Beskrivning
Beredare av ärendet: kommunikationsdirektör Leena-Mari Tanskanen
I § 7 i välfärdsområdets förvaltningsstadga anges de bestämmelser som rör välfärdsområdets kommunikation:
”Välfärdsområdesdirektören leder välfärdsområdets kommunikation och informationen om välfärdsområdets verksamhet. Välfärdsområdesstyrelsen godkänner allmänna anvisningar om principerna för kommunikation och information på finska och svenska. Dessutom godkänner välfärdsområdesstyrelsen anvisningar om språklig service och information i bolag där välfärdsområdet har bestämmande inflytande. Välfärdsområdesstyrelsen utser de tjänsteinnehavare som ansvarar för kommunikationen. Kommunikationen sker i första hand i det allmänna datanätet.
Organen ska inom sin egen sektor skapa förutsättningar för transparens i beredningen av ärenden och beslutsfattandet.
Välfärdsområdesstyrelsen, de övriga organen, välfärdsområdesdirektören och sektorernas ledande tjänsteinnehavare ska se till att invånarna i välfärdsområdet och servicetagarna får tillräckligt med information om allmänt betydelsefulla ärenden som är under beredning och att de kan delta i och påverka beredningen av ärendena. I kommunikationen ska det användas ett klart och begripligt språk, och olika finsk- och svenskspråkiga samt övriga viktigaste språkgruppers, inklusive teckenspråkiga personers behov ska beaktas. Dessutom ska i kommunikationen beaktas tillgänglighet.”
Kommunikationen vid Vanda och Kervo välfärdsområde har berett de bifogade allmänna anvisningarna om principerna för kommunikation och information på finska och svenska. De principer som beretts är på strategisk nivå för åren 2023–2025 och grundar sig på välfärdsområdesstrategin. Principerna upprättades genast i början av året för att det skulle finnas tydliga riktlinjer för uppbyggandet av den nya organisationens kommunikation: vad vi fokuserar på och vilka våra mål är.
Dokumentet består av följande delområden:
- Verksamhetsidé och styrande lagstiftning för kommunikationen
- Intressentgrupper och kommunikationens mål 2023–2025
- Kommunikationsprinciper
- Huvudbudskap
- Säkerställande av kommunikationens effekt
Inom Verksamhetsidé och styrande lagstiftning för kommunikationen beskrivs arbetets utgångsläge och styrande ramvillkor. Dessa är exempelvis språklagen, offentlighetslagen, lagen om välfärdsområden, räddningslagen och EU:s tillgänglighetsdirektiv.
Inom Intressentgrupper och kommunikationens mål 2023–2025 beskrivs vad vi bygger och varför. Med kommunikationsmetoder stöder vi välfärdsområdets basuppgift och verkställandet av strategin. För att detta ska lyckas behöver kommunikationen fungerande strukturer och ramar. På så sätt kan vi tillgodose olika intressenters behov.
Inom Kommunikationsprinciper beskrivs de mest centrala principerna som styr arbetet. De grundar sig på lagstiftningen, men i principerna beskrivs kommunikationen i linje med våra värderingar på en mer övergripande nivå. Principerna delas in i tre kategorier: ”Alla tar ansvar för kommunikationen”, ”Vi ökar förtroendet” och ”Vår kommunikation är kundorienterad”. Under den första punkten finns flera viktiga principer för hur vi når våra intressenter, såsom jämlik svenskspråkig kommunikation av hög kvalitet, kontakt med andra språkgrupper genom tillräckliga översättningar, tillgänglighetskrav och lätt språk samt beaktande av dem som inte använder innehåll på nätet.
Välfärdsområdets huvudbudskap har upprättats som en del av varumärkesarbetet år 2022. I det här dokumentet hänvisas till dessa huvudbudskap. Huvudbudskapen beskriver välfärdsområdets basuppgift och verksamhet. Dessa används systematiskt och konsekvent i all kommunikation.
I den sista delen, Säkerställande av kommunikationens effekt, sammanfattas det hur resurserna riktas rätt och hur kommunikationsarbetets effekt följs upp och utvärderas.
Avsikten är att övergå till mer bestående allmänna anvisningar för kommunikationen vid välfärdsområde efter denna fullmäktigeperiod. Det här är ännu inte helt klart, eftersom grundstrukturerna görs nu. De mer bestående allmänna anvisningarna upprättas som en del av beredningen av välfärdsområdets nästa strategiperiod. Då finns fungerande strukturer för kommunikationen redan som grund.
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att:
- godkänna de bifogade allmänna anvisningarna om principerna för kommunikation och information på finska och svenska för åren 2023–2025,
- utnämna de tjänsteinnehavare som ansvarar för kommunikationen enligt följande: kommunikationsdirektör, kommunikationens två uppgiftsområdeschefer samt räddningsverkets kommunikationschef.
Beslut
Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.
Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.