Områdesstyrelsen, möte 18-05-2022

Beskrivning

Beredare av ärendet: förvaltningsberedningsdirektör Mikko Hokkanen och jurist Jenna Pajari

Organiseringsansvaret för social- och hälsovårdstjänster samt räddningsverkets tjänster övertas av välfärdsområden 1.1.2023. Välfärdsområdet ska organisera stödtjänster som gör det möjligt att producera social- och hälsovårdstjänster samt räddningsverkets tjänster. I det här sammanhanget betyder stödtjänster måltids- och renlighetstjänster.

Bakgrund

Vanda stads måltids-, renlighets- och fastighetsstödtjänster produceras i huvudsak av in-house-bolaget Vantti Oy, som ägs 100% av staden. Vad gäller Kervo stad har dessa tjänster producerats av stadens egen sektor för stadsteknik. Enligt lagen om offentlig upphandling kan välfärdsområdet inte köpa tjänsterna i fråga utan konkurrensutsättning, eftersom det inte handlar om en till välfärdsområdet anknutna enhet. I 69 § regeringens proposition till riksdagen med förslag till ändring av lagstiftningen om reformen av ordnandet av social- och hälsovården och räddningsväsendet (10/2022) finns det en bestämmelse om övergångsperioden för försäljning och köp av stödtjänster, enligt vilken välfärdsområdet kunde köpa stödtjänster av kommunen och kommunen kunde sälja dem till välfärdsområdet till slutet av 2023 trots det som föreskrivs i 126 § i kommunallagen om skötseln av uppgiften i ett konkurrensläge på marknaden, om kommunen har den 31 december 2022 producerat stödtjänster i anknytning till social- och hälsovårdens eller räddningsväsendets tjänster och om upphandlingen understiger EU-tröskelvärdena enligt 26 § i lagen om offentlig upphandling och koncession. EU-tröskelvärdet enligt 26 § i lagen om offentlig upphandling och koncession är dock endast 215 000 euro, och upphandlingshelheten för måltids- och rengöringstjänster är 7,6 miljoner euro om året, och därför är detta inte möjligt vad gäller den här helheten. Kervo stad kan inom ramarna för nuvarande lagstiftning inte fungera som producent av måltidstjänster för välfärdsområdet. Kervo stad kan producera renlighetstjänster för välfärdsområdet, om de faktureras som en del av hyran för lokaler.

Det att Vantti Oy kunde fortsätta som tjänsteproducent skulle förutsätta att ägarskapet skulle utvidgas i bolaget, eftersom för att bevara in-house-ställningen är försäljningen till icke-ägare begränsad. Vanda stad är dock inte villig att dela Vantti Oy:s ägarskap med Vanda och Kervo välfärdsområde. På basis av detta ska välfärdsområdet ordna dessa tjänster på ett nytt sätt.

Det temporära beredningsorganet för välfärdsområdet beställde av Deloitte Ab en sammanställning över stödtjänsterna och behandlade sammanställningen över stödtjänster och slutsatserna vid sitt sammanträde 1.12.2021. Sammanställningen över stödtjänster gick igenom nuläget för produktion och produktionsmetoder samt presenterade möjliga alternativ för ordnande av dessa stödtjänster i välfärdsområdet. På basis av sammanställningen över stödtjänster beslutade det temporära beredningsorganet vid sitt sammanträde 1.12.2021 § 8 följande:

1. Riktlinjer drogs upp för utredningen av hur produktionen av Kervos stödtjänster fortskrider (övergång av personal, tillräcklig personal för att producera stödtjänster).
2.  Det bestämdes att HUS Asvia kunde utnyttjas och utvidgas vad gäller de funktioner där det är funktionellt relevant med tanke på kvaliteten på tjänster samt utifrån en patient- och kundperspektiv.
3. Riktlinjer drogs upp för beredningen av konkurrensutsättningen beträffande stödtjänster som omfattar de delar av tjänster som inte täcks av tjänster som överförs från Kervo eller med HUS Asvias tjänster (det vill säga främst de tjänster som för tillfället produceras av Vantti Oy).

Beredningen av konkurrensutsättningen inleddes genast. På basis av en preliminär marknadsundersökning genomfördes ett fortsatt utarbetande av materialet för anbudsförfrågan på så sätt att måltids- och rengöringstjänster skulle konkurrensutsättas tillsammans. Vad gäller Kervo stad kommer inga anställda som sköter måltidstjänster att övergå till välfärdsområden, så beslutet var att dessa tjänster skulle konkurrensutsättas vid samma tillfälle. I de lokaler i Kervo där staden har varit producent av rengöringstjänster skulle detta förfarande fortsätta också i framtiden, och staden fakturerar dem som en del av hyran. HUS Asvias möjlighet att fungera som serviceproducent för sjukhusservice framgår under planerat förhandlat förfarande.

Personalens ställning i Vantti Oy och förvärv av affärsverksamhet

126 anställda inom Vantti Oy producerar måltids- och rengöringstjänster för social- och hälsovårdstjänster samt räddningsverket. Tjänsteinnehavare inom välfärdsområdet och Vanda stad har i samarbete planerat en modell som gör det möjligt för dessa anställda att övergå i välfärdsområdets framtida tjänsteproducents tjänst. Detta har ansetts vara ett viktigt delområde i upphandlingsprocessen, och dess framgång minskar tydligt riskerna i samband med byte av producent av stödtjänster.

Med tanke på välfärdsområdet skulle det vara viktigt att även i framtiden utnyttja de kompetenser som Vanttis anställda har. Vad gäller Vanda stad och Vantti erbjuder denna lösning ett naturligt sätt att skala antalet anställda i enlighet med tiden och tjänstevolymen efter överföringen av organiseringsansvaret. I en marknadsundersökning har det framgått att möjliga tjänsteproducenter anser att övergången av kvalificerade anställda som känner till lokalerna är en fördel då en så stor tjänstehelhet ska övertas. Vanttis personal har den fördel att fortsättningen av deras anställningsförhållande kan garanteras.

Välfärdsområdet, Vantti och Vanda stad har diskuterat överlåtelsen av rörelse med den tjänsteproducent som vunnit anbudsförfarandet. Förvärvet av affärsverksamheten från Vantti direkt till tjänsteproducenten ska ingås genom marknadsvillkorliga avtalsvillkor. Vantti genomförde via en extern revisionssammanslutning en värdering, och enligt bolagets och Vanda stads åsikt borde tillgångsaffären ha ingåtts i enlighet med det pris som ställdes i värderingen. Enligt välfärdsområdets beredares åsikt är värderingen i många avseenden bristfällig och enligt uppskattningen är det verkliga marknadsvärdet väsentligt mindre.

På grund av det avslutades den fortsatta diskussionen i en kompromiss: Vanda stad och Vantti godkände förfarandet för överlåtelse av rörelse enligt vilket överlåtelsen av rörelse ska först genomföras till välfärdsområdet, och efter det ska välfärdsområdet överlåta affärsverksamheten vidare till den tjänsteproducent som välfärdsområdet valt. Personalen övergår från Vantti till välfärdsområdet och vidare till tjänsteproducenten som gamla anställda. Värdet på Vanttis affärsverksamhet bestäms som en del av anbudsförfarandet, dock på det vis att Vanttis semesterlöneskuld överförs till välfärdsområdet och vidare till tjänsteproducenten, och för att eliminera den negativa ekonomiska inverkan betalas ut till Vantti som en basköpeskilling en summa som motsvarar 25 % av semesterlöneskulden (en uppskattning av semesterlöneskuldsumman 600 000 euro, det vill säga 150 000 euro) samt värdet på den lösa egendom som överförs (uppskattad summa 130 000 euro). Om köpeskillingen efter resultatet av anbudsförfarandet överskrider basköpeskillingen, ska välfärdsområdet betala ut till Vantti som en tilläggsköpeskilling skillnaden mellan köpeskillingen och basköpeskillingen. Kostnadseffekten som riktas mot Vanda och Kervo välfärdsområde är i praktiken i varje fall minst 280 000 euro.

Förvärvet av affärsverksamheten verkställs på det sätt att förvärvet hör till välfärdsområdets anbudsförfarande som en del av prissättningen i hela kontraktet. På detta sätt försäkras att priset på affärsverksamheten bestäms enligt marknadsvillkor, och att snedvridande statsstöd inte ingår i förvärvet av affärsverksamheten.

Överlåtelse av rörelse genomförs först mellan välfärdsområdet och Vantti på det sättet att Vantti överlåter personalen och den lösa egendomen till välfärdsområdet och välfärdsområdet överlåter den lösa egendomen och de anställda till den tjänsteproducent som vunnit anbudsförfarandet under samma dag på det sättet att skyldighet att betala ut lön till de anställda inte uppstår för välfärdsområdet. Om besvär anförs till marknadsdomstolen över den upphandlande enhetens upphandlingsbeslut, kan förvärvet av affärsverksamheten mellan välfärdsområdet och den tjänsteproducent som vunnit anbudsförfarandet inte verkställas innan ett beslut i ärendet har vunnit laga kraft. Vid ett besvär har den upphandlande enheten enligt 153 § i lagen om offentlig upphandling rätt att tillfälligt ordna tjänster som eget arbete eller som köpta tjänster av en marknadsaktör. Efter att beslutet om förvärv av affärsverksamheten har vunnit laga kraft skulle det sedan genomföras mellan välfärdsområdet och den tjänsteproducent som vunnit anbudsförfarandet, om den behöriga domstolen anser att den upphandlande enheten inte har förfarit i strid med lagen om offentlig upphandling och att upphandlingsbeslutet kan verkställas.

Genomförande av och tidtabell för upphandlingen

Vanda och Kervo välfärdsområdesstyrelse behandlade vid sitt sammanträde 7.4.2022 fastställandet av principerna för upphandlingen av välfärdsområdets måltids- och rengöringstjänster. Vanda och Kervo välfärdsområde anskaffar måltids- och rengöringstjänster så att måltids- och rengöringstjänsterna som producerats av Vantti samt måltidstjänsterna som producerats av Kervo stad, till den del de har producerats för social- och hälsovården eller räddningsverkets tjänster ska konkurrensutsättas under våren 2022. Upphandlingen genomförs så att välfärdsområdets ekonomiska intressen tryggas och så att den trygga överföringen av organiseringsansvaret 1.1.2023 inte äventyras.

Upphandlingsförfarandet ordnas som förhandlat förfarande. Under förhandlat förfarande kommer välfärdsområdet att föra muntliga förhandlingar med anbudsgivare om måltids- och rengöringstjänster som utgör föremål för upphandlingen. Förhandlat förfarande har uppskattats vara det bästa upphandlingsförfarandet vad gäller upphandlingen i fråga, eftersom det handlar om ett anbudsförfarande som är mycket viktigt vad gäller välfärdsområdets verksamhet. Vid förhandlat förfarande kan föras diskussioner om föremålet för upphandlingen och anbudsförfrågan väldigt öppet, varvid eventuella motstridigheter och oklarheter i anbudsförfrågan kan minimeras.

Kontraktsperioden mellan välfärdsområdet och den tjänsteproducent som vunnit anbudsförfarandet för kontinuerliga måltids- och rengöringstjänster inleds 1 januari 2023. Avtalsperioden planeras vara först i kraft i 48 månader, och efter dem skulle avtalet fortsätta tills vidare.

Före kontraktsperioden för kontinuerliga måltids- och rengöringstjänster börjar ordnar välfärdsområdet och den tjänsteproducent som vunnit anbudsförfarandet ett projekt för införandet av tjänster. Ett separat avtal ingås om införandeprojektet.

Syftet är att valkriteriet för upphandlingen är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och att det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är det anbud som har det lägsta jämförelsepriset för den konkurrensutsatta helheten. Det lägsta priset har valts som valkriterium på grund av att välfärdsområdet kommer att sätta upp höga kvalitetskrav i minimikraven, vilket gör det möjligt att vara säker om kvalitetsfaktorerna i upphandlingen. En anbudsgivare som inte binder sig vid kvalitetskraven ska uteslutas ur anbudsförfarandet.

Välfärdsområdesstyrelsen för Vanda och Kervo välfärdsområde beslutade vid sitt sammanträde 7.4.2022 § 42

1. att välfärdsområdet anskaffar måltids- och rengöringstjänster så att måltids- och rengöringstjänsterna som producerats av Vantti samt måltidstjänsterna som producerats av Kervo stad, till den del de har producerats för social- och hälsovården eller räddningsverkets tjänster ska konkurrensutsättas under våren 2022,
2. att fastställa principerna för upphandlingen enligt följande:
   1. Upphandlingen genomförs så att välfärdsområdets ekonomiska intressen tryggas och så att den trygga överföringen av organiseringsansvaret 1.1.2023 inte äventyras,
   2. Upphandlingen ordnas som förhandlat förfarande,
   3. Valkriteriet för upphandlingen är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, och det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är det anbud som har det lägsta jämförelsepriset för den konkurrensutsatta helheten. Det lägsta priset har valts som valkriterium på grund av att välfärdsområdet kommer att sätta upp tillräckligt höga kvalitetskrav i minimikraven, vilket gör det möjligt att vara säker om kvalitetsfaktorerna i upphandlingen. En anbudsgivare som inte binder sig vid kvalitetskraven ska uteslutas ur anbudsförfarandet.

   4. Kontraktsperioden mellan välfärdsområdet och den tjänsteproducent som vunnit anbudsförfarandet för kontinuerliga måltids- och rengöringstjänster inleds 1 januari 2023.Avtalsperioden är först i kraft preliminärt i 48 månader, och efter dem fortsätter avtalet tills vidare. Vid behov kan avtalsperiodens längd granskas under förhandlat förfarande.

   5. Före kontraktsperioden för kontinuerliga måltids- och rengöringstjänster börjar ordnar välfärdsområdet och den tjänsteproducent som vunnit anbudsförfarandet ett projekt för införandet av tjänster.
      Ett separat avtal ingås om införandeprojektet,
3. befullmäktiga förvaltningsberedningsdirektören att inleda konkurrensutsättningsprocessen och underteckna anbudsförfrågan om upphandlingen,
4. besluta om att inleda beredningen av förvärvet av affärsverksamheten och överlåtelsen av rörelse enligt redogörelsen. Det egentliga beslutet i ärendet tas upp senare via välfärdsområdesstyrelsen för beslut i välfärdsområdesfullmäktige.

Förvärvet av affärsverksamheten och överlåtelsen av rörelse har beretts i enlighet med Vanda och Kervo välfärdsområdesstyrelsens 7.4.2022 § 42 och, utkasten till avtalen har utarbetats: Avtalet mellan Vantti Oy och Vanda och Kervo välfärdsområde om förvärv av affärsverksamheten i fråga om måltids- och rengöringstjänster (Avtal om förvärv av affärsverksamhet) samt Avtalet om övergång av personal i Vanda och Kervo välfärdsområdets tjänst (Övergångsavtalet för personalen). Avtalet om förvärv av verksamheten och Övergångsavtalet för personalen formar en avtalshelhet.

Konkurrensutsättningen av stödtjänster och dess effekter på personalen har behandlats i samarbetsförfarandet vid Vanda och Kervo välfärdsområdets samarbetskommitténs sammanträden 22.3.2022 och 20.4.2022.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar föreslå för välfärdsområdesfullmäktige att fullmäktige beslutar att

1. godkänna bifogade Avtalet mellan Vantti Oy och Vanda och Kervo välfärdsområde om förvärv av affärsverksamheten i fråga om måltids- och rengöringstjänster (Avtal om förvärv av affärsverksamhet),
2. godkänna det bifogade Avtalet om övergång av personal i Vanda och Kervo välfärdsområdets tjänst (Övergångsavtalet för personalen),
3. konstatera att Övergångsavtalet för personalen och Avtalet om förvärv av affärsverksamhet formar en avtalshelhet,
4. godkänna att personalen vid Vantti Oy övergår vidare till tjänsterproducenten efter konkurrensutsättningen av måltids- och rengöringstjänsterna,
5. befullmäktiga vid behov förvaltningsberedningsdirektören vid Vanda och Kervo välfärdsområde att förhandla med Vanda stad om eventuella ändringar i avtalet.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes enhälligt efter diskussionen.
Mer information om beslutet ges av förvaltningsberedningsdirektör  Mikko Hokkanen, mikko.hokkanen@vantaa.fi.