Beskrivning
Ärendets beredare: Riikka Liljeroos
Vid välfärdsområdesfullmäktiges sammanträde 20.12.2022 § 144 lämnade Tiina Keskimäkis fullmäktigemotion ”Vanda och Kervo välfärdsområde bör främja öppenhet inom förvaltningen genom ordnande av utbildning åt förtroendevalda och tjänsteinnehavare om skyldigheter enligt offentlighetslagen”. Fullmäktigemotionen har undertecknats av 14 välfärdsområdesledamöter. Fullmäktigemotionen hade följande lydelse:
”Vanda och Kervo välfärdsområde bör främja öppenhet inom förvaltningen genom ordnande av utbildning åt förtroendevalda och tjänsteinnehavare om skyldigheter enligt offentlighetslagen
Den nuvarande lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, som trädde i kraft år 1999, ersatte den tidigare lagen om allmänna handlingars offentlighet 83/1951. Syftet med uppdateringen var att garantera rättssäkerheten och att förutse myndigheternas verksamhet genom att öppna beredningsmaterial och förbättra transparensen. Därtill är syftet med lagen att förbättra möjligheten att övervaka den offentliga maktutövningen och användningen av offentliga medel samt att redan i förväg kunna förhindra myndigheters osakliga verksamhet. Målet är att den information som en myndighet producerar och förvaltar ska bli en del av samhällsdebatten och beslutsfattandet.
Tolkningen av lagen gäller olika former av informationsmaterial som innehas av myndigheterna, oavsett i vilken form det lagras. I offentlighetslagen ingår också myndigheternas skyldighet att informera och ge råd åt dem som begärt uppgifter, särskilt i ärenden som ännu behandlas och som är allmänt betydelsefulla, vars uppgifter (ännu) inte förts in. Därtill ska myndigheterna även aktivt skapa information om sekretessbelagda ärenden och myndigheterna kan göra sammanställningar av datamaterial på särskild begäran, till exempel baserat på information i sina register. Å andra sidan ingår även tystnadsplikt i fråga om vissa ärenden i lagen.
Enligt offentlighetslagen är offentlighet prioriteten och sekretess undantaget. Myndighetshandlingar är offentliga, om offentligheten inte särskilt har begränsats. Alla har rätten att ta del av myndigheternas offentliga handlingar.
Offentlighetslagens syfte är att betona och verkställa offentlighetsprincipen (offentlighetslagen 1 § och 2 §) i myndigheternas verksamhet. Detta har en trefaldig betydelse:
1. Medborgare har som berörda parter i myndigheternas verksamhet rätten att ta del av myndigheternas offentliga beslut som är relevanta för deras rättsskydd.
2. Journalister har genom allmänhetens rätt att ta del av information möjlighet att genom offentlighet övervaka och utvärdera myndigheternas verksamhet i sitt eget arbete.
3. Offentlighetsprincipen är även betydelsefull för myndigheterna själva för upprätthållande av trovärdighet och pålitlighet och på så sätt att stärka medborgarsamhället.
Vi som undertecknat motionen föreslår att Vanda och Kervo välfärdsområde ordnar utbildning om skyldigheter och principer om öppen förvaltning enligt offentlighetslagen åt förtroendevalda och tjänsteinnehavare."
Välfärdsområdesstyrelsen beslutade på sitt sammanträde 17.1.2023 § 14 att anteckna fullmäktigemotionen för kännedom och skicka den vidare för beredning till förvaltningsdirektören senast 20.6.2023.
Svar på fullmäktigemotionen:
Enligt 12.2 § i grundlagen är handlingar och upptagningar som innehas av myndigheterna offentliga, om inte offentligheten av tvingande skäl särskilt har begränsats genom lag. Om offentligheten i myndigheternas handlingar föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Var och en har rätt att ta del av en offentlig handling.
Öppenheten i välfärdsområdets verksamhet regleras av lagstiftning om offentlighet och dataskydd. Offentlighetslagen (lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999) gäller i synnerhet uppgifter i handlingar och behandlingen av dem. I EU:s dataskyddsförordning och i dataskyddslagen föreskrivs om behandling av personuppgifter och -register. Offentlighetslagen grundar sig på offentlighetsprincipen enligt grundlagen. Enligt offentlighetsprincipen är myndigheternas handlingar offentliga senast när de har färdigställts, med undantag för handlingar som är sekretessbelagda enligt lag. Enligt offentlighetsprincipen kan var och en få uppgifter ur offentliga handlingar. I offentlighetslagen preciseras till vilka delar myndigheternas handlingar är sekretessbelagda. Utomstående får inte uppgifter ur sekretessbelagda handlingar utan tillstånd eller fullmakt.
Om en handling ännu inte är offentlig, är utlämnandet av uppgifter ur den beroende av myndighetens prövning. Myndigheterna bör vara positivt inställda till offentlighet. Utan en saklig och laglig grund får man inte begränsa rätten till information heller i fråga om sekretessbelagda handlingar och inte mer än vad som är nödvändigt för det intresse som ska skyddas. Myndigheterna bör de alltså i regel förhålla sig positivt till att ge ut uppgifter i de situationer där de har prövningsrätt och de som begär information ska bemötas jämlikt.
Kännedom om lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och om principerna och verksamhetsmodellerna för en öppen förvaltning är nödvändiga kunskaper för välfärdsområdets förtroendevalda. Om dessa delområden har det tidigare hållits utbildningar i anslutning till andra utbildningar för välfärdsområdets förtroendevalda, bland annat
- förvaltningsutbildningen för ledamöterna i välfärdsområdesfullmäktige 9.2.2022
- förvaltningsutbildningen för nämnderna och sektionerna 2.5.2022 och 11.5.2022
- ordförandeutbildningen 11.8.2022
Med anledning av fullmäktigemotionen som lämnades på välfärdsområdesfullmäktiges sammanträde 20.12.2022 § 144 ordnades för välfärdsområdesfullmäktige 27.4.2023 utbildningen ”Öppen, god förvaltning” – en utbildning om offentlighetslagen och om öppen förvaltning för välfärdsområdesfullmäktige. Utbildningsmaterialet finns bifogat. Avsikten är även att senare under 2023 ordna tilläggsutbildning om ämnet för välfärdsområdesfullmäktige. För arbetstagare och tjänsteinnehavare i välfärdsområdet har det dessutom ordnats och kommer även i fortsättningen att ordnas motsvarande utbildningar som en del av de utbildningar i allmän förvaltning och ärendehantering som förvaltningen genomför.
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att föreslå för välfärdsområdesfullmäktige att välfärdsområdesfullmäktige antecknar den inkomna utredningen för kännedom som svar på fullmäktigemotionen och konstaterar att fullmäktigemotionen är slutbehandlad.
Beslut
Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.
Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.