Beskrivning
Ärendets beredare: Upphandlingschef för ICT Aulis Ante, beredningsdirektör för ICT Timo Pitkänen
Vanda och Kervo välfärdsområde måste skaffa datakommunikationstjänsterna från en extern serviceproducent. Vanda stad har 2017 konkurrensutsatt stadens datakommunikationstjänster genom offentlig upphandling och genom sitt beslut 29.3.2017 § 33 valt DNA Ab som leverantör av tjänsterna. Upphandlingskontraktet trädde i kraft 30.8.2017 (VD/7970/02.08.00.00/2016). DNA Ab har sedermera blivit det publika aktiebolaget DNA Abp.
I det ursprungliga upphandlingskontraktet mellan Vanda stad och DNA Abp finns ett villkor, där följande fastställs:
"På grund av en Väsentlig organisationsförändring som rör Beställaren har Beställaren rätt att genom en skriftlig anmälan till Leverantören överföra Kontraktet eller dess delar jämte rättigheter och skyldigheter samt bilagor till andra offentliga samfund eller andra samfund, till vilka Beställarens uppgifter överförs. Om den Väsentliga organisationsförändringen är partiell förhandlar Parterna om hur organisationsförändringen påverkar till exempel Lösningen, de Fortlöpande tjänsterna, faktureringen och immateriella rättigheter. Beställarens immateriella rättigheter som fastställs i detta Kontrakt omfattar också det offentliga samfundet eller något annat samfund till vilket Beställarens uppgifter överförs. Detta Kontrakt kan på grund av en Väsentlig organisationsförändring övergå till andra offentliga samfund eller andra samfund till vilka Beställarens uppgifter överförs partiellt även så att detta Kontrakt förblir i kraft också mellan de ursprungliga Parterna. Parterna förhandlar då om hur detta Kontrakt, både de delar som överförs och den del som kvarstår, påverkar till exempel Lösningen, de Fortlöpande tjänsterna, faktureringen och immateriella rättigheter. Om Parterna inte når en överenskommelse i ovan nämnda förhandlingar har Beställaren rätt att säga upp Kontraktet att upphöra i enlighet med kapitel 27.2.1 i detta Kontrakt.”
I det ursprungliga upphandlingskontraktet mellan Vanda stad och DNA Abp följs dessutom avtalsvillkoren enligt JIT 2005. I JIT 2015 Allmänna villkor punkt 15 Överföring av avtalet konstateras följande:
”(1) Beställaren har rätt att överföra sina rättigheter och skyldigheter enligt avtalet till en tredje part till vilken uppgifter som beställaren sköter övergår eller överförs helt eller delvis, dock med beaktande av vad som konstateras i punkt 16.1 om överföring av standardprogramvara. Överföring ska anmälas skriftligt till leverantören i förväg.”
DNA Abp har i sitt anbud daterat 6.9.2022 erbjudit Vanda och Kervo välfärdsområde datakommunikationstjänster för åren 2023–2026. Anbudet innehåller följande tjänster:
· Experttjänster för att på ett kontrollerat sätt frånkoppla välfärdsområdet från Vanda datakommunikationsnät,
· nödvändiga kompletterande tjänster samt
· fortlöpande tjänster för fyra (4) år.
Enligt DNA Abp:s anbud är kostnaderna för att separera välfärdsområdets nät från Vanda stads datakommunikationsnät sammanlagt 837 77 ,90 euro (moms 0 %). Separeringskostnaderna är budgetära och faktureras enligt de faktiska kostnaderna. Kostnaderna för separeringen hänför sig till 2023. Kostnaderna för de fortlöpande tjänsterna för fyra (4) år uppgår till 1 829 681,60 euro (moms 0 %). Totalkostnaden för datakommunikationstjänsterna för fyra (4) år uppgår till 2 667 455,50 euro (moms 0 %).
I 136 § 1 mom. i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016,nedan även upphandlingslagen) föreskrivs att vid upphandlingar som överstiger EU-tröskelvärdena, sådana tjänsteupphandlingar enligt bilaga E eller koncessioner som överstiger de nationella tröskelvärdena får i upphandlingskontraktet eller ramavtalet inte göras några väsentliga ändringar under kontraktsperioden utan ett nytt upphandlingsförfarande enligt denna lag. I 136 § 2 mom. i samma lag föreskrivs om undantag till huvudregeln enligt 1 mom. Enligt 136 § 2 mom. 1 punkten i upphandlingslagen får upphandlingskontraktet ändras, oberoende av penningvärdet, om ändringen baserar sig på avtalsvillkor eller ändringsklausuler som var kända vid tidpunkten för upphandlingsförfarandet och som anges i upphandlingsdokumentet, förutsatt att de villkoren är klara, exakta och entydiga och inte påverkar upphandlingskontraktets eller ramavtalets övergripande karaktär.
Vanda och Kervo välfärdsområde måste skaffa datakommunikationstjänsterna från en extern serviceproducent. I det ursprungliga upphandlingskontraktet mellan Vanda stad och DNA Abp konstateras att Vanda stad har på basis av organisationsförändringar hos beställaren rätt att överföra kontraktet jämte rättigheter och skyldigheter samt bilagor till en tredje part inom den offentliga förvaltningen. De allmänna avtalsvillkoren som bifogas kontraktet innehåller också en klausul som möjliggör partiell överföring av kontraktet. Således kan kontraktet överföras till välfärdsområdet till den del social- och hälsovårdsväsendet och räddningsväsendet övergår till välfärdsområdet, då villkoren i kontraktet förblir i enlighet med det ursprungliga kontraktet.
Enligt 40 § i förvaltningsstadgan för Vanda och Kervo välfärdsområde beslutar välfärdsområdesstyrelsen om upphandlingar, avtal och förbindelser som överstiger 1 000 000 euro. Beslut i detta ärende ingår med stöd av den ovan nämnda paragrafen i välfärdsområdesstyrelsens befogenheter.
Beslutsgrund
136 § 2 mom. 1 punkten i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016)
40 § i förvaltningsstadgan för Vanda och Kervo välfärdsområde
Bifogat material:
DNA Abp:s anbud 6.9.2023, offentlig och
Anbudets bilaga 1 Prissättning, 6.9.2022, sekretessbelagd 24 § 1 mom. 20 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att
- på basis av anbudet från DNA Abp av 6.9.2022 skaffa datakommunikationstjänster så att kostnaderna för att separera välfärdsområdets nät från Vanda stads datakommunikationsnät uppgår till uppskattningsvis 837 773,90 euro (moms 0 %) och kostnaderna för de fortlöpande tjänsterna för fyra (4) år (2023–2026) uppgår till 1 829 681,60 euro (moms 0 %),
- konstatera att totalkostnaden för datakommunikationstjänsterna för fyra (4) år uppgår till 2 667 455,50 euro (moms 0 %),
- delegera beslutanderätten för undertecknandet av upphandlingskontraktet till välfärdsområdets beredningsdirektör för ICT samt att
- konstatera att ett bindande kontrakt ännu inte kommer till stånd genom delgivning av upphandlingsbeslutet, utan först genom ett separat skriftligt kontrakt som ingås senare.
Beslut
Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.
Ytterligare information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.