Beskrivning
Beredning av ärende: sektordirektör för koncerntjänster Mikko Hokkanen
Vid välfärdsområdesfullmäktiges sammanträde 27.9.2022 § 85 lämnades fullmäktigemotionen "Rationalisering av icke-nödvändiga kostnader och fastställande av anvisningar" av Tuukka Saimen och Tanja Aidanuuri. Fullmäktigemotionen har undertecknats av 11 fullmäktigeledamöter. Fullmäktigemotionen lydde enligt följande:
"Vi undertecknade fullmäktigeledamöter föreslår att Vanda-Kervo välfärdsområde börjar bereda en rationalisering av och anvisningar för fullmäktiges och tjänsteinnehavares seminarieresor, restaurangmiddagar, kreditkortskostnader samt alla andra icke-nödvändiga rekreations- och representationskostnader i anslutning till de rådande ekonomiska utsikterna.
Det är dags att stänga pengakranen och respektera den hårda beskattningen som riktas mot medborgarna samt de utmanande mål som ställts upp för välfärdsområdena.
Den ekonomiska osäkerheten, kriget i Europa och rädslan för framtiden berör redan många finländare. Energikrisen och inflationen har orsakat exceptionellt stora ekonomiska problem för många medborgare och företag.
Vi föreslår att de förtroendevalda och tjänsteinnehavarna i Vanda - Kervo välfärdsområde fungerar som ansvarsfulla vägvisare och är beredda att skära ner sina egna icke-nödvändiga utgifter.
Behovet av seminarie- och utbildningsresor för fullmäktige, sektioner, nämnder och styrelser måste övervägas noggrant. Är det möjligt att minska antalet resor och/eller kan tillställningar i fortsättningen ordnas i fastigheter som ägs av Vanda eller Kervo stad, varvid behovet av dyra hotellövernattningar försvinner?
Resor till olika städer och i synnerhet flygresor till seminarier utomlands är inte ansvarsfull penninganvändning och är inte heller förenliga med EU:s och Finlands miljömål.
Vi föreslår att Vanda och Kervo välfärdsområdes anvisningar för ovan nämnda kostnader definieras noggrant och att ovan nämnda kostnadsbehov övervägs och analyseras noggrant innan beslut fattas."
Välfärdsområdesstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde 14.12.2022 § 279 anteckna fullmäktigemotionen för kännedom och vidarebefordra den till sektordirektören för koncerntjänster för beredning.
Motionen lämnades in redan 2022, men besvaras först nu på grund av att välfärdsområdet nu har inlett verksamheten. Svaret grundar sig på den aktuella situationen. Enligt välfärdsområdets förvaltningsstadga, som var i kraft 2022, tillämpades inte tidsfristen på 6 månader för svaren på fullmäktigemotionerna 2022 och därför kommer svaret på motionen att tas upp för beslutsfattande nu.
Svar på fullmäktigemotionen:
En viktig princip i välfärdsområdets verksamhet är måttlighet – som offentlig aktör ska välfärdsområdet i sin verksamhet iaktta principer som tål offentlig granskning.
Välfärdsområdesstyrelsen har vid sitt sammanträde 16.8.2022 § 153 godkänt välfärdsområdets representationsanvisningar, vars syfte är att förtydliga praxisen för representation av Vanda och Kervo välfärdsområde. Anvisningen innehåller förfaringssätt för ordnande av tillställningar, beställning av representationsgåvor och mottagande av förmåner som erbjuds av en utomstående aktör. Anvisningen gäller välfärdsområdets tjänsteinnehavare, arbetstagare samt förtroendevalda när de representerar välfärdsområdet eller sköter välfärdsområdets samarbetsrelationer. Anvisningen tillämpas både på interna tillställningar, representationstillställningar för externa intressentgrupper och på deltagande i tillställningar som ordnas av en utomstående aktör. Separata anvisningar ges om deltagande i utbildningar. I representationsanvisningen behandlas representationskostnader, servering i samband med representation, representationslokaler, deltagande i avgiftsbelagda representationstillställningar, gåvor, mottagande av gästfrihet samt andra bestämmelser om representation.
Vid all servering och alla tillställningar ska rimlighet iakttas. I fråga om servering ska noggrant övervägas vad som är skäligt för varje tillställning och vad som är normal gästfrihet. Vid servering gynnas inhemsk närproducerad mat och principen om hållbar utveckling följs. Vidare konstateras det i representationsanvisningen att hela personalen ska iaktta samma principer för affärsgåvor, servering och representation i samarbetsrelationer, så att bemötandet av personalen är jämlikt och tryggar invånarnas förtroende för välfärdsområdets verksamhet som en oberoende och opartisk myndighet. De godkända representationsanvisningarna finns som kompletterande material.
För seminariernas del har fullmäktigeutskottet fastställt riktlinjer för nämndernas, sektionernas och påverkansorganens seminarier. Fullmäktigeutskottet har vid sitt sammanträde 13.6.2022 fastställt följande riktlinjer för nämndernas seminarier:
- Nämnderna får i regel hålla seminarier som räcker 1–2 nätter/fullmäktigeperiod, i övrigt dagsseminarier (1/år). Seminarierna ordnas enligt behov.
- Till ett seminarium inbjuds endast nämndens ledamöter. En ersättare får delta endast om den ordinarie medlemmen har förhinder.
- Inga exakta gränser i euro har fastställts för seminarierna, men rimlighet ska iakttas.
- Seminarierna ska försiggå i närområdet på 1–2 timmars avstånd med bil (ibland kan Tallinn visserligen bli totalekonomiskt sett förmånligare).
Fullmäktigeutskottet har vid sitt sammanträde 24.4.2023 ytterligare fastställt riktlinjer för seminarier för välfärdsområdets sektioner och påverkansorgan. *För sektioner och påverkansorgan tillämpas motsvarande riktlinjer som för nämnder, med följande skillnader:
- Påverkansorganen får endast ha dagseminarier (2–3 dagseminarier/fullmäktigeperiod).
- Till ett seminarium inbjuds endast sektionens/påverkansorganets medlemmar. En ersättare får delta endast om den ordinarie medlemmen har förhinder. Avvikande från detta får det i början av fullmäktigeperioden ordnas ett seminarium/starttillfälle, till vilket även ersättare kan kallas (introduktionsperspektiv). Under fullmäktigeperioden 2022–2025 kan detta evenemang hållas 2023.
Välfärdsområdesfullmäktige har vid sitt sammanträde 2.5.2023 § 27 godkänt spelreglerna för välfärdsområdesfullmäktigearbetet för fullmäktigeperioden 2022–2025 för att följas i all förtroendeuppdragsverksamhet i välfärdsområdet. I dokumentet konstateras att välfärdsområdesfullmäktiges seminarier och andra inofficiella möten ordnas vid behov så att fullmäktigeledamöterna i ett så tidigt skede som möjligt har information om pågående ärenden och möjlighet att diskutera dem. Välfärdsområdesfullmäktiges ekonomi- och strategiseminarium på våren ordnas 1–2.6.2023 i Borgå. Seminariet har behandlats vid fullmäktigeutskottets sammanträden 31.1.2023 och 2.3.2023. Dessutom har välfärdsområdesfullmäktige vid sitt sammanträde 14.3.2023 § 22 beslutat att som en del av mötestidtabellerna för hösten 2023 hålla ett dagseminarium måndag 25.9.2023 (ett endagsseminarium).
De ovan beskrivna anvisningarna följs vid ordnandet av välfärdsområdets evenemang och seminarier och kostnadernas nödvändighet och rimlighet övervägs alltid innan beslut fattas.
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen beslutar föreslå för välfärdsområdesfullmäktige att välfärdsområdesfullmäktige antecknar den inkomna utredningen som svar på fullmäktigemotionen för kännedom och konstaterar att fullmäktigemotionen är slutbehandlad.
Beslut
Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.
Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.