Beskrivning
Beredare av ärendet: förvaltningsberedningsdirektör Mikko Hokkanen
Vanda och Kervo välfärdsområde har berett ordnandet av ekonomi- och personalförvaltningstjänster för välfärdsområdet. Ordnandet av dessa tjänster inom välfärdsområdet är kritiskt för en trygg överföring av organiseringsansvaret. Utan fungerande system för personalförvaltning eller ekonomiförvaltning kan välfärdsområdet inte betala ut löner till sina anställda eller sköta sina finansiella transaktioner eller fakturering. Inga ekonomi- eller personalförvaltningssystem överförs till välfärdsområdet genom införandelagen, utan välfärdsområdet ska anskaffa dem på andra sätt.
Under hösten 2021 genomfördes under välfärdsområdets beredningsarbete en utredning över nuläget för dessa tjänster och alternativ för hur de kan ordnas i framtiden. I utredningen fastställdes att det inte finns tid i beredningstidplanen att konkurrensutsätta systemen för ekonomi- och personalförvaltning eller för en total utläggning av dessa. Konkurrensutsättningen och införandeprojektet efter den skulle ha tagit sammanlagt två år. Utan funktionella system är det omöjligt att producera dessa tjänster, och således ansågs det alternativet uteslutet att inrätta dessa funktioner som en del av den egna organisationen. Det mest realistiska alternativet för att ordna tjänsterna på välfärdsområdet var att anskaffa dem från en in-house-serviceproducent. Ett in-house-bolag är vanligtvis ett aktiebolag som ägs av staten, en kommun eller en samkommun. Upphandlingar av ett sådant bolag kan genomföras utan konkurrensutsättning enligt lagen om offentlig upphandling.
De realistiska alternativen bland olika in-house-serviceproducenter för välfärdsområdet var Sarastia Oy samt Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt. Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt erbjöd sig att tillhandahålla tjänsterna inom välfärdsområdet. I sammanställningen över stödtjänster som välfärdsområdet producerar ansågs det att HUS var det bästa alternativet för organiseringen av dessa tjänster. Det temporära beredningsorganet behandlade ärendet vid sitt sammanträde 3.11.2021 och bestämde att beredningen av välfärdsområdets ekonomi- och HR-stödtjänstehelheter fortsätter så att tjänsterna organiseras i samarbete med HUS Asvia. Detta beslut påverkades också mycket av att Vanda stad hade inlett ett projekt i vilket löneräkningen av de anställda som övergår lades ut på HUS Asvia.
I välfärdsområdet bereddes produktionen av ekonomi- och personalförvaltningstjänster i samarbete med HUS. Beredningen hade framskridit långt på teknisk nivå och besluten om systemen som skulle anskaffas hade gjorts. I April gjorde HUS dock en ny bedömning av sina upphandlingsförfaranden och kom till slutsatsen att det inte kan erbjuda välfärdsområdet dessa tjänster på ett hållbar sätt från början av 2023. Vad gäller ordnandet av ekonomiförvaltningens stödtjänster ska i samarbete med Vanda stads ekonomitjänster utredas huruvida det är möjligt att anskaffa Vanda stads systemmiljö för användning i välfärdsområdet genom fördelning av avtal. Detta är dock inte möjligt vad angår system och stödtjänster för personalförvaltningen.
Eftersom välfärdsområdet ändå behöver ordna funktionella stödtjänster för personalförvaltningen genast i början av 2023, var man tvungen att granska eventuella alternativ på nytt. Eftersom det är endast 6 månader kvar till att organiseringsansvaret överförs, ansågs det att det inte fanns några alternativ för ordnande av tjänsterna förutom att anskaffa dem från en in-house-serviceproducent. Förhandlingarna fördes med de största aktörerna, Sarastia Oy och Monetra Oy. Sarastia är den enda aktören som fortfarande erbjuder välfärdsområdet utläggning av införandeprojektet och löneräkningen genast från början av 2023.
Sarastia Oy är ett riksomfattande in-house-bolag som producerar ekonomi- och personalförvaltningstjänster. Sarastia Oy ägs av 270 kommuner, samkommuner och kommunägda in-house-bolag samt välfärdsområden. Bolaget producerar och utvecklar ekonomi- och personalförvaltningstjänster, övriga stödtjänster samt marknadsförings- och utvecklingstjänster för upphandlingsenheter i enlighet med lagstiftningen om offentlig upphandling. Bolaget producerar och utvecklar även utbildning- och konsulttjänster samt programvaruutveckling och -produktion.
Det temporära beredningsorganet för välfärdsområdet har vid sitt sammanträde 12.1.2022 § 3 beslutat att
- Vanda och Kervo välfärdsområde köper 1500 aktier i Sarastia Oy till teckningspriset 4,34 euro/aktie, alltså sammanlagt 6510,00 euro, förutsatt att i samband med förvärvet avtalas om skyldighet att återinlösa aktierna utan en separat ersättningsskyldighet, om välfärdsområdet inte vill fortsätta ägandet av aktierna efter 31.12.2023,
- godkänna det bifogade aktieägaravtalet.
Efter det temporära beredningsorganets beslut undertecknades aktieägaravtalet av ordförandet för det temporära beredningsorganet, och idag äger Vanda och Kervo välfärdsområde 1500 aktier i Sarastia Oy. Enligt 15 § i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) tillämpas lagen inte på upphandling som den upphandlande enheten gör hos anknutna enheter. Enligt ovan nämnda lagrummet fungerar Sarastia Oy som en anknuten enhet för sina ägare, och upphandlingar av den behöver inte konkurrensutsättas.
Med anledning av den ovan beskrivna beredningsprocessen har Vanda och Kervo välfärdsområde begärt anbud från Sarastia Oy om införandeprojektet rörande stödtjänster för välfärdsområdets personalförvaltning.
Sarastia Oy har 6.5.2022 lämnat ett indikativt anbud gällande ovan nämnda tjänster. Ett indikativt anbud innebär ett preliminärt och vägledande anbud som inte binder endera parten. I det indikativa anbudet har presenterats priserna för införandeprojekten för välfärdsområdets ekonomi- och personalförvaltning samt tjänsterna, inklusive införandet av system. Tjänsterna för personalförvaltningen produceras med hjälp av systemet Populus. Det egentliga anbudet lämnas på basis av senare diskussioner och eventuella preliminära redogörelser.
Prissättningen av anbudet grundar sig på volymerna och systemens grundfunktioner som angetts på prisbilagan samt på uppskattningar och beräkningar på basis av existerande information från Sarastia. I förhandlingarna mellan Sarastia Oy och välfärdsområdet bestäms om tjänsterna slutliga omfattning, och ett närmare anbud lämnas på basis av dessa förhandlingar.
Enligt 40 § i förvaltningsstadgan för Vanda och Kervo välfärdsområde beslutar välfärdsområdesstyrelsen om upphandlingar, avtal och förbindelser som överstiger 1 000 000 euro. Enligt den aktuella bestämmelsen åligger det välfärdsområdesfullmäktige att besluta om frågan.
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att
- godkänna det bifogade indikativa anbudet om upphandling av ekonomi- och personalförvaltningstjänster hos Sarastia Oy för Vanda och Kervo välfärdsområde,
- befullmäktiga förvaltningsberedningsdirektören och HR-beredningsdirektören att förhandla med Sarastia Oy om omfattningen av tjänsterna som upphandlas,
- konstatera att efter det utarbetar Sarastia Oy det egentliga anbudet på basis av de preciserande diskussionerna och den preliminära utredningen mellan välfärdsområdet och Sarastia Oy.
Ändrat beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att
- godkänna det bifogade indikativa anbudet om upphandling av ekonomi- och personalförvaltningstjänster hos Sarastia Oy för Vanda och Kervo välfärdsområde,
- befullmäktiga förvaltningsberedningsdirektören och HR-beredningsdirektören att förhandla med Sarastia Oy om omfattningen av tjänsterna som upphandlas,
- konstatera att efter det utarbetar Sarastia Oy det egentliga anbudet på basis av de preciserande diskussionerna och den preliminära utredningen mellan välfärdsområdet och Sarastia Oy,
- kartlägga det lämpliga utbudet av personalförvaltningstjänster under 2023–2024, och på basis av detta dra riktlinjer för upphandlingen av tjänster i framtiden.
Beslut
Det ändrade beslutsförslaget godkändes enhälligt efter diskussionen.
Mer information om beslutet ges av förändringsledare för välfärdsområdet Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.