Beskrivning
Beredare av ärendet: upphandlingschef Marianne Punkki
Vanda stad har befintliga upphandlingsavtal för instrument, små apparater och arbetsstolar för mun- och tandvården (VD/9148/02.08.00.00/2018) fram till den 30.6.2023. Dessa avtal har också omfattat de varor och den utrustning som Kervo stad har upphandlat. Avtalsperioden har börjat den 1.7.2019. Enligt Vanda stads sammanställning över egendom överförs avtalen i fråga från och med den 1.7.2023 till Vanda och Kervo välfärdsområde. Därför bör välfärdsområdet konkurrensutsätta nya avtal för den avtalsperiod som börjar den 1.7.2023. Instrument och små apparater för mun- och tandvården används av tandläkare, tandskötare och munhygienister för kundernas mun- och tandvård. Arbetsstolar är ergonomiska stolar som lämpar sig för tandläkare och vårdpersonal. Under hela avtalsperioden har Vanda stad köpt cirka 15 000 instrument, cirka 3 000 små apparater och cirka 40 arbetsstolar. Kervo stad har köpt cirka 5 000 instrument, cirka 4 000 små apparater och inga arbetsstolar.
Välfärdsområdesstyrelsen har vid sitt sammanträde den 23.3.2022 § 37 beslutat att befullmäktiga Vanda stad och Kervo stad att sköta förfarandet vid konkurrensutsättning av upphandlingar år 2022 för Vanda och Kervo välfärdsområdes del och att göra upphandlingsbeslut och -avtal i ärendet. Fullmakten berör förfarandet vid konkurrensutsättning i sin helhet, dock med förbehållet att upphandlingsbeslutet görs senast den 31.12.2022 och den nya avtalsperioden börjar senast den 1.4.2023. Avtalsperioden börjar såsom beskrivits ovan den 1.7.2023, vilket innebär att den fullmakt som områdesstyrelsen tidigare givit (23.3.2022 § 37) inte är tillämplig. Därför måste befullmäktigandet att genomföra konkurrensutsättningen för välfärdsområdets räkning beviljas separat för denna upphandling. Anbudsbegäran publiceras i september 2022.
Vanda stad förbereder en upphandling för den nya upphandlingsperioden för dessa avtal. Vanda stad har skickat en förfrågan till välfärdsområdet om att göra en gemensam upphandling, så att det som välfärdsområdet behöver kan konkurrensutsättas samtidigt. Upphandlingen överstiger EU-tröskelvärdet som avses i 26 § i lagen om offentlig upphandling (1397/ 2016). Baserat på beredningen har följande upphandlingsprinciper fastställts:
- Konkurrensutsättningen verkställs enligt öppet förfarande så att lämplighetskraven för anbudsgivaren baseras på kraven på ESPD-blanketten och så att urvalskriteriet för anbuden enligt delområde är det lägsta priset. Det lägsta priset har kunnat väljas som urvalskriterium eftersom kvalitetskraven för upphandlingen läggs på tillräckligt hög nivå, vilket gör det möjligt att säkerställa upphandlingens kvalitet. En anbudsgivare som inte binder sig vid kvalitetskraven utesluts ur anbudsförfarandet.
- Upphandlingen delas in i tre (3) delområden och en (1) leverantör väljs för varje delområde. Delområdena är: Delområde 1) Instrument, Delområde 2) Små apparater, Delområde 3) Arbetsstolar.
- Upphandlingen konkurrensutsätts så, att avtalsperioden är i kraft på viss tid i två (2) år från och med den 1.7.2023. I upphandlingen ingår två (2) stycken ett (1) års optionsperioder som kan tas i bruk ett (1) år åt gången.
Det uppskattade värdet för upphandlingen för hela avtalsperioden är cirka 2 900 000 euro. Enligt 40 § i Vanda och Kervo välfärdsområdes förvaltningsstadga fattar välfärdsområdesstyrelsen beslut om upphandlingar, avtal och förbindelser på över 1 000 000 euro. Eftersom beslutet om själva upphandlingen senare kommer att höra till välfärdsområdesstyrelsens befogenheter enligt den ovan nämnda bestämmelsen, hör det också till områdesstyrelsens befogenheter att besluta om principerna för upphandlingen.
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att:
- fastställa principerna för upphandlingen enligt följande:
- konkurrensutsättningen verkställs enligt öppet förfarande så att lämplighetskraven för anbudsgivaren baseras på kraven på ESPD-blanketten och så, att urvalskriteriet för anbuden enligt delområde är det lägsta priset. Det lägsta priset har kunnat väljas som urvalskriterium eftersom kvalitetskraven för upphandlingen läggs på tillräckligt hög nivå, vilket gör det möjligt att säkerställa upphandlingens kvalitet. En anbudsgivare som inte binder sig vid kvalitetskraven utesluts ur anbudsförfarandet,
- upphandlingen delas in i tre (3) delområden och en (1) leverantör väljs för varje delområde. Delområdena är: Delområde 1) Instrument, Delområde 2) Små apparater, Delområde 3) Arbetsstolar,
- upphandlingen konkurrensutsätts så, att avtalsperioden är i kraft på viss tid i två (2) år från den 1.7.2023. I upphandlingen ingår två (2) ett (1) års optionsperioder som kan tas i bruk ett (1) år åt gången.
- befullmäktiga Vanda stad att verkställa konkurrensutsättningen och att underteckna anbudsförfrågan så, att välfärdsområdets behov beaktas i upphandlingen. Välfärdsområdet fattar ett upphandlingsbeslut och ingår upphandlingsavtal med de valda leverantörerna.
Beslut
Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.
Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.