Aluevaltuusto, kokous 12.6.2023

Perustelut

Asian valmistelija: konsernipalvelujen toimialajohtaja Mikko Hokkanen

Aluevaltuuston kokouksessa 27.9.2022 § 85 jätettiin Tuukka Saimenin ja Tanja Aidanjuuren valtuustoaloite "Ei-välttämättömien kustannuksien kohtuullistaminen ja toimintaohjeiden määritteleminen". Valtuustoaloitteen on allekirjoittanut 11 aluevaltuutettua. Valtuustoaloite kuului seuraavasti:

"Me allekirjoittaneet valtuutetut esitämme, että Vantaa-Kerava hyvinvointialue ryhtyy valmistelemaan valtuutettujen ja viranhaltijoiden seminaarimatkojen, ravintolaillallisten, luottokorttikustannusten sekä kaikkien muiden ei-välttämättömien virkistys- ja edustuskulujen kohtuullistamista ja ohjeistamista vallitsevaan taloudelliseen näkymään liittyen.

On aika sulkea piikki ja kunnioittaa kansalaisiin kohdistuvaa kovaa verotusta sekä hyvinvointialueille asettuja haastavia tavoitteita.

Taloudellinen epävarmuus, Euroopassa käytävä sota sekä pelko tulevasta koskettavat jo useita suomalaisia. Energiakriisi ja inflaatio ovat ajaneet monet kansalaiset ja yritykset poikkeuksellisen suureen taloudelliseen ahdinkoon.

Esitämme, että Vantaa - Kerava hyvinvointialueen luottamushenkilöt ja viranhaltijat toimisivat vastuullisina tiennäyttäjinä ja olisivat valmiita leikkaamaan omia ei-välttämättömiä menojaan.

Valtuuston, jaostojen, lautakuntien ja hallituksen seminaari- ja koulutusmatkojen tarpeellisuuksia on harkittava tarkkaan. Voiko matkojen määrää karsia ja/tai järjestää tilaisuudet jatkossa Vantaan tai Keravan kaupungin omistamissa kiinteistöissä, jolloin tarve kalliille hotelliyöpymisille poistuisi?

Matkustelu eri kaupunkeihin ja varsinkin lentokyydit ulkomailla järjestettäviin seminaareihin eivät ole vastuullista rahankäyttöä, eivätkä myöskään sovi yhteen EU:n ja Suomen ympäristötavoitteiden kanssa.

Esitämme, että Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaohjeet edellä mainittuihin kustannuksiin määritellään tarkka-alaisesti ja edellä mainittuja kustannuksien tarpeellisuuksia harkitaan ja analysoidaan tarkkaan ennen kuin päätöksiä tehdään."

Aluehallitus päätti kokouksessaan 14.12.2022 § 279 merkitä valtuustoaloitteen tiedoksi ja lähettää sen edelleen konsernipalvelujen toimialajohtajan valmisteltavaksi.

Aloite on jätetty jo vuonna 2022, mutta siihen vastataan vasta nyt johtuen hyvinvointialueen käynnistymisestä. Vastaus perustuu ajankohtaiseen tilanteeseen. Hyvinvointialueen vuonna 2022 voimassa olleen hallintosäännön mukaan valtuustoaloitteiden vastauksissa olevaa 6 kuukauden määräaikaa ei sovellettu vuonna 2022, minkä johdosta aloitteen vastaus on tulossa nyt päätöksentekoon.

Vastaus valtuustoaloitteeseen: 

Hyvinvointialueen toiminnassa tärkeänä periaatteena on kohtuullisuus -  julkisena toimiajana hyvinvointialueen tulee toiminnassaan noudattaa periaatteita, jotka kestävät julkisen tarkastelun.

Aluehallitus on kokouksessaan 16.8.2022 § 153 hyväksynyt hyvinvointialueen edustusohjeet, joiden tarkoituksena on selventää Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen edustamista koskevia käytäntöjä. Ohje sisältää tilaisuuksien järjestämisen, edustuslahjojen tilaamisen ja ulkopuolisen tahon tarjoamien etujen vastaanottamisen menettelytavat. Ohje koskee hyvinvointialueen viranhaltijoita, työntekijöitä sekä luottamushenkilöitä, kun he edustavat hyvinvointialuetta tai hoitavat hyvinvointialueen yhteistyösuhteita. Ohjetta sovelletaan sekä sisäisiin tilaisuuksiin, ulkoisiin sidosryhmille järjestettäviin edustustilaisuuksiin sekä ulkopuolisen tahon järjestämään tilaisuuteen osallistumiseen. Koulutuksiin osallistumisesta ohjeistetaan erikseen. Edustusohjeessa käsitellään edustuskuluja, edustustarjoiluja, edustustiloja, maksullisiin edustustilaisuuksiin osallistumista, lahjoja, vieraanvaraisuuden vastaanottamista sekä muita määräyksiä edustamista koskien.

Kaikessa tarjoilussa sekä tilaisuuksien järjestämisessä tulee noudattaa kohtuutta. Tarjoilun suhteen on noudatettava tarkkaa harkintaa sen suhteen, mikä on kullekin tilaisuudelle kohtuullinen ja normaalin vieraanvaraisuuden taso. Tarjoiluissa suositaan kotimaista lähiruokaa ja noudatetaan kestävän kehityksen periaatetta. Edelleen edustusohjeessa todetaan, että koko henkilöstön on noudatettava samoja periaatteita koskien yhteistyösuhteiden liikelahjoja, tarjoilua ja edustamista, jotta henkilöstön kohtelu on tasa-arvoista ja turvaa hyvinvointialueen asukkaiden luottamusta hyvinvointialueen toimintaan riippumattomana ja puolueettomana viranomaisena. Hyväksytyt edustusohjeet ovat oheismateriaalina.

Seminaarien osalta valtuustovaliokunta on määritellyt linjaukset koskien lautakuntien, jaostojen ja vaikuttamistoimielinten seminaareja. Valtuustovaliokunta on kokouksessaan 13.6.2022 linjannut lautakuntien seminaareista seuraavasti:

• Lautakunnilla saa olla lähtökohtaisesti 1–2 yön yli seminaaria/valtuustokausi, muutoin päiväseminaareja (1/vuosi). Seminaareja järjestetään tarpeen mukaan.
• Seminaariin kutsutaan vain lautakunnan pöytäkunta. Varajäsen saa osallistua vain, mikäli varsinainen jäsen on estynyt.
• Seminaareille ei ole määritelty tarkkoja euromääräisiä rajoja, mutta kohtuullisuus tulee huomioida.
• Seminaarien sijainnin tulee olla  lähialueella 1–2 tunnin ajomatkan päässä (tosin Tallinna voi joskus tulla kokonaistaloudellisesti edullisemmaksi).
   

Edelleen valtuustovaliokunta on kokouksessaan 24.4.2023 määritellyt linjaukset koskien hyvinvointialueen jaostojen ja vaikuttamistoimielinten seminaareja. Jaostoihin ja vaikuttamistoimielimiin sovelletaan vastaavia linjauksia kuin lautakuntiin, seuraavilla eroavaisuuksilla:

• Vaikuttamistoimielimillä saa olla vain päiväseminaareja (2–3 päiväseminaaria/valtuustokausi).
• Seminaariin kutsutaan vain jaoston/vaikuttamistoimielimen pöytäkunta. Varajäsen saa osallistua vain, mikäli varsinainen jäsen on estynyt. Tästä poiketen valtuustokauden alussa saa olla seminaari/käynnistämistilaisuus, johon voidaan kutsua myös varajäsenet (perehdytysnäkökulma). Valtuustokaudella 2022–2025 tämä tilaisuus voidaan pitää vuonna 2023.
   

Aluevaltuusto on kokouksessaan 2.5.2023 § 27 hyväksynyt aluevaltuustotyöskentelyn pelisäännöt valtuustokaudelle 2022-2025 noudatettavaksi kaikessa hyvinvointialueen luottamushenkilötoiminnassa. Asiakirjassa todetaan, että aluevaltuuston seminaareja ja muita epävirallisia tapaamisia järjestetään tarvittaessa, jotta aluevaltuutetuilla on mahdollisimman varhaisessa vaiheessa tietoa vireillä olevista asioista ja mahdollisuus keskustella niistä. Aluevaltuuston kevään talous- ja strategiaseminaari järjestetään 1.-2.6.2023 Porvoossa. Seminaaria on käsitelty valtuustovaliokunnan kokouksessa 31.1.2023 sekä 2.3.2023. Lisäksi aluevaltuusto on kokouksessaan 14.3.2023 § 22 päättänyt osana syksyn 2023 kokousaikatauluja pitää maanantaina 25.9.2023 päiväseminaarin (yhden päivän seminaari).

Yllä kuvattuja toimintaohjeita noudatetaan hyvinvointialueen tilaisuuksien ja seminaarien järjestämisessä ja kustannusten tarpeellisuutta sekä kohtuullisuutta harkitaan aina ennen päätöksentekoa.