Beskrivning
Beredare av ärendet: Riikka Liljeroos, chef för beslutsberedning
En anvisning för representation inom Vanda och Kervo välfärdsområde har beretts med avsikt att klarlägga den praxis som gäller representation inom Vanda och Kervo välfärdsområde. Anvisningen innehåller förfaringssätt då det gäller att arrangera tillställningar, beställa representationsgåvor och att ta emot förmåner som erbjuds av externa instanser. Anvisningen gäller välfärdsområdets tjänsteinnehavare, arbetstagare och förtroendepersoner då de representerar välfärdsområdet eller upprätthåller samarbetsrelationer för välfärdsområdets del.
Med representation avses välfärdsområdets tillställningar som arrangeras för externa instanser och tillställningar som arrangeras av en extern instans. Dylika instanser kan till exempel vara representanter för de andra välfärdsområdena eller städerna eller externa samarbetspartner. Representationstillställningarna ska ha ett samband med välfärdsområdets uppgifter. Tillställningarna kan till exempel ha att göra med uppbyggande, utveckling och upprätthållande av välfärdsområdets samarbetsrelationer.
Målet för den representation som genomförs av en person som är anställd av välfärdsområdet eller som har ett förtroendeuppdrag inom välfärdsområdet ska vara välfärdsområdets nytta. Genom att ordna representationstillställningar gör vi välfärdsområdet och dess service mera kända. Syftet med att delta i en tillställning som ordnas av välfärdsområdet eller av en extern instans och att visa gästfrihet är att stödja välfärdsområdet i att uppnå de strategiska målen. Representationen ska ha ett tydligt samband med aktörernas eget verksamhetsområde och egna uppgifter eller med att upprätthålla samarbetsrelationerna. Man bör alltid följa samma principer vid representation och då man visar och tar emot gästfrihet.
Man bör alltid beakta att eventuell servering under tillställningarna och själva tillställningarna ska vara inom gränsen för vad som är måttligt. För varje representationstillfälle bör man noggrant överväga hurdan servering som är skälig och vilken den normala nivån för gästfrihet är. Hela personalen bör följa samma principer då det gäller affärsgåvor, servering vid tillställningar och representation så att personalen behandlas jämlikt, vilket garanterar att invånarna på välfärdsområdet känner förtroende för att välfärdsområdet fungerar som en självständig och neutral myndighet.
Ett utkast till Vanda och Kervo välfärdsområdes anvisning för representation (Vanda och Kervo välfärdsområde representation och att visa och ta emot gästfrihet) finns bifogat. Anvisningen tillämpas både då det gäller interna tillställningar, representationstillställningar som ordnas för externa intressentgrupper och då det är frågan om att delta i en tillställning som ordnas av en extern instans. Om deltagande i utbildningar ges separata anvisningar. I anvisningen för representation behandlas representationskostnader, servering vid tillställningar, representationslokaler, deltagande i avgiftsbelagda representationstillställningar, gåvor, mottagande av gästfrihet och andra bestämmelser som gäller för representation.
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen beslutar godkänna bifogade anvisning för representation inom välfärdsområdet.
Beslut
Välfärdsområdesstyrelsen beslutade enhälligt efter diskussion att godkänna bifogade anvisning för representation inom välfärdsområdet med följande tillägg:
- Vid servering av mat och dryck väljer välfärdsområdet närproducerad mat och följer principerna för hållbar utveckling
- Då det gäller gåvor väljer välfärdsområdet lokalt producerade gåvor
Mer information om beslutet ger välfärdsområdesdirektör Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.