jälkeen osakassopimuksen on allekirjoittanut väliaikaisen valmistelutoimielimen puheenjohtaja, ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialue omistaa nykyisin 1500 kappaletta Sarastia Oy:n osakkeita. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 15 §:n mukaan lakia ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään. Sarastia Oy toimii edellä mainitun lainkohdan mukaisena omistajiensa sidosyksikkönä, jolta tehtäviä hankintoja ei tarvitse kilpailuttaa.

Edellä kuvatun valmisteluprosessin johdosta Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on pyytänyt Sarastia Oy:ltä tarjouksen hyvinvointialueen henkilöstöhallinnon tukipalveluiden käyttöönottoprojektista

Sarastia Oy on 6.5.2022 toimittanut indikatiivisen tarjouksen em. palveluita koskien. Indikatiivisella tarjouksella tarkoitetaan alustavaa ja suuntaa antavaa tarjousta, joka ei sido kumpaakaan osapuolta. Indikatiivisessa tarjouksessa on esitetty talous- ja henkilöstöhallinnon käyttöönottoprojektien sekä palveluiden hinnat järjestelmäkäyttöönotot mukaan lukien. Henkilöstöhallinnon palvelut tuotetaan Populus-järjestelmällä. Varsinainen tarjous annetaan myöhemmin käytävien keskustelujen ja mahdollisten esiselvitysten pohjalta.

Tarjouksen hinnoittelu perustuu hintaliitteellä mainittuihin volyymimääriin ja järjestelmien perustoiminnallisuuksiin sekä Sarastian olemassa olevan tiedon pohjalta tekemiin oletuksiin ja arvioihin. Lopullisesta toiminnallisesta laajuudesta päätetään neuvotteluissa Sarastia Oy:n ja hyvinvointialueen välillä ja tarkempi tarjous tehdään näiden neuvottelujen perusteella.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 40 §:n mukaan aluehallitus päättää yli 1 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Asiasta päättäminen kuuluu em. määräyksen nojalla aluehallituksen toimivaltaan.

Ehdotus

Aluehallitus päättää:

1. hyväksyä liitteenä olevan indikatiivisen tarjouksen hyvinvointialueen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden hankinta Sarastia Oy:ltä;
2. valtuuttaa hallintovalmistelujohtajan ja hr-valmistelujohtajan neuvottelemaan hankittavien palveluiden laajuudesta Sarastia Oy:n kanssa;
3. todeta, että tämän jälkeen Sarastia Oy laatii varsinaisen tarjouksen hyvinvointialueen ja Sarastian välisten tarkentavien keskustelujen ja esiselvityksen perusteella.
    

Muutettu päätösehdotus:

Aluehallitus päättää:

1. hyväksyä liitteenä olevan indikatiivisen tarjouksen hyvinvointialueen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden hankinta Sarastia Oy:ltä;
2. valtuuttaa hallintovalmistelujohtajan ja hr-valmistelujohtajan neuvottelemaan hankittavien palveluiden laajuudesta Sarastia Oy:n kanssa;
3. todeta, että tämän jälkeen Sarastia Oy laatii varsinaisen tarjouksen hyvinvointialueen ja Sarastian välisten tarkentavien keskustelujen ja esiselvityksen perusteella.
4. kartoittaa henkilöstöhallinnon palveluiden soveltuva tarjonta vuosien 2023-2024 aikana, ja tämän perusteella linjata palveluiden hankinnan jatkosta.

Päätös

Muutettu päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti keskustelun jälkeen.

Lisätietoja päätöksestä antaa hyvinvointialueen muutosjohtaja Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.