Beskrivning
Beredare av ärendet: IKT-upphandlingschef Aulis Ante, direktör för IT-administrationen Timo Pitkänen
Det är nödvändigt att Vanda och Kervo välfärdsområde anskaffar IT-integrationsjänster från en extern tjänsteproducent. Med tjänsteintegration avses centraliserad styrning och administration av IKT-mångleverentörsnätverk enligt bästa praxis. IKT-integrationstjänsteproducenten är en leverantörspartner, som med sitt kunnande kompletterar och hjälper IT-administrationen i organisationerna att utveckla och administrera IKT-tjänsterna. IT-administrationen på Vanda och Kervo välfärdsområde grundar sig på den externa integrationspartnerns process- och teknologikunnande.
Integrationskontraktet är nödvändigt, eftersom modern IT-administration förutsätter yrkeskunnande på hög nivå och Vanda och Kervo välfärdsområde har inte tillräckligt IT-administrativt kunnande. Det är så gott som omöjligt att rekrytera IKT-experter på toppnivå på fria marknaden i den omfattning som VAKEs IT-administration förutsätter. Integrationskontraktet möjliggör en snabb uppbyggnad och start av IT-administrationen. Samtidigt utlokaliseras också tillgången på experter och kunskapsriskerna till tjänsteproducenten. Integrationskontraktet är flexibelt och det kan skalas och optimeras i takt med att det egna kunnandet på Vanda och Kervo välfärdsområde utvecklas.
Lagen om genomförande av reformen av social- och hälsovården och räddningsväsendet och om införande av den lagstiftning som gäller reformen (616 /2021) ger en mycket kort övergångstid för Vanda och Kervo välfärdsområdes organisationsreform. De bidrag som staten beviljat projektet är dessutom knappa, med tanke på projektets omfattning. Vanda och Kervo välfärdsområde har inte inom ramen för sin tidtabell och sina resurser möjligheter att självständigt förverkliga tryckeritjänster, utan tjänsten måste anskaffas från en extern tjänsteproducent.
Som producent för välfärdsområdets IT-integrationstjänster har av tekniska och praktiska orsaker valts Sofigate Oy:s service, som Vanda stad också använder. Vanda stad har genom en offentlig upphandling konkurrensutsatt IT-integrationstjänsterna under åren 2018–2019 och enligt stadsstyrelsens beslut §13/2019 20.5.2019 har Sofigate Oy valts till tjänsteproducent. Kontraktet är undertecknat 1.11.2019 och det är i kraft som ett tidsbundet kontrakt till 1.11.2024, efter vilket kontraktet övergår att vara i kraft tills vidare.
I kontraktet mellan Vanda stad och Sofigate Oy finns ett villkor enligt vilket beställaren har rätt att överföra kontraktet med dess rättigheter till en tredje beställare på grund av en organisationsförändring enligt följande:
”På grund av en Väsentlig organisationsförändring hos Beställaren har Beställaren rätt att överföra Kontraktet eller dess delar inklusive rättigheter och skyldigheter samt bilagor till andra offentliga eller övriga samfund, till vilka Beställarens uppdrag övergår med ett skriftligt meddelande till Leverantören.
Om den Väsentliga organisationsförändringen är partiell förhandlar Parterna om organisationsförändringens inverkan på till exempel Lösningen, den Kontinuerliga servicen, faktureringen och immaterialrättigheterna.
De immaterialrättigheter som Beställaren fastställt i detta Kontrakt omfattar också det offentliga eller övriga samfund till vilket Beställarens uppdrag övergår.
Detta Kontrakt kan överföras på grund av en Väsentlig organisationsförändring till andra offentliga eller övriga samfund till vilka Beställarens uppdrag överflyttas delvis även så att detta Kontrakt förblir i kraft även mellan de ursprungliga Parterna. I detta fall förhandlar Parterna om Kontraktet och om inverkan av de delar som övergår och de som förblir kvar på till exempel Lösningen, den Kontinuerliga servicen, faktureringen och immaterialrättigheterna.”
Sofigate Oy har 27.10.2022 gett en offert på IT-integrationstjänster till Vanda och Kervo välfärdsområde till ett pris på 21 872 200 euro (moms 0 %).
Offerten omfattar kostnader för fyra (4) år enligt följande:
- lösningar för uppbyggnads- och serviceskedet,
- Chief Digital Officer (CDO)-tjänster,
- project management office (PMO)-tjänster och
- service management office (SMO)-tjänster.
Som en option har ytterligare erbjudits ett IKT-förändringsprojekt med projektlednings- och experttjänster till ett pris på 1 044 000 euro (moms 0 %) för tiden 1–6/2023.
Enligt lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016, senare även upphandlingslagen) 136 § 1 mom. föreskrivs att vid upphandlingar som överstiger EU-tröskelvärdena, sådana tjänsteupphandlingar eller koncessioner som överstiger de nationella tröskelvärdena eller i avtal om användarrättigheter får upphandlingskontraktet eller ramavtalet inte göras några väsentliga ändringar under kontraktsperioden utan ett nytt upphandlingsförfarande enligt denna lag. I 136 §:n 2 mom. föreskrivs om undantag från huvudregeln som nämns i 1 mom. Enligt upphandlingslagen 136 §: n 2 mom. punkt 1 är det tillåtet att göra en ändring i upphandlingskontraktet oberoende av penningvärdet, om ändringen baserar sig på avtalsvillkor eller ändringsklausuler som var kända vid tidpunkten för upphandlingsförfarandet och som anges i upphandlingsdokumentet, förutsatt att dessa villkor är klara, exakta och entydiga och inte påverkar upphandlingskontraktets eller ramavtalets övergripande karaktär,
I det ursprungliga upphandlingskontraktet har konstaterats att Vanda stad har rätt att överflytta kontraktet inklusive dess rättigheter och skyldigheter samt bilagor till en tredje part inom den offentliga förvaltningen på grund av beställarens organisationsförändringar. Vanda stads, Vanda och Kervo välfärdsområdes och Sofigate Oy: gemensamma tolkning är likaså att klausulen om överflyttning omfattar också en partiell överflyttning även då organisationsförändringen och där tillhörande överflyttning av kontraktet sker endast delvis. Här är det fråga om en partiell organisationsförändring där organisationsansvaret för social- och hälsovården och räddningsväsendet flyttar enligt lagen om införande till välfärdsområdet, medan stadens övriga funktioner förblir i den tidigare organisationen, som gjort det ursprungliga kontraktet. Sålunda är tolkningen den att kontraktet kan överflyttas till välfärdsområdet till den del social- och hälsovårdssektorn och räddningsväsendet flyttar till välfärdsområdet, då kontraktsvillkoren förblir de samma som i det ursprungliga kontraktet.
Produktionen av tjänsterna ska kunna inledas 1.1.2023.
Motivering av beslutet
Lag om genomförande av reformen av social- och hälsovården och räddningsväsendet och om införande av den lagstiftning som gäller reformen (616/2021) 25 §, 26 § ja 28 §
Lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) 136 § 2 mom punkt 1) och 2)
Vanda och Kervo välfärdsområdes förvaltningsstadga 40 §
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen beslutar
- anskaffa från Sofigate Oy enligt den offert som getts 27.10.2022 IT-integrationstjänster till ett pris på 21 872 200 euro (moms 0 %);
- anskaffa som option de offererade IKT-förändringsprojekttjänsterna till ett pris på 1 044 000 euro (moms 0 %) för tiden 1–6/2023;
- konstatera att ett bindande kontrakt inte uppstår ännu då upphandlingsbeslutet delges, utan förs senare med ett separat skriftligt kontrakt, och
- konstatera att kontraktet är i kraft tills vidare med en uppsägningstid på sex (6) månader för beställaren och tolv (12) månader för leverantören.
Beslut
Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.
Mer information om beslutet ger välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.