Områdesstyrelsen, möte 14-09-2022

Beskrivning

Ärendets beredare: Upphandlingschef Marianne Punkki

Vanda stad har gällande upphandlingskontrakt för vårdmaskiner och skåpsystem för mun- och tandvården (VD/7348/02.08.00.00/2018) fram till 22.6.2023. Enligt Vanda stads sammanställning över egendom ska de aktuella kontrakten från och med 22.6.2023 överföras till Vanda och Kervo välfärdsområde, och därför ansvarar välfärdsområdet för att konkurrensutsätta nya kontrakt för den kontraktsperiod som inleds 22.6.2023.

Vårdmaskiner och skåpsystem för mun- och tandvården skaffas till verksamma tandkliniker inom mun- och tandvården och eventuella nya objekt. I upphandlingsplanen för tandvårdsenheterna har upphandlingsbehovet för enheterna i Vanda och Kervo bedömts enligt följande:

• Till enheterna i Vanda:
  • År 2023/15 vårdenheter
  • År 2024/15 vårdenheter
  • År 2025/11 vårdenheter
  • År 2026/ 10–12 vårdenheter
  • År 2027/4 vårdenheter
• Till enheterna i Kervo:
  • År 2027/ 3–5 vårdenheter 

Enligt uppskattning ska skåpsystem anskaffas enligt följande:

• År 2023/15 skåpsystem
• År 2024/5 skåpsystem
• År 2026/10–12 skåpsystem

Välfärdsområdesstyrelsen har vid sitt sammanträde 23.3.2022 § 37 beslutat att befullmäktiga Vanda stad och Kervo stad att år 2022 för Vanda och Kervo välfärdsområdes räkning sköta förfarandena vid konkurrensutsättning för upphandlingarna och att fatta ett upphandlingsbeslut och ingå ett upphandlingskontrakt i ärendet. Fullmakten gäller hela förfarandet vid konkurrensutsättning, dock under förutsättning att upphandlingsbeslutet fattas senast 31.12.2022 och den nya kontraktsperioden inleds senast 1.4.2023. Kontraktsperioden ska inledas enligt ovan 22.6.2023, vilket innebär att den fullmakt som välfärdsområdesstyrelsen gett tidigare (23.3.2022 § 37) inte kan tillämpas, och därför måste fullmakt för genomförande av konkurrensutsättningen för välfärdsområdets räkning ges separat för den aktuella upphandlingen. Anbudsförfrågan publiceras i september 2022.

Vanda stad förbereder en konkurrensutsättning av den nya upphandlingsperioden för kontrakten i fråga, och Vanda stad har gällande detta skickat till välfärdsområdet en förfrågan om att genomföra en gemensam upphandling, så att välfärdsområdets behov ska konkurrensutsättas samtidigt. Upphandlingen överskrider det EU-tröskelvärde som avses i 26 § i upphandlingslagen (1397/2016).  Utifrån beredningen har följande principer för upphandlingen skissats upp:

• Konkurrensutsättningen ska genomföras genom ett öppet förfarande så att man som lämplighetskrav för anbudsgivaren ska använda kraven enligt ESPD-formuläret och urvalskriteriet för anbud enligt delområde är det lägsta priset. Det lägsta priset har valts som urvalskriterium eftersom de kvalitetskrav som utgör minimikraven för upphandlingen ställs på en tillräckligt hög nivå, så att man baserat på dem kan försäkra sig om upphandlingens kvalitetsfaktorer. En anbudsgivare som inte förbinder sig till de fastställda kvalitetskraven utesluts ur anbudsförfarandet.
• Upphandlingen är indelad i fyra delområden och för varje delområde väljs en (1) Leverantör. Delområdena är följande: Delområde 1) Tandvårdsenhet utan sug, patientstol på golvet, Delområde 2) Tandvårdsenhet utan sug, patientstol i vårdenheten, Delområde 3) Skåpsystem, innehåller standardskåpsystem för tandvårdsrummet installerade och Delområde 4) Skåpsystem (elektroniskt höjdjusterbara skåp), innehåller standardskåpsystem för tandvårdsrummet installerade.
• Upphandlingen konkurrensutsätts för en kontraktsperiod som gäller tills vidare från och med 22.6.2023.

Upphandlingens uppskattade värde under fyra år är cirka 1 700 000 euro. Enligt 40 § i förvaltningsstadgan för Vanda och Kervo välfärdsområde beslutar välfärdsområdesstyrelsen om upphandlingar, avtal och förbindelser som överstiger 1 000 000 euro. Eftersom beslutsfattandet om själva upphandlingen senare med stöd av ovan nämnda bestämmelse kommer att ingå i välfärdsområdesstyrelsens befogenheter, ingår det i välfärdsområdesstyrelsens befogenheter också att besluta om principerna för upphandlingen.

​​​​

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att

1. fastställa principerna för upphandlingen enligt följande:
   • Konkurrensutsättningen ska genomföras genom ett öppet förfarande så att man som lämplighetskrav för anbudsgivaren ska använda kraven enligt ESPD-formuläret och urvalskriteriet för anbud enligt delområde är det lägsta priset. Det lägsta priset har valts som urvalskriterium eftersom de kvalitetskrav som utgör minimikraven för upphandlingen ställs på en tillräckligt hög nivå, så att man baserat på dem kan försäkra sig om upphandlingens kvalitetsfaktorer. En anbudsgivare som inte förbinder sig till de fastställda kvalitetskraven utesluts ur anbudsförfarandet.
   • Upphandlingen är indelad i fyra delområden och för varje delområde väljs en (1) Leverantör. Delområdena är följande: Delområde 1) Tandvårdsenhet utan sug, patientstol på golvet, Delområde 2) Tandvårdsenhet utan sug, patientstol i vårdenheten, Delområde 3) Skåpsystem, innehåller standardskåpsystem för tandvårdsrummet installerade och Delområde 4) Skåpsystem (elektroniskt höjdjusterbara skåp), innehåller standardskåpsystem för tandvårdsrummet installerade.
   • Upphandlingen konkurrensutsätts för en kontraktsperiod som gäller tills vidare från och med 22.6.2023.
2. befullmäktiga Vanda stad att genomföra konkurrensutsättningen och underteckna anbudsförfrågan så att välfärdsområdets behov beaktas i upphandlingen. Välfärdsområdet fattar ett upphandlingsbeslut om upphandlingen och ingår upphandlingskontrakt med de valda Leverantörerna.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.

Ytterligare information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.