Områdesstyrelsen, möte 14-09-2022

Beskrivning

Ärendets beredare: beredningschef för beslutsfattandet Riikka Liljeroos 

Välfärdsområdesfullmäktige har vid sitt möte 21.6.2022 § 64 beslutat anteckna revisionsnämndens utvärderingsberättelse från 2021 för kännedom och konstaterat att välfärdsområdesstyrelsen enligt 125 § i lagen om välfärdsområden ger välfärdsområdesfullmäktige ett utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen ger anledning till.

Revisionsnämnden har i punkt 5 (sidan 19) i utvärderingsberättelsen lyft fram följande:

"Revisionsnämnden lyfter särskilt fram tre saker: 

1.  Vanda och Kervo välfärdsområde är en helt ny organisation som har börjat skapas från noll och med mycket få anställda. Utifrån färdplanen för SHM:s regionala beredning verkar beredningen dock framskrida planenligt och enligt tidtabellen. De rödmarkerade punkterna i lägesöversikten 31.12.2021 har motiverats av direktören för förvaltningsberedningen och välfärdsområdets förändringsledare.
   • Revisionsnämnden vill fästa uppmärksamhet vid att beredningsorganisationen bör vara tillräcklig för att överföringen av verksamheten från kommunerna till välfärdsområdet 1.1.2023 inte ska äventyras. 
2. ICT-beredningen är det mest utmanande delområdet av välfärdsområdets beredningshelheter och det delområde som orsakar flest kostnader. Staten kunde inte fatta beslut om ICT-finansiering i tid, vilket fördröjde både rekryteringarna och ingåendet av avtal. För ICT-förändringen i Vanda och Kervo välfärdsområde ansöktes finansiering på 44,9 miljoner euro för 2022–2025 och finansiering beviljades 7,8 miljoner euro för 2022. Med den beviljade finansieringen kan man inte trygga överföringen av organiseringsansvaret, vilket enligt revisionsnämnden är oroväckande. Rekrytering av kompetent ICT-personal kan också vara ett problem. 
   • Revisionsnämnden uppmanar välfärdsområdet att också förbereda sig på en situation där det inte finns tillräckligt med ICT-finansiering och/eller kompetent personal inte kan rekryteras.  
3. Revisionsnämnden betonar att Vanda och Kervo välfärdsområde utan onödiga dröjsmål ska anställa en revisionschef för att nämnden ska ha en föredragande och tillräcklig sakkunskap som stöd för nämndens medlemmar. Hittills har ärendena behandlats utifrån nämndens ordförandes redogörelse."

Tilläggsmaterial:
Välfärdsområdets revisionsnämnds utvärderingsberättelse för 2021

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att föreslå för välfärdsområdesfullmäktige att välfärdsområdesfullmäktige beslutar att anteckna för kännedom följande utredning om de åtgärder som välfärdsområdesstyrelsen har vidtagit/kommer att vidta utifrån de observationer och anmärkningar som revisionsnämnden presenterar i utvärderingsberättelsen för 2021:

1. Revisionsnämndens observationer om beredningsorganisationens tillräcklighet
”Vanda och Kervo välfärdsområde är en helt ny organisation som har börjat skapas från noll och med mycket få anställda. Utifrån färdplanen för SHM:s regionala beredning verkar beredningen dock framskrida planenligt och enligt tidtabellen. De rödmarkerade punkterna i lägesöversikten 31.12.2021 har motiverats av direktören för förvaltningsberedningen och välfärdsområdets förändringsledare. Revisionsnämnden vill fästa uppmärksamhet vid att beredningsorganisationen bör vara tillräcklig för att överföringen av verksamheten från kommunerna till välfärdsområdet 1.1.2023 inte ska äventyras.”

Utredning om åtgärderna:

Beredningen av välfärdsområdet har framskridit enligt planerna och tidtabellen. Alla kritiska experter i beredningsorganisationen har rekryterats, för närvarande är det mest brådskande att skapa en ICT-arkitektur samt att skapa lösningar för ekonomi och personalförvaltning för välfärdsområdet. Beredningen av välfärdsområdet har prioriterats så att man med tanke på klienterna, patienterna och arbetstagarna kan genomföra överföringen av organiseringsansvaret på ett säkert sätt. Staten har finansierat välfärdsområdet med extra finansieringsomgångar, med hjälp av vilka man bättre har kunnat fördela resurserna för beredningen av välfärdsområdena.

2. Revisionsnämndens observationer om utmaningarna i ICT-finansieringen och personalrekryteringen
”ICT-beredningen är det mest utmanande delområdet av välfärdsområdets beredningshelheter och det delområde som orsakar flest kostnader. Staten kunde inte fatta beslut om ICT-finansiering i tid, vilket fördröjde både rekryteringarna och ingåendet av avtal. För ICT-förändringen i Vanda och Kervo välfärdsområde ansöktes finansiering på 44,9 miljoner euro för 2022–2025 och finansiering beviljades 7,8 miljoner euro för 2022. Med den beviljade finansieringen kan man inte trygga överföringen av organiseringsansvaret, vilket enligt revisionsnämnden är oroväckande. Rekrytering av kompetent ICT-personal kan också vara ett problem. Revisionsnämnden uppmanar välfärdsområdet att också förbereda sig på en situation där det inte finns tillräckligt med ICT-finansiering och/eller kompetent personal inte kan rekryteras.”

Utredning om åtgärderna:

Med tanke på ICT-beredningen har alla de mest kritiska experterna rekryterats. Det problem som bristen på finansiering medför har identifierats och man strävar efter att korrigera det genom att ordna tilläggsfinansiering. I början av augusti–september ansöktes och erhölls 7,5 miljoner euro i kassakrisfinansiering från staten. I augusti–september öppnade staten dessutom en ansökan om tilläggsfinansiering på 100 miljoner euro för nästa år. I ICT-projektet arbetar för närvarande 18 rekryterade experter och 38 konsulter. Samarbetet med personalen inom kommunernas social- och hälsovårdstjänster har också intensifierats: vid årsskiftet övergår cirka 16 experter till informationsförvaltningen. Avsikten är att stärka den tekniska kompetensen inom välfärdsområdets informationsförvaltning genom att även i fortsättningen köpa vissa tjänster i anslutning till ICT-hanteringen av en integrationspartner.

3. Revisionsnämndens anmärkningar om rekryteringen av revisionschef

”Revisionsnämnden betonar att Vanda och Kervo välfärdsområde utan onödiga dröjsmål ska anställa en revisionschef för att nämnden ska ha en föredragande och tillräcklig sakkunskap som stöd för nämndens medlemmar. Hittills har ärendena behandlats utifrån nämndens ordförandes redogörelse."

Utredning om åtgärderna:

Välfärdsområdesstyrelsen har vid sitt möte 7.6.2022 § 104 behandlat revisionsnämndens förslag om att inrätta en tjänst som revisionschef. Välfärdsområdesstyrelsen beslutade att inrätta en tjänst som revisionschef och att behörighetsvillkoret för tjänsten som revisionschef är för uppgiften lämplig högre högskoleexamen och god förtrogenhet med revisionsuppgifter inom förvaltning och ekonomi samt revisionsverksamhet inom den offentliga förvaltningen. Tjänsten förutsätter utmärkta kunskaper i finska och nöjaktiga kunskaper i svenska samt interaktions- och samarbetsfärdigheter. Därefter beslöt revisionsnämnden vid sitt möte 15.6.2022 att ledigförklara tjänsten som revisionschef, fastställa ansökningstiden 22.6–8.8.2022 och välja en rekryteringsgrupp för att förbereda valet. Fyra sökande sökte tjänsten före den utsatta tiden 8.8.2022 kl. 16.00. Intervjugruppen genomförde intervjun 23.8.2022 och föreslog att magister i förvaltningsvetenskap Aleksi Paananen väljs till tjänsten som revisionschef. Revisionsnämnden har vid sitt möte 31.8.2022 § 29 förrättat tjänstevalet av revisionschef och valt magister i förvaltningsvetenskap Aleksi Paananen till revisionschef för välfärdsområdet. Han inleder sitt arbete preliminärt 1.11.2022. Enligt 80 § i förvaltningsstadgan är revisionschefen föredragande för revisionsnämnden, bereder de ärenden som ska behandlas av revisionsnämnden, bistår nämnden i utvärderingen av verksamheten och ekonomin och har rätt att utföra granskningar av verksamheten och ekonomin på det sätt som överenskommits med revisorn och i enlighet med det arbetsprogram som nämnden godkänt.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes enhälligt efter diskussion.

Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.