Beskrivning
Beredare av ärendet: upphandlingschef Marianne Punkki
Föremål för upphandlingen
Föremålet för upphandlingen är de posttjänster som Vanda och Kervo välfärdsområde ska ordna på sitt område. Till posttjänster hör insamlings- och utdelningstjänster, det vill säga leverans och insamling av interna och externa postförsändelser till och från välfärdsområdets verksamhetsställen, samt postadresser.
För att kunna säkerställa kundernas likabehandling och tillhandahållandet av lagstadgade tjänster bör välfärdsområdet leverera olika meddelanden och försändelser till alla sina kunder och anställda på ett tillförlitligt sätt.
De beslut, utlåtanden och svar på begäran om uppgifter som ska levereras till kunderna och som hör till den upphandlade tjänsten kan skickas antingen som vanliga brev eller som värdeförsändelser. Värdeförsändelserna levereras till kunden som rekommenderade brev eller brev med mottagningsbevis så att dokumentation över att försändelsen levererats åt och mottagits av kunden finns och så att mottagaren av leveransen kan verifieras. Dessa försändelser levereras till kunderna mot kvittering eller mot en fullmakt som kunden utfärdat.
Till tjänsten som nu upphandlas hör också posten mellan Vanda och Kervo välfärdsområdes verksamhetsställen och personal, så kallad intern post, där man använder färdigt betalda kuvert och portföljer för internpost till fast pris.
Vanda och Kervo välfärdsområde använder även serviceproducentens pakettjänster för organisationens interna och externa försändelser.
Den servicehelhet som är föremål för upphandlingen kan också omfatta andra tjänster som tillhandahålls av Posti, bland annat i fråga om tillkännagivanden.
Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs som direktupphandling, eftersom välfärdsområdet inte känner till några andra leverantörer som kan tillhandahålla den tjänst som upphandlingen gäller.
Vanda och Kervo välfärdsområde har fått ett anbud för de tjänster som omfattas av upphandlingen av Posti Ab den 23.9.2022. Det mottagna anbudet finns som bilaga. Det uppskattade värdet av upphandlingen för fyra (4) år är på basis av anbudet som lämnats 2 751 092,00 euro (moms 0 %).
Upphandlingsavtal
Före upphandlingsavtalet ingås publicerar välfärdsområdet en direktupphandlingsannons i annonskanalen för offentliga upphandlingar (Hilma-portalen) och följer bestämmelserna om 14 dagars väntetid. Upphandlingsavtalet uppstår först vid undertecknandet av skriftligt avtal och träder i kraft när avtalet undertecknas.
Underentreprenad i anslutning till upphandlingsavtalet
Posti Ab kan använda underleverantörer för exempelvis transporttjänster.
Beslutanderätt
Enligt 40 § i Vanda och Kervo välfärdsområdes förvaltningsstadga fattar välfärdsområdesstyrelsen beslut om upphandlingar, avtal och förbindelser på över 1 000 000 euro. Enligt den ovan nämnda bestämmelsen åligger det områdesstyrelsen att besluta om frågan.
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att:
- anskaffa sorterings-, insamlings- och sändningstjänster av försändelser av Posti Ab från och med den 1.1.2023 så att avtalet är i kraft tills vidare,
- berättiga ekonomiberedningsdirektören att underteckna och godkänna det avtal som rör sorterings-, insamlings- och sändningstjänster, när upphandlingsbeslutet har vunnit laga kraft.
Beslut
Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.
Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.