Beskrivning
Ärendets beredare: Upphandlingschef för ICT Aulis Ante, beredningsdirektör för ICT Timo Pitkänen
Vanda och Kervo välfärdsområde måste skaffa utskriftstjänsterna från en extern serviceproducent. Av tekniska och praktiska anledningar har man som utskriftstjänst för välfärdsområdet valt Toshibas utskriftstjänst, som Vanda stad anlitar med ett tills vidare gällande kontrakt. Välfärdsområdet utnyttjar Vanda stads utskriftstjänst så att Vanda och Kervo välfärdsområde separeras 2023 till en egen utskriftsmiljö från Vanda utskriftstjänst.
I lagen om genomförande av reformen av social- och hälsovården och räddningsväsendet och om införande av den lagstiftning som gäller reformen (616 /2021) anges en mycket kort övergångsperiod för organisationsreformen i Vanda och Kervo välfärdsområde. Dessutom är de understöd som staten anvisar projektet knappa med tanke på projektets storlek. Vanda och Kervo välfärdsområde har inom ramen för sin tidtabell och sina resurser inte möjlighet att självständigt genomföra utskriftstjänster, utan tjänsten måste skaffas från en extern serviceproducent.
Vanda stad har konkurrensutsatt utskriftstjänsterna och inmatningsanordningarna genom offentlig upphandling 2015–2016 samt genom sina beslut 7.12.2015 § 97/2015 och 14.3.2016 § 22/2016 (inmatningsanordningar) valt Toshiba Tec Nordic Ab som serviceleverantör. Det tills vidare gällande upphandlingskontraktet om utskriftstjänsterna trädde i kraft 7.6.2016 och det om inmatningsanordningar 19.9.2016. Senare sammanslog Vanda stad och Toshiba Tec Nordic Ab kontrakten om utskrifts- och inmatningsanordningstjänsterna till ett kombinerat kontrakt. Det kombinerade kontraktet om utskrifts- och inmatningsanordningstjänsterna trädde i kraft 17.5.2022.
I kontrakten mellan Vanda stad och Toshiba Tec Nordic Ab finns ett villkor enligt vilket beställaren har rätt att överföra kontraktet jämte rättigheter till en tredje part på grund av beställarens organisationsförändring enligt följande:
Beställaren har rätt att på basis av organisationsförändringar hos Beställaren överföra Kontraktet jämte rättigheter och skyldigheter samt bilagor till en tredje part inom den offentliga förvaltningen genom en skriftlig anmälan till Leverantören.
Toshiba Tec Nordic Ab har i sitt anbud daterat 30.8.2022 erbjudit Vanda och Kervo välfärdsområde en utskriftstjänst till ett uppskattat pris om 51 872 euro/månad (moms 0 %), inklusive en tilläggskostnad om 2 700 euro som kommer från servermiljöns tekniska utveckling. Kostnaderna bildas enligt utskriftsmängden. Totalpriset för tjänsten är sammanlagt 622 464 euro/år (moms 0 %). För fyra (4) år 2 489 856 euro (moms 0 %).
I 136 § 1 mom. i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016,nedan även upphandlingslagen) föreskrivs att vid upphandlingar som överstiger EU-tröskelvärdena, sådana tjänsteupphandlingar enligt bilaga E eller koncessioner som överstiger de nationella tröskelvärdena får i upphandlingskontraktet eller ramavtalet inte göras några väsentliga ändringar under kontraktsperioden utan ett nytt upphandlingsförfarande enligt denna lag. I 136 § 2 mom. i samma lag föreskrivs om undantag till huvudregeln enligt 1 mom. Enligt 136 § 2 mom. 1 punkten i upphandlingslagen får upphandlingskontraktet ändras, oberoende av penningvärdet, om ändringen baserar sig på avtalsvillkor eller ändringsklausuler som var kända vid tidpunkten för upphandlingsförfarandet och som anges i upphandlingsdokumentet, förutsatt att de villkoren är klara, exakta och entydiga och inte påverkar upphandlingskontraktets eller ramavtalets övergripande karaktär.
Vanda och Kervo välfärdsområde måste köpa utskriftstjänsterna från en extern serviceproducent. I det ursprungliga upphandlingskontraktet mellan Vanda stad och Toshiba Tec Nordic Ab konstateras att Vanda stad har på basis av organisationsförändringar hos beställaren rätt att överföra kontraktet jämte rättigheter och skyldigheter samt bilagor till en tredje part inom den offentliga förvaltningen. Vanda stad, Vanda och Kervo välfärdsområde samt Toshiba Tec Nordic Ab tolkar likadant att kontraktets överföringsklausul även gäller partiell överföring också i ett fall där organisationsförändringen och till denna del överföringen av kontraktet är partiell. I detta fall är det fråga om en partiell organisationsförändring, där organiseringsansvaret för social- och hälsovården och räddningsväsendet överförs till välfärdsområdet i enlighet med lagen om genomförande av reformen av social- och hälsovården och räddningsväsendet och om införande av den lagstiftning som gäller reformen och stadens övriga verksamhet förblir i den tidigare organisationen som ingått det ursprungliga kontraktet. Således tolkas att kontraktet kan överföras till välfärdsområdet till den del social- och hälsovårdsväsendet och räddningsväsendet övergår till välfärdsområdet, då villkoren i kontraktet förblir i enlighet med det ursprungliga kontraktet.
Serviceproduktionen måste kunna inledas 1.1.2023.
Beslutsgrund
136 § 2 mom. 1 punkten i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016)
40 § i förvaltningsstadgan för Vanda och Kervo välfärdsområde
Bifogat material:
Toshiba Tec Nordic Ab:s anbud, 30.8.2022 (sekretessbelagd enligt 24 § 1 mom. 20 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet)
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att
- på basis av anbudet från Toshiba Tec Nordic Ab den 30 augusti 2022 och de förhandlingar som förts skaffa utskriftstjänsten, vars pris är 2 489 856 euro (moms 0 %),
- konstatera att ett bindande kontrakt ännu inte kommer till stånd genom delgivning av upphandlingsbeslutet, utan först genom ett separat skriftligt kontrakt som ingås senare,
- konstatera att kontraktet som ingås ska gälla tills vidare och uppsägningstiden ska vara sex (6) månader för beställaren och tolv (12) månader för leverantören samt att
- delegera beslutanderätten för undertecknandet av upphandlingskontraktet till välfärdsområdets beredningsdirektör för ICT.
Beslut
Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.
Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.