Beskrivning
Beredare av ärendet: tf. förvaltningsdirektör Riikka Liljeroos och revisionschef Aleksi Paananen
På områdesfullmäktigessammanträde 22.11.2022 § 98 lämnades Makten tillhör folkets fullmäktigegrupps fullmäktigemotion ”Framsyn angående grundande av en lagstadgad kanal för anmälan om missbruk på välfärdsområdet, det så kallade Whistleblower-direktivet”. Fullmäktigemotionen har undertecknats av 11 välfärdsområdesledamöter. Fullmäktigemotionen hade följande lydelse:
"I september 2022 överlämnade regeringen en proposition till en nationell visselblåsarlag till riksdagen. Den nationella lagen verkställer det så kallade whistleblower-direktivet som rör skydd av personer som rapporterar om överträdelser eller misstankar om överträdelser. Organisationer inom den privata och offentliga sektorn med i regel minst 50 anställda är skyldiga att skapa en intern rapporteringskanal när den nationella lagstiftningen träder i kraft.
Lagen förbjuder repressalier mot den rapporterande personen. Personer som i ett arbetsrelaterat sammanhang upptäcker eller har misstankar om brott mot allmänintresset ska kunna rapportera om detta åt sin organisation på ett tryggt sätt genom rapporteringskanalen. Enligt visselblåsarlagen ska visselblåsning kunna ske på ett tryggt sätt och så att den rapporterade personens identitet är skyddad. Lagen förbjuder också möjliga repressalier mot den rapporterande personen. Brott mot förbudet mot repressalier eller förhindrande av rapportering kan leda till skadeståndsansvar och skyldighet att betala gottgörelse till den rapporterande personen.
Enligt regeringspropositionen (RP 147/2022 rd) har den offentliga förvaltningen – inklusive kommuner, samkommuner, kommunernas dotterbolag och välfärdsområden – tre månader på sig att efter att lagen trätt i kraft ta i bruk en intern rapporteringskanal dit överträdelser kan rapporteras. Även om rapporteringskanalen inte kan krävas av kommuner och övrig offentlig förvaltning innan lagen trätt i kraft så bör Vanda och Kervo välfärdsområde förbereda sig på det tekniska verkställandet av en rapporteringskanal, så att den är i bruk så snart den nationella lagen träder i kraft. Den så kallade whistleblower-bestämmelsen kommer troligen att träda i kraft nationellt under försommaren 2023.
Vanda och Kervo välfärdsområde bör tillsammans med Vanda och Kervo städer kartlägga eventuella befintliga interna rapporteringskanaler och praxis, och samordna dem för välfärdsområdets bruk så snart lagen träder i kraft."
Välfärdsområdesstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde 14.12.2022 § 284 att anteckna fullmäktigemotionen för kännedom och sända den till förvaltningsdirektören och revisionschefen för beredning.
Svar på fullmäktigemotionen:
Enligt Europaparlamentets och rådets direktiv om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten, det så kallade whistleblower-direktivet, är vissa arbetsgivare skyldiga att grunda en intern, anonym rapporteringskanal för rapportering av oegentligheter. Avsikten med lagen är att personer som i ett arbetsrelaterat sammanhang upptäcker eller har misstankar om verksamhet som skadar allmänintresset ska kunna rapportera om detta på ett tryggt sätt. Lagen rör organisationer inom den offentliga och privata sektorn samt statliga ämbetsverk med minst 50 anställda. Enligt direktivet måste medlemsstaterna se till att offentliga och privata sektorns juridiska personer tar de interna rapporteringskanalerna och förfarandena i bruk för intern rapportering och uppföljning. I förpliktelsen anges vissa specificeringar eller så har medlemsstaterna fått nationellt handlingsutrymme.
Lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen 1171/2022 trädde i kraft 1.1.2023. De välfärdsområden och välfärdssammanslutningar som avses i lagen om välfärdsområden (611/2021) ska ta i bruk en intern rapporteringskanal inom tre månader från att lagen trätt i kraft. Detta betyder att rapporteringskanalen ska tas i bruk innan slutet av mars 2023.
Vanda och Kervo välfärdsområde har proaktivt förberett införandet av en elektronisk rapporteringskanal. Redan hösten 2022 har möjliga system för rapporteringskanaler kartlagts, Vanda och Kervo städers situation har undersökts och beredningsarbete har gjorts med den information som fåtts om lagstiftningen innan lagen godkänts. Vanda stad har tidigare meddelat om sitt avtal med Granite Partners Oy angående en rapporteringskanal, som är ett avtal som kan delas. Därför fungerar Granite Partners Oy även som välfärdsområdets systemleverantör.
Efter godkännandet av lagstiftningen fortsatte beredningen och välfärdsområdets rapporteringskanal för visselblåsare togs i bruk den 16. februari 2023. Rapporteringskanalen finns både på välfärdsområdets offentliga webbsidor (på adressen vakehyva.fi/fi/vaarinkaytosilmoitus - endast på finska, rapporteringskanalen finns även på svenska) och på personalens intrasidor.
Genom den anonyma rapporteringskanalen för visselblåsning (kanalen för anmälan om missbruk) är det möjligt att meddela om misstanke om missbruk eller verksamhet som inte följer etiska principer. Anmälan kan göras av en nuvarande eller tidigare anställd, en arbetssökande, förtroendevald eller samarbetspartner vid Vanda och Kervo välfärdsområde. Anmälan kan göras med eget namn eller helt anonymt. Rapporterna behandlas konfidentiellt och enligt överenskomna processer. Rapporteringskanalen är avsedd för anmälan om misstanke om missbruk, såsom intressekonflikter, mutor, brott mot de mänskliga rättigheterna, brott mot konkurrenslagstiftningen, ekonomiskt missbruk, samt alla former av diskriminering eller trakasserier. Täckande bevis behövs inte som stöd för misstankarna, men anmälan bör göras i god tro och i anmälan ska man berätta all information så exakt som möjligt, så att ärendet kan behandlas. Vanlig kundrespons, incidentrapporter och reklamationer ska inte göras via rapporteringskanalen, utan dessa ska göras via en separat responskanal.
Tjänsten för anmälan om missbruk tillhandahålls av en utomstående part och plattformen är krypterad och lösenordskyddad. Metadata lagras inte och IP-adresser kan inte spåras, vilket betyder att anmälaren inte kan identifieras. En mottagningsbekräftelse för anmälan skickas inom sju dagar och anmälaren får information om resultaten av anmälan inom tre månader. I tillkännagivandet beaktas integritets- och övriga dataskyddsfrågor.
I detta skede har fem personer särskilt utsetts för att behandla anmälningarna: förvaltningsdirektören, revisionschefen, förvaltningens jurist, HR-juristen och den jurist som fungerar som dataskyddsombud. Anmälningarna ses endast av de som utnämns som handläggare och de som utreder ärendet. Alla dessa personer är bundna av sekretesskyldigheten. Alla handläggare är jämbördiga - alla får läs- och redigeringsrättigheter till alla anmälningar samt e-postmeddelanden om nya anmälningar. Endast anmälningarnas handläggare har tillgång till rapporteringskanalen. En handläggare hanterar inte sådana anmälningar som rör hen eller som hen har en sådan koppling till som kan äventyra en ändamålsenlig behandling.
Det är meningen att välfärdsområdets ledningsgrupp regelbundet ska få en sammanfattning av anmälningarna. I dessa rapporter finns inga detaljer om anmälningarna. Vid behov kan allmänna helhetsrapporter (antal, ämnesområden, behandlingsfas) ges till andra instanser (revisionsnämnden och revisorn).
Handläggarna kan be om tilläggsinformation eller ställa kompletterande frågor innan de beslutar om fortsatta åtgärder i fråga om anmälan. Handläggarna beslutar om ärendet går vidare till utredning eller avvisas. Åtminstone två handläggare som inte är jäviga att behandla ärendet fattar beslutet om det. Handläggarna kan be om tilläggsinformation eller ställa kompletterande frågor innan de beslutar om fortsatta åtgärder i fråga om anmälan. Handläggarna beslutar om ärendet går vidare till utredning eller avvisas. Handläggarna kan avvisa anmälan om det är tydligt att:
- det inte finns tillräckligt med information för att göra vidare utredningar,
- anmälan inte har gjorts på ett uppriktigt sätt eller att den gjorts i syfte att skada,
- ärendet redan är löst,
- ärendet inte hör till de ämnen som behandlas i kanalen, i vilket fall det vid behov vidarebefordras till rätt ställe.
Misstankar om missbruk och avvikelser förs till utredning. För att göra utredningen involveras alla nödvändiga instanser för att ärendet ska klargöras. Anmälningarnas handläggare kan under utredningens gång vara i kontakt med den som gjort anmälan via rapporteringskanalen. De personer som deltar i behandlingen eller utredningen av anmälan kommer inte att på något sätt försöka identifiera anmälaren, om denne inte själv vill lämna sina uppgifter. Om namn anges när anmälan görs kommer namnet endast att vara känt för de personer som handlägger ärendet. Det förs en uppdaterad logg över åtgärder som rör rapporteringskanalen och anmälningarna lagras i enlighet med lagen i fem år.
I februari ordnades en användarutbildning för anmälningarnas handläggare. I samband med att systemet togs i bruk lades anvisningar som rör visselblåsar-rapporteringskanalen till välfärdsområdets offentliga webbsidor samt personalens intrasidor. Information om kanalen har i samarbete med kommunikationsavdelningen givits åt personalen. Rapporteringskanalens praxis granskas under 2023 när vi får en bättre uppfattning om användningen, användningssätten och nödvändiga tilläggsanvisningar för systemet.
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen beslutar föreslå för välfärdsområdesfullmäktige att fullmäktige antecknar den mottagna utredningen för kännedom som svar på fullmäktigemotionen och konstaterar fullmäktigemotionen vara slutbehandlad.
Beslut
Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.
Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.