Områdesstyrelsen, möte 16-08-2022

Protokollet är granskat

§ 135 Upphandling av försäkringar för välfärdsområdet från och med 1.1.2023

VAKEDno-2022-179

Tidigare behandling

Områdesstyrelsen, 18-05-2022

Beskrivning

Beredare av ärendet: chef för beslutsberedningsprocessen Riikka Liljeroos

Ekonomiberedningsdirektören har med sitt beslut 25.2.2022 § 1 beslutat skaffa försäkringsmäklartjänster åt Vanda och Kervo välfärdsområde från Rewenda Oy fram till 31.12.2023. I försäkringsmäklartjänsten utför tjänsteproducenten analys av välfärdsområdets försäkringsbehov, planering och rapportering av försäkringsskyddet, konkurrensutsättning av välfärdsområdets försäkringar samt underhåll och förvaltning av försäkringarna. I tjänsten ingår även handläggning av skador och kundsupport åt välfärdsområdet.

Vanda och Kervo välfärdsområdes ekonomiberedning har tillsammans med försäkringsmäklaren berett upphandlingen av försäkringar för välfärdsområdet från och med 1.1.2023. Bifogat finns ett utkast till principer för upphandling av försäkringar som utarbetats utgående från beredningen.

Konkurrensutsättningen ska verkställas enligt öppet förfarande så att valkriteriet för anbuden är det lägsta priset. Upphandlingen överstiger EU-tröskelvärdet som avses i 26 § i lagen om offentlig upphandling. Försäkringarna som kommer att upphandlas centraliseras till ett försäkringsbolag. Försäkringarna ska konkurrensutsättas för den tillsvidare gällande avtalsperioden så, att den första försäkringsperioden är 1.1.2023-31.12.2023.

Det uppskattade värdet av upphandlingen är cirka 2,6 miljoner euro (650 000 euro per år). Enligt 40 § i förvaltningsstadgan för Vanda och Kervo välfärdsområde beslutar välfärdsområdesstyrelsen om upphandlingar, avtal och förbindelser som överstiger 1 000 000 euro. Eftersom beslutet om själva upphandlingen senare kommer att höra till välfärdsområdesstyrelsens befogenheter enligt den ovan nämnda bestämmelsen, hör det också till områdesstyrelsens befogenheter att besluta om principerna för upphandlingen.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att fastställa principerna för upphandling av försäkringar enligt bilagan.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.

Mer information om beslutet ges av förändringsledare för välfärdsområdet Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.

Beskrivning

Beredare av ärendet: Ekonomiberedningsdirektör Hanna Heinikainen och controller Laura Kujanpää

Ekonomiberedningsdirektören har med sitt beslut 25.2.2022 § 1 beslutat skaffa försäkringsmäklartjänster åt Vanda och Kervo välfärdsområde från Rewenda Oy fram till 31.12.2023. I försäkringsmäklartjänsten utför tjänsteproducenten analys av välfärdsområdets försäkringsbehov, planering och rapportering av försäkringsskyddet, konkurrensutsättning av välfärdsområdets försäkringar samt underhåll och förvaltning av försäkringarna. I tjänsten ingår även handläggning av skador och kundsupport åt välfärdsområdet.

Områdesstyrelsen har i 18.5.2022 § 77 beslutat om principerna för upphandlingen av försäkringar. Efter detta har försäkringsmäklaren Rewenda Oy konkurrensutsatt försäkringarna åt välfärdsområdet enligt upphandlingslagen (1397/2016) som en upphandling som överskrider EU-tröskelvärdet.

Föremål för upphandlingen

Följande försäkringskategorier utgör föremål för upphandlingen:

  • Arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring
  • Gruppolycksfallsförsäkring
  • Idrottsförsäkring för akutvårdare
  • Sjukkostnadsförsäkring för civiltjänstgörare
  • Reseförsäkring
  • Egendomsförsäkring
  • Avbrottsförsäkring
  • Bil- och trafikförsäkring
  • Båt- och fartygsförsäkring
  • Ansvarsförsäkring för offentligt samfund
  • Ansvarsförsäkring för förvaltningen

Upphandlingsförfarande och avtalsperiod

Anbudsförfrågan har publicerats i Hilma, annonskanalen för offentliga upphandlingar, den 25.5.2022. Konkurrensutsättningen genomfördes genom ett öppet förfarande som en upphandling som överskrider EU-tröskelvärdet i enlighet med upphandlingslagen (1397/2016). Försäkringarna som omfattas av anbudsförfarandet centraliseras till ett försäkringsbolag. Upphandlingen har inte delats upp eftersom föremålet för upphandlingen utgör en naturlig upphandlingshelhet vars uppdelning skulle göra det svårt att genomföra upphandlingen. Försäkringarna konkurrensutsattes för den tills vidare gällande perioden så, att den första försäkringsperioden är 1.1.2023-31.12.2023. Kriteriet för beslutsfattandet är lägst pris.

Mottagna anbud

Fem (5) stycken anbudsgivare lämnade in anbud inom utsatt tid, före 1.7.2022 kl. 14: Ömsesidiga Försäkringsbolaget Fennia, If, LokalTapiola Ömsesidigt Försäkringsbolag, Pohjola Försäkring och Protector. I promemorian över jämförelsen av anbud (Bilaga 1) framgår de mottagna anbuden enligt delområde.

Anbuden utvärderades i tre faser:

1.       Utvärdering av anbudsgivarnas lämplighet

2.       Granskning av anbudens innehåll

3.       Jämförelse av anbuden

Utvärderingen av kandidaternas lämplighet samt huruvida anbuden överensstämmer med anbudsförfrågan

Kraven gällande anbudsgivarnas lämplighet fastställdes i upphandlingsannonsens ESPD-blankett.   Alla fem mottagna anbud uppfyllde lämplighetskraven som ställdes i anbudsbegäran och togs med i anbudsjämförelsen.

Jämförelse av anbuden och beslut

Kriteriet för jämförelsen av anbuden och beslutsfattandet är det alternativ som erbjuder det lägsta jämförelsepriset. I jämförelsen har försäkringsavgifterna räknats ihop enligt försäkringskategori. I fråga om arbetsolycksfallsförsäkringen har jämförelsen skett enligt uppskattade ersättningsutgifter, vars grunder beskrivs i bilaga 1 (jämförelsepromemorian). Det bästa anbudet enligt jämförelsegrund (lägst pris) gav LokalTapiola Ömsesidigt Försäkringsbolag.

Upphandlingsavtal

Upphandlingskontraktet uppstår först vid undertecknandet av skriftligt kontrakt. Vid upphandling som överstiger EU-tröskelvärdet kan upphandlingskontraktet ingås tidigast 14 dagar från det att anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och anvisningarna om sökande av ändring.

Beslutanderätt

Enligt 40 § i Vanda och Kervo välfärdsområdes förvaltningsstadga fattar välfärdsområdesstyrelsen beslut om upphandlingar, avtal och förbindelser på över 1 000 000 euro. Enligt den ovan nämnda bestämmelsen åligger det områdesstyrelsen att besluta om frågan.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att:

  1. skaffa den konkurrensutsatta försäkringshelheten av LokalTapiola Ömsesidigt Försäkringsbolag Abp för den tills vidare gällande perioden så, att den första försäkringsperioden är 1.1.2023-31.12.2023
  2. berättiga ekonomiberedningsdirektören eller senare ekonomidirektören att underteckna och godkänna de avtal som rör försäkringarna, när upphandlingsbeslutet har vunnit laga kraft.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes enhälligt utan diskussion.

Mer information om beslutet ges av välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.

Bilagor

 Vertailumuistio_vakuutukset.pdf
Sekretessbelagd, Tarjousten vertailu tulee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 7 §:n 2 momentin mukaan julkiseksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjoajilla on kuitenkin asianosaisina lain 11 §:n mukaan oikeus saada tieto tarjousten vertailusta.

Kompletterande material