Aluehallitus, kokous 28.10.2022

Perustelut

Asian valmistelija: hankintapäällikkö Marianne Punkki                                    

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on postipalvelut, jotka Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tulee järjestää alueelleen. Postipalvelut kattavat nouto- ja jakelupalvelun, eli sisäisten ja ulkoisten postilähetysten tuonnin ja noudon hyvinvointialueen toimipisteisiin ja toimipisteistä, sekä postiosoitteet.

Hyvinvointialueen on asiakkaiden yhdenvertaisuuden ja lakisääteisten palvelujen varmistamiseksi toimitettava kaikille hyvinvointialueen asiakkailleen ja työntekijöille erilaiset viestit ja toimitukset luotettavasti perille.

Hankittavaan palveluun kuuluvat asiakkaille toimitettavat päätökset, lausunnot ja vastaukset tietopyyntöihin voivat olla joko tavanomaisia kirjelähetyksiä tai tietoturvalähetyksiä. Tietoturvalähetykset toimitetaan asiakkaille arvopostilähetyksinä, kuten kirjattuina kirjeinä tai saantitodistuslähetyksinä, jotta asiakkaille toimittamisesta ja vastaanottamisesta jää dokumentti ja toimituksen vastaanottaja voidaan varmistaa. Nämä lähetykset luovutetaan asiakkaille kuittausta vastaan tai asiakkaan antamaa valtakirjaa vastaan.

Nyt hankittavaan palveluun kuuluvat myös Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimipisteiden ja työntekijöiden välinen postiliikenne, ns. sisäposti, jossa hyödynnetään ennalta maksettuja kirjekuoria ja kiinteähintaisia sisäpostisalkkuja.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue käyttää myös palveluntuottajan pakettipalveluja organisaation sisäisiin ja ulkoisiin tavaralähetyksiin.

Hankittava palvelukokonaisuus voi sisältää myös muita Postin palveluja muun muassa tiedottamiseen liittyen.

Hankintamenettely

Hankinta toteutetaan suorahankintana, sillä hyvinvointialueella ei ole tiedossa muita toimittajia, jotka pystyisivät toteuttamaan hankinnan kohteena olevan palvelun.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on saanut Posti Oy:ltä tarjouksen 23.9.2022 hankinnan kohteena olevista palveluista. Saapunut tarjous on liitteenä. Hankinnan ennakoitu arvo laskettuna neljälle (4) vuodelle on tarjouksen mukaisesti noin 2 751 092,00 euroa (alv 0 %). 

Hankintasopimus

Ennen hankintasopimuksen tekoa hyvinvointialue julkaisee suorahankintailmoituksen julkisten hankintojen ilmoituskanavassa (Hilma-portaalissa) ja noudattaa 14 vuorokauden odotusaikaa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella ja tulee voimaan allekirjoitushetkellä.

Hankintasopimukseen liittyvä alihankinta

Posti Oy voi käyttää alihankintaa esimerkiksi kuljetuspalveluihin.

Toimivalta

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 40 §:n mukaan aluehallitus päättää yli 1 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Asiasta päättäminen kuuluu em. määräyksen nojalla aluehallituksen toimivaltaan.

Ehdotus

Aluehallitus päättää:

1. hankkia lähetysten lajittelu- nouto- ja lähettämispalvelut Posti Oy:lta 1.1.2023 alkaen siten, että sopimus on toistaiseksi voimassa oleva;
2. oikeuttaa hallintovalmistelujohtajan allekirjoittamaan ja hyväksymään lähetysten lajittelu- nouto- ja lähettämispalveluita koskevan sopimuksen, kun hankintapäätös on lainvoimainen.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti ilman keskustelua.

Lisätietoja päätöksestä antaa hyvinvointialuejohtaja Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.