Områdesstyrelsen, möte 21-01-2025

Beskrivning

Ärendets beredare: personaldirektör Anne Sivula 

Utvecklingen av ledningen har ända från början av inrättandet av välfärdsområdet varit en viktig tyngdpunkt för att förbättra personalupplevelsen och uppnå välfärdsområdets mål. Tyngdpunkten i välfärdsområdesstrategin "Vi värdesätter vår personal" har varit ett styrande mål i utvecklingsarbetet. I och med reformprogrammets mål preciserades helhetsbilden av utvecklingen av ledarskapet och den arbetsplan som utarbetats för att genomföra den har genomförts redan i slutet av 2023. 

Ledning är en mångsidig helhet vars alla delområden måste utvecklas för att förbättra personalupplevelsen av ledarskap. Genom att utveckla ledningen säkerställer vi att vi uppnår våra strategiska och ekonomiska mål och lyckas i vår grundläggande uppgift samt vår förnyelseförmåga. Målet är en professionell och konsekvent ledning på alla organisationsnivåer och att ledningsarbetet för alla som arbetar inom ledningsuppgifter är högklassigt och resultatrikt. Arbetet med att utveckla personalledningen har inriktats på ledningsrollerna och -ansvaren, ledningsbeteendet och arbetsgivarpolicyn. I välfärdsområdet betraktas varje chefsroll som en ledningsuppgift som beskrivs här. 

Som en del av utvecklingen av ledningen har man observerat ett behov av att bedöma om det i Vanda och Kervo välfärdsområde finns behov av att förtydliga strukturen och organisationsnivån för välfärdsområdets tjänsteinnehavarorganisation samt antalet ledningsuppgifter. Enligt 42 § 2 mom. i lagen om välfärdsområden leder välfärdsområdesstyrelsen välfärdsområdets verksamhet, förvaltning och ekonomi. Enligt 24 § i välfärdsområdets förvaltningsstadga ansvarar välfärdsområdesstyrelsen fortfarande för de allmänna principerna för personalpolicyn. På ovan nämnda grunder lämnades riktlinjerna i ärendet och anvisningarna till välfärdsområdesstyrelsen för behandling 29.10.2024 § 216. Välfärdsområdesstyrelsen beslutade då att:   

1. dra upp riktlinjer för att man som en del av utvecklingen av ledningen i Vanda och Kervo välfärdsområde under slutet av 2024 och januari–februari 2025 utarbetar en utredning samt åtgärdsförslag gällande ledningsstrukturerna för välfärdsområdets tjänsteinnehavarorganisation,   
2. målet är att resultaten av utredningen ska behandlas vid välfärdsområdesstyrelsens möte 25.3.2025 och att det lämnas in en mellanrapport i ärendet till välfärdsområdesstyrelsen vid välfärdsområdesstyrelsens möte 21.1.2025,  
3. konstatera att syftet med utredningen är att kartlägga om det i Vanda och Kervo välfärdsområde finns behov av att förtydliga organisationsstrukturen och antalet ledningsuppgifter,  
4. vid mötet föra en remissdebatt om ärendet.  

Utredningen av ledningsstrukturen inleddes med en enkät som skickades till alla chefer, där man mångfacetterat bad om en bedömning av välfärdsområdets ledning och hur ledningsstrukturerna fungerar. Enkäten besvarades av cirka hälften av cheferna, dvs. 184 personer som arbetar med ledningsuppgifter. Cirka 100 av respondenterna gav dessutom öppen verbal respons och / eller utvecklingsidéer om ledarskapet. Utifrån enkätresultaten ordnades cirka 20 individuella, par- eller gruppintervjuer där man fördjupade förståelsen för enkätresultaten. I workshopparna deltog personer med ledningsuppgifter på olika organisationsnivåer från olika håll i organisationen. Även representanter för personalen hördes om ledningens nuläge. Dessutom har nuläget utretts utifrån de numeriska resultaten av Pulssi-enkäterna och de öppna svaren samt med hjälp av Arbetshälsoinstitutets undersökning om arbetshälsa. De övriga välfärdsområdena ombads ge information om antalet personer i ledningsuppgifter. 

Centrala observationer i utredningen 

Sammanfattningen av nulägesutredningen "Kohti paremmin johdettua VAKEa" finns som bilaga. Sammanfattningsvis kan man konstatera att ledningen även för närvarande allmänt taget är i en mycket god situation, men inte till alla delar – genom att utveckla strukturerna och praxisen kan ledningen förbättras ytterligare.   

• Många saker i Vanda och Kervo välfärdsområdes ledning är bra. Värderingarna, de allmänna riktlinjerna och riktningen har ett starkt stöd. Modet, utvecklingsviljan och det ömsesidiga förtroendet gör det möjligt att lyckas. De närmaste chefernas verksamhet får i regel beröm av personalen.   

• För att de strategiska och ekonomiska målen ska uppnås krävs en mer förutseende ledning i samma riktning på Vanda och Kervo välfärdsområdes nivå. Behovet av att öka samarbetet mellan sektorerna identifieras. Deloptimering och silofiering kan observeras och alla konsekvenser av lösningarna identifieras inte alltid. Förhoppningen är att informationsutbytet och dialogen mellan olika ledningsroller ska förbättras.   

• Ledningen utgår i hög grad från organisationen. Klienten och servicebehovet samt kostnadseffektiviteten borde stå i centrum mer än i nuläget. Klienthandledningen och servicevägarna behöver förtydligas.  

• Behovet av kunskapsbaserad ledning har identifierats och förväntningarna är höga. Som utmaning nämns tillgången till, tillförlitligheten i och användbarheten av den information som ligger till grund för ledningen. Systematiken för uppföljningen behöver också utvecklas.  

• Det finns behov av harmonisering i ledningsrollerna och -strukturerna. I ledningen kan man identifiera ojämnheter i kvaliteten. Ledningens kvalitet och linjedragning bör förbättras bland annat genom att stärka ledningen enligt värderingarna, förtydliga ansvaren och strukturerna för beslutsfattandet samt utveckla stödtjänster för ledningen och ledningspraxis. 

• Situationen vid Mellersta Nylands räddningsverk ser avvikande ut och förutsätter en övergripande granskning. 

Tyngdpunkter och åtgärder i utvecklingen av ledarskapet  

Utifrån utredningen av nuläget har man under ledning av serviceområdets personaltjänster och tillsammans med sektorerna arbetat fram en riktning mot vilken ledningen och organisationsstrukturen borde utvecklas. I det fortsatta arbetet har följande tyngdpunkter och målbilder fastställts för utvecklingen av ledarskapet:  

1. En enklare struktur och tydliga ansvar 
   Målbild: Vår enhetliga och låga organisation stöder tillhandahållandet av kostnadseffektiva tjänster för våra kunder över sektorsgränserna. Tydliga ledningsstrukturer och -praxis samt ansvar säkerställer ett smidigt beslutsfattande och snabbt verkställande av ärenden.   
2. En gemensam riktning och tillräckligt stöd 
   Målbild: Vi leder målinriktat i en gemensam strategisk riktning och grundar vår ledning på tillförlitlig information. Professionella stödtjänster och högklassiga experttjänster säkerställer att vi koncentrerar oss på och lyckas med ledningsuppgiften. 
3. En högklassig och konsekvent ledning 
   Målbild: Vårt ledarskap är professionellt och högklassigt i hela organisationen. Genom en enhetlig, värdebaserad ledning stöder vi en god prestation och välbefinnandet i arbetet. Vi är en bra och attraktiv arbetsgivare och litar på våra anställda.  

Närmare och mer specificerade åtgärder preciseras i utvecklingsarbetet under våren bland annat utifrån följande mål för organisationsstrukturen:  

• Största delen av de administrativa expertuppgifterna och välfärdsområdets gemensamma stödtjänster har koncentrerats till koncerntjänsterna. Så är dock inte fallet till alla delar. De administrativa stöd- och expertuppgifterna varierar från sektor till sektor och behöver ännu noggrannare granskning. Målet är att säkerställa ett enhetligt och kostnadseffektivt arbete, att koncentrera de administrativa experttjänsterna till att trygga den yrkesmässiga nivån på tjänsten och säkerställa fungerande vikariearrangemang.  
• Den allmänna kostnadshanteringen samt verksamhetens effektivitet och kundorientering förutsätter enhetligare verksamhetsmodeller och en tydligare ledning i en gemensam riktning. Målet med den strukturella och funktionella utvecklingen av sektorerna är att förbättra i synnerhet klienthandledningen och kostnadseffektiviteten. Vid sidan av detta är det skäl att förtydliga Koncerntjänsternas roll som möjliggörare av genomförandet av strategin och som stöd för ledningen av hela välfärdsområdet.  
• Enligt förvaltningsstadgan finns det högst sex nivåer i organisationen där arbetstagaren är på första nivån och välfärdsområdesdirektören på sjätte. I en del organisationer finns det färre nivåer, i en del sju eller åtta. Målet är att i hela organisationen övergå till högst sex nivåer.  
• Antalet chefer är relativt stort jämfört med de övriga välfärdsområdena just på grund av flerstegsmodellen. På motsvarande sätt kan chefen ha endast en eller några personer under hens ledning. Alla som för närvarande har ovan nämnda ledningsuppgifter har inte verkligt ledningsansvar, det vill säga ansvar för personalen, ekonomin, klienterna eller serviceprocessen, utan rollen grundar sig mer på arbetsledning eller en ledande expertroll. Det är dock inte ändamålsenligt att kategoriskt minska antalet personer i ledningsuppgifter inom alla sektorer, utan det är skäl att granska verksamheten djupare och fatta beslut utifrån det. En eventuell minskning av antalet chefsuppgifter måste förstås som ett mål på välfärdsområdesnivå, med vilket man också styr resurserna till tjänster som produceras för klienten. Målet är att förtydliga rollerna på alla ledningsnivåer samt säkerställa en god personalledning och växelverkan med de anställda.  
• Ledningens kvalitet och den praktiska ledningsverksamheten behöver utvecklas och förbättras kontinuerligt. Chefernas ledningskompetens säkerställs och ökas bland annat genom gemensamma ledningsforum samt konsekventa anvisningar och utbildningar. Ledningens effektivitet och resultat stöds dessutom av uppställandet av tydliga och uppföljbara gemensamma ledningsmål. Målet med arbetsgivarpolicyn är att förtydliga och beskriva den verksamhetskultur som eftersträvas i arbetsgemenskaperna och på individnivå.  
   

Efter denna mellanrapport och riktlinjerna för välfärdsområdesstyrelsens fortsatta arbete är målet att resultaten av den egentliga utredningen ska behandlas vid välfärdsområdesstyrelsens möte 25.3.2025.  

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att anteckna mellanrapporten om utvärderingen av ledningsstrukturen i Vanda och Kervo välfärdsområde till kännedom och ger följande riktlinjer för det fortsatta arbetet:  

1. Välfärdsområdets gemensamma funktioner koncentreras till Koncerntjänsterna. Verksamheten utvecklas så att den blir mer kostnadseffektiv och verkningsfull.  
2. Organisationsstrukturen anpassas så att den stöder klientprocesserna samt ökar den ekonomiska effektiviteten och verkningsfullheten. I den fortsatta beredningen är målet en organisation med högst sex nivåer. Samtidigt bedöms antalet chefsuppgifter.   
3. En separat arbetsgivarpolicy bereds. På så sätt säkerställer man en högklassig personalledning i hela organisationen och upprätthåller en god arbetsgivarimage.  
4. Utöver åtgärderna i ovan nämnda punkter kräver Mellersta Nylands räddningsverk särskilda utvecklingsåtgärder som fastställs i samarbete med Koncerntjänsterna och vid behov med en utomstående expert. En mer övergripande utvecklingsplan lämnas till välfärdsområdesstyrelsen för behandling senast 31.3.2025. 

Beslut

Beslutsförslaget godkändes enhälligt  

Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.